Problemi e opportunita' della gestione a distanza

Accedi online a tutti i materiali didattici dei corsi di formazione, ai videocorsi e/o partecipa ai corsi online.

Problemi e opportunità della gestione a distanza

Il mio ufficio?
La mia mente è il mio ufficio Albert Einstein

“Abbiamo lavorato insieme”. Fino a poco tempo fa, questa espressione equivaleva a dire:“Abbiamo lavorato vicino”, dove per “vicino” si intendeva nella stessa sede, nello stesso corridoio o nello stesso ufficio. Magari eravamo i famosi “vicini di scrivania”.

Oppure c’erano le (troppo) frequenti riunioni in sede, dove le persone arrivavano dalle diverse zone del Paese, per stare insieme e sentirsi tutti vicini. Con il 2020, è cambiato tutto e nulla sarà più come prima. Come ogni cambiamento radicale, anche quello innescato dalla recente pandemia porta con sé problemi e opportunità.

Il tema della gestione a distanza di un team non è completamente nuovo.
Le prime applicazioni risalgono alla fine degli Anni Novanta del XX Secolo con le esperienze dei “Team Virtuali” che riguardavano soprattutto le multinazionali. Le persone di un team potevano essere dislocate nei cinque continenti ed essere gestite attraverso infrastrutture informatiche e telematiche (“workgroup computing”) che già consentivano il lavoro cooperativo (“groupware”) e le riunioni on line che, all’epoca, venivano definite “virtuali” (Nel senso specifico di “immateriali”. Oggi diremmo “a distanza” o “da remoto”).

Le comunicazioni iniziarono a viaggiare per e-mail, il sistema di posta elettronica che segnò il passaggio storico dall’analogico (per esempio, il FAX) al digitale.
A proposito di questo passaggio epocale, il primo team virtuale digitale della storia fu proprio quello di Tim Berners Lee e dei suoi collaboratori che diede vita ad Internet.

Oggi, il tema della gestione del team a distanza riguarda tutte le organizzazioni, siano esse aziende o amministrazioni pubbliche, di ogni dimensione e settore di mercato.
Prima dello spartiacque del 2020, il modello organizzativo di alcune imprese già prevedeva la gestione a distanza delle persone. Dopo il travolgente impatto del cambiamento, questa modalità di gestione è diventata la nuova quotidianità per tutti.

Occorre però fare chiarezza su alcuni termini che sono stati “centifrugati” in questo periodo, come per esempio “smart working” (lavoro agile) e “remote working” (lavorare da remoto, remotizzazione del lavoro). Per sintetizzare al massimo, possiamo dire che se a casa facciamo le stesse cose che facevamo in ufficio, è remote working, termine che indica una versione riveduta e aggiornata del “telelavoro” o del più recente modello del “home office” (Inizi Anni Duemila).

Lo smart working prevede, invece, un decisivo passo in avanti sul piano del cambiamento culturale, organizzativo e tecnologico, inteso sia sotto il profilo dell’infrastruttura tecnologica (digitalizzazione, per esempio) sia come innovazione di processo (delega, autonomia, lavoro per progetti e obiettivi come standard operativo).

Lo smart working è, idealmente, senza vincoli di spazio e di tempo: si può lavorare alternativamente in ufficio, in un co-working, nel bar di un centro commerciale, a casa, in una seconda casa al mare, in montagna o in un antico borgo e fare le call in spiaggia o al circolo sportivo.

Questo è il modello del “lavora da dove vuoi”.
Nel remote working no, perché ha vincoli di spazio e di tempo. Ecco il motivo per il quale era indicato come modalità di lavoro “Home office”. In aggiunta, bisogna distinguere tra lo smart working e il remote working come “soluzioni di compromesso”, rispetto ad un obbligo dettato da un’emergenza esterna, e gli stessi che sono invece il frutto di una strategia organizzativa ben disegnata.

Vediamo intanto i vantaggi e gli svantaggi di questo scenario:

Aspetti vantaggiosi:

• Innovazione tecnologica
• Sperimentazione di nuove forme di lavoro
• Recupero di tempo
• Abbattimento di costi
• Maggior fluidità dei processi
• Flessibilità operativa
• Aumento della qualità del lavoro
• Sviluppo di nuove competenze
• Aumento della responsabilizzazione
• Cambiamento di mentalità che rimarrà oltre l’emergenza contingente

Aspetti svantaggiosi:

➢ Deprivazione di esperienze reali
➢ Desocializzazione
➢ Commistione emotiva ambiente domestico-ambiente di lavoro
➢ Possibile inadeguatezza degli strumenti tecnologici o della connessione internet
➢ Possibile sovraccarico di lavoro
➢ “Chi non si adegua subito, è perduto”

La gestione di un team a distanza deve tener sempre presente la distinzione tra smart e remote working e regolarsi di conseguenza. Come ci ricorda Roberto Locatelli di Peoplegroup, “Il punto fondamentale è che non ci può essere smart working senza una formazione specifica di manager e collaboratori e senza una riorganizzazione più o meno profonda dell’azienda.

Tutto questo viene prima di pensare al nuovo computer o ad un upgrade del software”.
Che tradotto significa: un radicale cambiamento culturale a monte dell’organizzazione, per ritrovarsi a valle di una operatività condotta e gestita in modalità smart, passando attraverso una nuova strategia.

In questo scenario, anche il concetto di distanza ne è uscito cambiato, nel senso che ha vissuto l’oscillazione semantica tra la tradizionale “distanza fisica” e il “distanziamento sociale” dovuto alle norme di sicurezza.

Questa “oscillazione” si è poi stabilizzata in una dimensione di vita che oggi viene definita “Phygital”.

Le caratteristiche di questa nuova condizione della nostra esistenza sono:

• Il passaggio dal concetto “oggettivo” di “equilibrio lavoro-vita” (work-life balance) alla “miscela soggettiva” lavoro-vita (work-life blending)
• Ristrutturazione totale della concezione del tempo: eliminazione degli spostamenti casa-lavoro, le nuove modalità per intendere le pause, le ferie e i vissuti domestici
• Necessità per tutti di sviluppare e attivare competenze trasversali
• Iperconnessione quotidiana: call infinite, email e messaggi whatsapp o telegram ad ogni ora del giorno e della notte, 7 giorni su 7, occhi rossi alla fine della giornata
• Forte presa di coscienza del vero valore delle cose, primo tra tutti il valore del tempo della vita, della salute e delle relazioni umane.
• Scoperta o riscoperta dell’ “Essenziale”, di ciò che conta davvero nella vita
• Confronto attivo con le tecnologie digitali. La dimensione phygital è una palestra dove si allena la competenza trasversale della “destrezza digitale”.

In sintesi, tutti noi siamo stati e lo siamo ancora, alla ricerca di nuovi equilibri, per miscelare bene il lavoro, la vita e gli altri cambiamenti che seguiranno nel corso dei prossimi anni. La prospettiva auspicabile è in un bilanciamento tra la presenza e la distanza, variabile a seconda dei casi e dei contesti organizzativi. Una modalità “ibrida” che consenta di massimizzare i vantaggi della modalità on line e, nello stesso tempo, i vantaggi della presenza.

In ogni caso, l’ampiezza, la complessità e la mutevolezza del fenomeno sono tali che ogni previsione va presa sempre con la necessaria prudenza. Riuscire a seguire la traiettoria degli eventi, gli impatti e le conseguenze di quel che accade sarà una competenza trasversale sempre più richiesta ai profili manageriali.

Problemi e opportunità della gestione a distanza

Esercizio di autoanalisi: La gestione dei collaboratori che lavorano a distanza

1) Descrivi il tuo metodo di gestione: cosa fai e come lo fai
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2) Descrivi le criticità che incontri e come le affronti
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3) Sintetizza i tuoi punti di forza e di debolezza
Punti di forza:

Punti di debolezza:

4) La tua sintesi:
Quali sono le caratteristiche dello stile di leadership più efficace per la gestione delle persone a distanza?
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Quali sono le attenzioni da porre?
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

L’impatto positivo dello smart working lo vediamo nel traguardo raggiunto della “libertà del lavoro”. Sulla “libertà dal lavoro”, forse un giorno i robot ci aiuteranno… Sicuramente lo smart working persegue l’obiettivo della conciliazione dei tempi di vita e consente autonomia gestionale nello svolgimento delle attività.

Tuttavia, rimane da verificare se quella libertà del lavoro sia uguale per tutti gli smart workers. Credo che molti lavoratori siano ancora in modalità telelavoro, ovvero esecutori di compiti senza troppi margini di autonomia né di creatività. In ogni caso, se non è sinonimo di sfruttamento, ben venga lo smart working.

Una modalità di lavoro che innesca circoli virtuosi: riesco a prendermi cura del mio tempo, quindi sono più soddisfatto, quindi più produttivo, quindi più affezionato all’azienda…e vivo meglio.

“Mi ha scritto un coachee:
Lavoro con il mio team da casa, li vedo sul monitor.
Li vedo ma non percepisco i loro pensieri.
Non ho parole nuove per ricaricarli né nuovi metodi adatti al momento per motivarli e tenerli insieme.
Scambiamo informazioni senza relazione.
Atmosfera neutra, non sento il loro calore.
Misuro la loro distanza.
Manca, a me e a loro, una storia tra noi. E di quella di prima ne parliamo come un ricordo.
Prima c'erano: ironia, conflitto, divertimento, sfida…c’era relazione.
Storie come tante che si vivono in un team.
Oggi facciamo videocall come fossero documentari, senza vivere storie.
Quelle storie che rendevano il nostro lavoro vivo, ora sono sospese.
E io vivo la mancanza di protezione del mio ruolo”
Humans La Scuola di Sermoneta, post di Antonio Isabella su Linkedin 14.12.2020
Questo post, mette bene in evidenza quali sono o possono essere i problemi della gestione di un team a distanza, soprattutto quando questa modalità di gestione è più imposta – dalle circostanze o dal cambio della strategia aziendale – che non condivisa. In ogni caso, la gestione del cambiamento fa parte del gioco del ruolo di responsabili. Il compito manageriale è quello di trovare soluzioni – soprattutto psicologiche e relazionali – a questi problemi.

Esercizio: stimoli per la riflessione attraverso il confronto con il post riportato:

1. Trovo punti di contatto con il vissuto del mio team?
2. Rispecchia gli stati d’animo e le percezioni dei miei collaboratori?
3. Qual è il mio punto di vista?

Una conclusione, in punti chiave:

▪ La globalizzazione, le tecnologie, Clienti e progetti, imprevedibili cambiamenti di scenario, portano sempre più spesso a dover lavorare con collaboratori e interlocutori in modalità “a distanza”
▪ Questo significa operare con modelli culturali e comunicativi molto diversi dalla concezione fisica delle persone presenti e controllabili a vista
▪ Il tempo di lavoro non è più organizzato o organizzabile a “formati” giornalieri (pensiamo alla classica giornata lavorativa di 8 ore), settimanali, mensili, ma risulta diluito e frammentato.
▪ Questo scenario di delocalizzazione delle persone induce le aziende ad un cambiamento che responsabilizza fortemente gli individui e li abilita all'utilizzo di tecnologie pensate per il lavoro a distanza
▪ Le abitazioni private vengono attrezzate con spazi di lavoro
▪ Il modello di team a distanza si configura come una rete di persone a cui è richiesta abilità di autocoordinamento e di coordinamento tra colleghi e altre funzioni aziendali per il raggiungimento di obiettivi comuni
▪ La gerarchia aziendale perde il suo carattere di verticalità per offrirsi come funzione di servizio e di supporto ai team. Si consolida il modello della “Leadership come un servizio”. Cambia anche il concetto di visione che diventa più “scopo”:
“Avere una visione è molto di più che essere verticali” (Maurizia Rimondi, Marketing Manager for SMEs, Successful Events Organizer, Networker)
▪ Il valore della leadership è nel facilitare lo sviluppo, il consolidamento e la manutenzione nel tempo delle competenze del team, sia quelle specialistiche, sia soprattutto quelle trasversali

Il nuovo leader: un manutentore di competenze a distanza. Manutentore perché le competenze hanno sempre bisogno di fare il tagliando. Ogni responsabile è un “future fit leader”, un leader che, facendo leva molto più sulla sua autorevolezza che sulla sua autorità, rende “adatta” la sua organizzazione al futuro. Un futuro che arriva sempre troppo presto!

Esercizio: autoanalisi

1. Cosa faccio per manutenere le competenze delle persone che lavorano nel mio team?

2. C’è qualcosa che posso fare di più e meglio?

Post it da ricordare:

Ogni problema porta con sé una sfida, come ogni cambiamento richiede di massimizzare i vantaggi e minimizzare gli svantaggi

Lo sviluppo della leadership nella gestione di un team a distanza: autovalutazione

1. Riesco ad evitare che la distanza sia vissuta come lontananza