La macro e la micro progettazione della formazione aziendale

Articolo tratto dal libro:

	"Formazione formatori: emergere con i risultati dalla giungla della formazione aziendale" di Gianluca Gambirasio, FrancoAngeli 2010

La macro e la micro progettazione: da una visione satellitare ad una microscopica

«Il vero signore è lento nel parlare e rapido nell'agire». Confucio

Una volta ultimata la fase di audit iniziale, le informazioni raccolte diventano molto utili per progettare e personalizzare il corso di formazione.

Nel costruire un itinerario pedagogico non esiste una ricetta magica: tutto dipende dagli obiettivi e dai gruppi da formare.

Ogni corso è un evento unico ed irripetibile. Ad esempio un corso sull’intelligenza emotiva replicato cento volte darà luogo a cento diversi corsi in quanto il formatore si sarà trovato di fronte cento differenti gruppi.

Sempre che ci si trovi di fronte ad un animatore e non a un lucidatore.

Nel primo caso infatti interagendo fortemente con i partecipanti, il corso lo si costruisce e personalizza insieme a loro.

Mentre per un lucidatore in cento diversi corsi di formazione presenterà gli stessi lucidi e dirà sempre le stesse ed identiche cose (che noia).

Nel preparare e progettare un corso occorre chiedersi:

• Perché? Qual è lo scopo della formazione?

• Quale? Qual è la priorità fra gli obiettivi del corso?

• Chi? Chi sono i destinatari della formazione?

• Cosa? Quali sono i principali argomenti su cui lavorare?

• Quando? In quale momento e con quali tempistiche avrà luogo?

• Dove? Dove avrà luogo la formazione?

• Come? Quali metodologie e strumenti verranno utilizzati durante il corso di formazione?

Nello scegliere i giorni e gli orari per svolgere il corso cercare nei limiti del possibile di utilizzare quelli abituali di lavoro.

Effettuare il corso fuori dall’orario di lavoro rischia di far passare il messaggio che la formazione è qualcosa in più rispetto al vero lavoro, un evento straordinario.

Quando si fa formazione si lavora sodo e se viene organizzata bene contribuisce in maniera significativa al raggiungimento degli obiettivi di lavoro. La formazione fa parte del mio lavoro, non è un extra.

Durante la progettazione è necessario valutare:

• se, in quale misura e in quali condizioni, la formazione può soddisfare le esigenze individuate senza creare false aspettative. Sempre meglio promettere di meno e poi dare di più che viceversa;

• come definire gli indicatori di efficacia attraverso i quali poter stabilire successivamente se le attività formative hanno raggiunto gli obiettivi attesi: quali sono gli indicatori (numerici) che ci segnaleranno che il corso ha avuto successo?

• quali contenuti erogare e come farlo in funzione degli obiettivi del committente.

Un formatore di successo deve quindi:

• far tesoro delle informazioni raccolte durante la fase di audit iniziale ed in particolare conoscere il livello dei partecipanti (conoscenze, stile relazionale, esperienza, ecc.) per potere adeguare e personalizzare il corso;

• leggere e studiare a fondo l’argomento: prepararsi e/o aggiornare le proprie conoscenze;

• conoscere e padroneggiare gli obiettivi da raggiungere;

• predisporre una scaletta dei punti salienti da affrontare;

• ordinare i punti secondo una sequenza logica e coerente;

• valutare i tempi a disposizione e ripartire i diversi blocchi;

• verificare in anticipo gli spazi e gli strumenti a disposizione per la formazione;

• predisporre numerose esercitazioni di supporto agli argomenti affrontati. Prevedere sempre delle esercitazioni jolly per emergenza e/o per specifiche esigenze che dovessero emergere in aula;

• verificare e validare in anticipo con altre persone (ad es. colleghi, il committente, un campione dei partecipanti) la bontà della scaletta. Se si tratta di un progetto che verrà replicato diverse volte, prevedere una sessione pilota al cui termine dedicare almeno 1 ora di tempo insieme ai partecipanti per migliorare l’articolazione del progetto formativo.

La parola formazione è composta da forma + azione. Il processo di formazione si deve quindi concretizzare in un’azione che forma.

Nello scegliere i criteri d’efficacia nel valutare i metodi pedagogici, alcuni accorgimenti sono:

• focalizzare gli obiettivi: quale sono gli obiettivi di questo corso di formazione?

• centrarsi sui partecipanti: tenere conto delle conoscenze e delle esperienze dei partecipanti;

• renderli attori della loro formazione: fargli fare e fargli dire (coinvolgerli e incoraggiarli);

• diversificare le attività e integrare l’elemento ludico: “apprendere senza piangere…”. Se le persone durante un corso si divertono saranno sicuramente meglio predisposte anche ad apprendere sia da un punto di vista mentale che fisico. Se i partecipanti arrivano distrutti alla sera di un corso (peggio che se avessero lavorato tutto il giorno in una miniera), con un gran mal di testa, rischiando diverse volte di addormentarsi e guardando almeno venti volte l’orologio la probabilità che la metodologia ed il relatore non siano state delle più interessanti e stimolanti è molto alta;

• dalla pratica verso la teoria: vivere esperienze pratiche e concrete da cui risalire alle linee guida;

• stimolare i partecipanti a fare domande e a voler approfondire gli argomenti. I partecipanti al corso ci hanno fatto molte domande durante il corso e persino al suo termine? Ci hanno chiesto a quali altri corsi è possibile partecipate o quali libri è consigliabile leggere per approfondire l’argomento? Ci hanno chiesto il biglietto da visita per poterci contattare qualora avessero bisogno di un ulteriore chiarimento?

Per riuscire a mantenere alta l’attenzione durante la successiva erogazione del corso, già in fase di progettazione bisogna ricordarsi che:

• L’attenzione implica uno sforzo, con il tempo si attenua.

• E’ più facile prestare attenzione e ricordare quello che si dice e si fa’ rispetto a quello che dice e fa il formatore.

• Per evitare il calo di attenzione, il formatore deve far partecipare e coinvolgere nelle discussioni e nelle attività ogni partecipante.

• In media, un corsista ascolta attentamente una presentazione al massimo per 15-20 minuti.

• E’ importante cambiare spesso la tipologia di attività svolta, in modo da variare spesso il ritmo del corso e soddisfare le diverse preferenze di apprendimento dei partecipanti. C’e’ chi viene maggiormente colpito da un film, chi da un gioco, chi da un lavoro in sotto gruppi, chi da un caso di studio.

• Per mantenere l’attenzione conviene fare una piccola pausa di 10-15 minuti ogni circa due ore.

Durante la fase di progettazione occorre definire con precisione gli obiettivi.

Un obiettivo non è mai una frase che espliciti che cosa il formatore farà: spiegare, informare, convincere, presentare, comunicare, ecc.

L’obiettivo è una frase di tre righe che espliciti cosa i partecipanti dovranno essere in grado di fare dopo che si sarà conclusa la formazione: “Dopo il corso, i partecipanti dovranno essere in grado di …”

Se il formatore non ha chiari gli obiettivi e la progettualità del suo intervento, figuriamoci i partecipanti.

Se il formatore è confuso, anche i partecipanti lo saranno. Una volta che abbiamo le idee chiare dobbiamo chiederci se ci crediamo realmente nel progetto che stiamo costruendo?

In caso negativo il corso difficilmente avrà successo. Un formatore insicuro e non convinto dell’utilità di quanto propone, difficilmente sarà coinvolgente e convincente. Un formatore non deve mai tentare di comunicare qualcosa a cui non è interessato o in cui non ci crede: non s’interesseranno e non ci crederanno nemmeno i partecipanti al corso.

Esercizio: focalizzare gli obiettivi di un corso di formazione

Scriva i tre principali obiettivi, in ordine d’importanza, del prossimo corso che ha in programma di animare:

1. Dopo il corso, i partecipanti dovranno essere in grado di

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2. Dopo il corso, i partecipanti dovranno essere in grado di

 

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3. Dopo il corso, i partecipanti dovranno essere in grado di

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Una volta focalizzati gli obiettivi dell’intervento occorre tradurli nella metodologia formativa più adatta per raggiungerli in funzione dei partecipanti, del tempo a disposizione, del contesto di riferimento e di tutte le altre informazioni raccolte durante l’audit iniziale.

Lo sviluppo della progettazione di un intervento formativo prevede due diversi livelli di dettaglio:

• la macroprogettazione: lo svilupparsi dell’intervento viene analizzato per sequenze temporali ampie di circa 2-4 ore;

• la microprogettazione: si entra nei dettagli della progettazione di ogni singolo minuto del corso di formazione realizzando una scaletta minuziosa dell’intervento.

In funzione di alcuni parametri tra cui la durata del corso, il livello del corso, il numero di edizioni già svolte in passato sullo stesso argomento e il numero di formatori coinvolti nello stesso progetto, di volta in volta il formatore deciderà fino a che punto sviluppare e dettagliare la scaletta del corso.

Per la riuscita di un corso molte volte il tempo dedicato alle fasi di audit iniziale e di progettazione supera di gran lunga la durata stessa del corso di formazione. Non è raro ad esempio dedicare anche dieci giornate di lavoro per progettare un intervento di tre giorni.

Un esempio di schema per la macroprogettazione con alcune indicazioni di massima su alcune classiche tappe di un corso:  

TIMING	1° GIORNO	2° GIORNO
9.00 10.45	Apertura e gdt (max 45’) Lavoro in sottogruppi per rompere il ghiaccio e far subito lavorare i partecipanti VVV	Far fare il riepilogo della prima giornata VVV
11.00 13.00	Gioco, filmato o aneddoto (5’) VVV Metodologia con forte partecipazione attiva	Gioco, filmato o aneddoto (5’) VVV Metodologia con forte partecipazione attiva
14.00 15.45	Gioco, filmato o aneddoto (5’) Metodologia con forte partecipazione attiva VVV	Gioco, filmato o aneddoto (5’) Metodologia con forte partecipazione attiva VVV
16.00 18.00	Gioco, filmato o aneddoto (5’) VVV Sintesi della giornata insieme ai partecipanti e raccolta relativo feed back Eventuale lavoro per la sera	Gioco, filmato o aneddoto (5’) VVV Banca delle idee Piano d’azione personale Schede di valutazione e gdt con feed back sul corso Saluto e ringraziamento ai partecipanti

Esercizio: La macro progettazione

Pensando ad un corso che ha già animato o che ha in programma di animare, compili il seguente schema di riferimento per la macroprogettazione:

TIMING	1° GIORNO	2° GIORNO

Come un barman conosce le giuste dosi per preparare un buon aperitivo, anche un formatore di successo conosce le giuste proporzioni per shakerare un ottimo corso di formazione:

• 1/6 del tempo (una media di circa 10 minuti ogni ora, anche meno) per presentazioni da parte del formatore;

• 2/6 del tempo (circa 20 minuti) dedicato al dialogo / confronto con il gruppo in plenaria;

• 3/6 (circa 30 minuti) del tempo dedicato alle esercitazioni, simulazioni, prove pratiche, ecc.

Durante la microprogettazione è importante alternare le eventuali presentazioni (durata max 10-15 minuti cad.) con esercizi, giochi, discussioni con i partecipanti, filmati, ecc. per riuscire a catturare l’attenzione delle persone.

Coprogettare è meglio che progettare. Cerchiamo il più possibile di non progettare in completa autonomia. Ricorriamo al sostegno e all’aiuto dei nostri colleghi. Il lavoro di team (se ben coordinato) aiuta ad aumentare l’analisi del progetto, a proporre idee realmente innovative e a condividere esperienze di successo.

Il momento della progettazione deve essere sfruttato da un formatore come un’opportunità per la formazione e la crescita personale.

Gli elementi di una scaletta sono:

• Gli obiettivi pedagogici e la loro sequenza logica. Gli obiettivi pedagogici sono le competenze da far passare con una determinata azione formativa. Per evitare confusione è opportuno che siano descritte con verbi molto precisi e pratici ad esempio far scoprire ai partecipanti la differenza tra ascoltare e sentire; far costruire un concreto piano personale di miglioramento nella gestione delle riunioni; far sperimentare le diverse tecniche per la gestione delle obiezioni. Una definizione chiara e priva di ambiguità degli obiettivi permette una maggiore sicurezza all’animatore. La scaletta rappresenta un punto di riferimento sia per la gestione del corso (il copione) che per la valutazione dei risultati conseguiti.

• I metodi pedagogici: l’approccio pedagogico legato ad ogni obiettivo, come fare per conseguire l’obiettivo pedagogico. La principale distinzione è tra i metodi centrati sulla parola (es. la presentazione, il dibattito, le domande) e metodi centrati sull’azione (es. la simulazione, l’outdoor training, il gioco).
  

• Gli strumenti pedagogici: sono gli strumenti utilizzati a supporto dei metodi pedagogici. Alcuni esempi: lavagna a fogli mobili, lavagna luminosa, video-proiettore, televisore, registratore, ecc.
  

• L’animazione del formatore: le azioni svolte dall’animatore durante il corso. Lancio esercitazione, raccolta aspettative su lavagna a fogli mobili, presentazione risultati di un’indagine, consegna schede di valutazione, racconto di una metafora, commento ad un filmato, ecc. Se nello spiegare l’animazione del formatore sono spesso usati verbi tipo: “spiega”, “espone”, “esprimere”, “illustra”, “presenta”, ecc. allora il trainer ha usato soprattutto l’esposizione ed appartiene quindi alla categoria del lucidatore.
  

• L’attività svolta dai partecipanti: i comportamenti e le reazioni che i partecipanti avranno nelle fasi del corso: ascoltare, prendere appunti, svolgere un esercizio, discutere in gruppo, fare domande, compilare un test di autodiagnosi, ecc. Se nello spiegare l’attività svolta dai partecipanti sono spesso usati verbi di azione come “analizzano”, “verificano”, “fanno l’esercizio”, “propongono”, “simulano”, “lavorano in sottogruppi”, ecc. il formatore ha usato un metodo attivo centrato sull’azione ed appartiene quindi alla categoria degli animatori.
  

• La durata di ogni fase. La scaletta è il copione di un corso e consente di capire al formatore se è allineato con le tempistiche e gli obiettivi inizialmente previsti. Fermo restando che la scaletta va elasticamente presa come riferimento, il rispetto dei tempi è una cartina tornasole sulla capacità del formatore di progettare ed erogare la formazione. Un formatore di successo è abile nel limitare gli imprevisti e i ritardi fin dalla prima sessione pilota di un corso progettato ex novo in quanto conosce e sa gestire le dinamiche di un gruppo d’aula.
  

• La documentazione. La dispensa, i libri e/o i documenti nei quali i partecipanti potranno ritrovare le informazioni affrontate durante il corso. La documentazione può essere consegnata ai partecipanti al corso prima (lettura preparatoria), all’inizio (materiale di lavoro) o al termine (materiale di approfondimento) del corso di formazione. Conviene inoltre sempre proporre anche una bibliografia consigliata.

Una volta che siamo in scena teniamoci sempre a portata di mano una copia stampata della nostra scaletta (il copione) in cui annotare le eventuali modifiche apportate. Se usiamo un PC inseriamo nel desktop i collegamenti a tutti i files (esercitazioni, filmati, slides, ecc) che utilizzeremo in modo tale che siano facilmente ed immediatamente reperibili senza inutili perdite di tempo.

Un esempio di scaletta compilata:

Titolo del corso:                    “Tecniche di vendita”
Obiettivo globale del corso:    far acquisire ad ogni partecipante almeno due nuovi Clienti ed aumentare la marginalità delle vendite di almeno un 5% entro la fine di giugno
Durata:                                    3 giorni + 1 giorno di coaching individuale + 1 giorno di follow up a distanza di un mese
Partecipanti:                          n. 9 agenti di vendita
Relatore:                                Gianluca Gambirasio
Sede di svolgimento:              Bergamo

Orari	Obiettivi pedagogici	Contenuti	Metodi e strumenti pedagogici	Note
9.00-9.10	Presentare l’iniziativa formativa ai partecipanti	Presentazione personale e di Olympos Obiettivi, programma e metodologia del corso Regole del gioco e contratto di successo con i partecipanti.	Presentazione (PC)	Distribuire una copia del libro “Il venditore etico: conquistare la fiducia del Cliente con i fatti” con l’invito a leggerlo entro il follow up
9.10-9.30	Far conoscere tra di loro i partecipanti e raccogliere le loro aspettative di dettaglio	Nome e cognome / Esperienze lavorative / 1 Difficoltà con il Cliente? 1 Aspettativa dal corso?	Giro di tavolo (lavagna a fogli mobili)	Non si può ripetere la stessa aspettativa e/o difficoltà. Al termine del gdt appendere i fogli mobili sui muri.
9.30-10.15	Far condividere tra i partecipanti le caratteristiche di un venditore di successo	Quali sono le 5 principali caratteristiche di un venditore di successo?	Lavoro in 3 sottogruppi (presentazione su lucido)	10 minuti in sottogruppi + 5 minuti per ogni gruppo in plenaria
10.15-10.25	Far scoprire ai partecipanti il proprio stile di vendita	La mano pesante, il demotivato, il buon samaritano e il venditore di fiducia	Autodiagnosi (una copia cartacea del test per ogni partecipante)	Non chiedere ai partecipanti il proprio risultato
10.25-10.45	Presentare ai partecipanti i diversi stili di vendita ed il percorso F.I.D.U.C.I.A.	I 4 stili di vendita ed il percorso F.I.D.U.C.I.A.	Presentazione (PC)
10.45-11.00	Pausa caffè

Esercizio: La scaletta e la microprogettazione

Pensando ad un corso che ha già animato o che ha in programma di animare, compili il seguente schema di riferimento per la microprogettazione (lavori almeno su una mezza giornata di corso):

Titolo del corso:                    __________________________________
Obiettivo globale del corso:   __________________________________
Durata:                                   __________________________________
Partecipanti:                          __________________________________
Relatore:                                __________________________________
Sede di svolgimento:              __________________________________

Orari	Obiettivi pedagogici	Contenuti	Metodi e strumenti pedagogici	Note

Check list per validare la microprogettazione:

• Era in possesso di tutte le informazioni necessarie per poter progettare un corso (ved. audit iniziale)?

• Le sue presentazioni occupano al massimo 1/6 del tempo?

• Durante la giornata mostrerà meno di 20 lucidi?

• Ha alternato e variato continuamente le metodologie pedagogiche per stimolare l’interesse dei partecipanti?

• Gli obiettivi sono chiaramente identificati ed espressi riferendosi a quello che i partecipanti dovranno essere in grado di fare?

• I partecipanti hanno un ruolo fortemente attivo durante il corso? Devono lavorare?

• Ha previsto dei momenti dedicati al riepilogo con i partecipanti di quanto fatto e di raccolta del loro feed back (non solo alla fine) sull’andamento del corso?

• Ha previsto delle pause?

• Nei momenti più delicati nella soglia di attenzione dei partecipanti (tarda mattinata e post pranzo) ha previsto delle metodologie a forte coinvolgimento dei partecipanti?

• Ha previsto degli esercizi e dei contenuti jolly (il piano B) da utilizzare sono in caso di necessità?

• I partecipanti avranno modo di divertirsi e di appassionarsi al corso arrivando a sera senza accorgersene?

• (se il corso deve essere gestito anche da altri colleghi) La scaletta è scritta in modo chiaro e con un livello di dettaglio sufficiente per un altro collega che la dovesse leggere ed utilizzare?

• Le piace la scaletta che ha realizzato? E’ convinto che sia a sufficienza efficace per raggiungere gli obiettivi del corso?

La scaletta è il riferimento del trainer durante lo svolgimento dell’azione di formazione. La scheda pedagogica può essere usata sia per progettare una nuova azione di formazione, che per rivederne una già animata nel passato. Una scaletta ben sviluppata deve essere facilmente trasferibile anche ad altri colleghi per garantire l’uniformità nella gestione del corso.

Quando più formatori gestiscono in autonomia lo stesso intervento formativo, per la presenza di più edizioni, bisogna dedicare del tempo per allineare i formatori sulla scaletta del corso:

• coinvolgere più docenti in fase di progettazione per cercare di realizzare una scaletta in cui tutti i trainer si ritrovino a proprio agio. Scrivere a più mani la scaletta del corso;

• organizzare sessioni pilota ad uso interno o di train trainer;

• affiancare come uditore un collega durante una sessione reale;

• essere affiancati dal capo progetto in occasione della prima sessione animata per avere dei feed back sulle modalità di animazione del corso rispetto a quanto progettato;

• creare il manuale del trainer con tutti i dettagli tecnici per gestire il corso. Su questo aspetto la scuola americana di formazione è maestra.

Un ulteriore elemento da tenere in considerazione in fase di progettazione è l’opportunità di organizzare una sessione pilota di prova in cui verificare esattamente l’impianto della progettazione in ogni dettaglio.

A tali sessioni conviene coinvolgere tutto il team di formatori coinvolto nel progetto (sfruttando l’occasione anche per allinearsi sul progetto) e se possibile anche il committente e/o un campione di partecipanti. Durante e alla fine del pilota occorre analizzare nei dettagli cosa ha funzionato meglio e cosa no, proponendo i necessari aggiustamenti.

Allo scopo di risparmiare tempo per i progetti futuri conviene salvare le dispense e i documenti indicandone l’autore (in modo da poterlo contattare per chiarimenti) e la versione (per essere sicuri che il documento sia il più recente): ad esempio “Dispensa Progettare la formazione v02 2008 GG.ppt”.

Archiviare le esercitazioni con un sistema che consenta più chiavi di ricerca: ad esempio “A (indica che si tratta di un esercizio a squadre) 0015 (codice numerico di ricerca) Il gioco del bambù (nome dell’esercizio) team building (tema principale di utilizzo) GG (sigla del formatore che lo ha proposto) v 02 2009 (indica la versione).doc”.

Salvare sempre su file anche la scaletta dell’intervento formativo effettivamente svolto (occorre quindi apportare le eventuali modifiche messe in atto in aula rispetto a quanto inizialmente progettato) al fine di lasciare una traccia scritta per il futuro e/o per i colleghi.

Scrivere la scaletta pensando a chi la dovrà leggere evitando quindi di essere troppo ermetici e/o di utilizzare espressioni difficilmente comprensibili da parte di un altro collega.

L’archivio delle esercitazioni di Olympos ha ormai superato le 1200 esercitazioni. Se non avessimo prestato particolare attenzione alla raccolta e all’archiviazione sarebbe stato un know how non sfruttato pienamente. Occorre naturalmente gestire anche il back up dei dati per evitare brutte sorprese.

Per sicurezza effettuiamo un triplice back up dei dati con dei dischi fissi conservati in tre località differenti anche per tutelarci da eventuali furti o danneggiamenti dei supporti. Come dico ai colleghi, se dovessi perdere l’archivio cambierei lavoro in quanto non me la sentirei di ripartire da zero.

Anche l’accesso ai dati è strettamente riservato ai soli Capo Progetto e relativamente ai materiali di volta in volta necessari per uno specifico progetto al fine di tutelare il know how aziendale.

Un interessante progetto di autoformazione interna che ha consentito di accrescere velocemente l’archivio delle esercitazioni è “La scatola degli attrezzi Olympos”. In pratica si tratta di un semplice sistema di condivisione del know how.

 

Ogni mese tutti i formatori Olympos sono invitati a mandare tre nuovi attrezzi d’aula (esercitazioni, autodiagnosi, filmati, giochi, role play, ecc.) al responsabile di questo progetto. Tutti coloro che hanno inviato gli attrezzi riceveranno l’intera scatola degli attrezzi di quel mese.

Ad esempio se in un mese hanno partecipato dieci formatori, la scatola degli attrezzi sarà composta da trenta nuovi attrezzi.

Molto spesso nel mondo della formazione aziendale (e non solo) le persone sono gelose del loro sapere e non lo vogliono condividere. Sicuramente un buon metodo per non evolvere e migliorare o farlo molto lentamente.

Nel progettare occorre avere il coraggio e la volontà di cambiare ed innovare in continuazione: togliamoci la “coperta di linus”.

Obblighiamoci a sperimentare sempre novità e a rimetterci per primi in discussione.

Evitiamo di ricorrere a semplici taglia e incolla ma personalizziamo ogni nostro intervento. Imponiamoci di non utilizzare i soliti esercizi o il solito corso.

Dedichiamo sempre un adeguato tempo alla progettazione dei corsi. La differenza tra un buon corso e un corso molto buono si fa curando ogni più piccolo particolare.