Come dire di no

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Questo articolo è tratto dal libro:

	"Più risultati in meno tempo: come migliorare la gestione delle proprie attività lavorative" di Gianluca Gambirasio, FrancoAngeli 2007

Gestione del tempo: dire di no

Decidere cosa non fare: dire di sì vuol dire di no (silenzioso) ad altre attività

«La cosa più difficile per un dirigente, è di non attribuire alcuna importanza alle cose che non hanno alcuna importanza». C.de Gaulle

<<Un Professore di filosofia, in piedi davanti alla sua classe, prese un grosso vasetto di marmellata vuoto e cominciò a riempirlo con dei sassi, di circa tre centimetri di diametro. Una volta fatto chiese agli studenti se il contenitore fosse pieno ed essi risposero di sì.

Allora il Professore tirò fuori una scatola di piselli, li versò dentro il vasetto. I piselli si infilarono nei vuoti lasciati tra i vari sassi.

Ancora una volta il Professore tirò fuori una scatola di sabbia e la versò dentro il vasetto. La sabbia riempì ogni altro spazio vuoto lasciato.

Ancora una volta il Professore chiese agli studenti se il vasetto fosse pieno e questa volta essi risposero di sì, senza dubbio alcuno.

Allora il Professore tirò fuori, da sotto la scrivania, una lattina di birra e la versò completamente dentro il vasetto, inzuppando la sabbia.

Gli studenti risero. "Ora," disse il Professore, "voglio che voi capiate che questo vasetto rappresenta la vostra vita.

I sassi sono le cose importanti - la vostra famiglia, i vostri amici, la vostra salute, i vostri genitori e/o figli. I piselli sono le altre cose per voi importanti: come il vostro lavoro, la vostra casa, la vostra auto. La sabbia è tutto il resto ... le piccole cose."

"Se mettete dentro il vasetto per prima la sabbia," continuò il Professore "non ci sarebbe spazio per i piselli e per i sassi. Lo stesso vale per la vostra vita. Se dedicate tutto il vostro tempo e le vostre energie alle piccole cose, non avrete spazio per le cose che per voi sono importanti.

Dedicatevi alle cose che vi rendono felice: ci sarà sempre tempo per lavorare, pulire la casa, lavare l'auto. Prendetevi cura dei sassi per prima - le cose che veramente contano.

Fissate le vostre priorità... il resto è solo sabbia".

Uno studente allora alzò la mano e chiese al Professore cosa rappresentasse la birra.
Il Professore sorrise. "Sono contento che me l'abbia chiesto. La birra rappresenta il sorriso. Per quanto piena possa essere la vostra vita, c'è sempre spazio per un sorriso.”>>

Per difenderci dagli imprevisti e dalle mille richieste, dobbiamo imparare a dire di no. La tecnica più semplice è di accettate di non poter fare tutto. Stabiliamo un ordine di priorità al nostro lavoro. Prima di dire di sì analizziamo le conseguenze causate dal nuovo incarico.

 

Pensiamo a tutte le attività che non saremo in grado di eseguire e/o gli obiettivi che raggiungeremo in ritardo con le relative ripercussioni. Un sì detto oggi si trasforma sempre e comunque in un no a qualche altra attività.

La sfida nella gestione ottimale del tempo si vince non solo definendo con attenzione cosa iniziare a fare per prima (le priorità) ma anche avendo il coraggio di decidere cosa non fare.

I bambini sanno istintivamente dire “no”, diventati adulti abbiamo imparato a dire sempre “sì”, anche quando non possiamo farcela (ai Clienti, ai colleghi, al capo, agli amici, ecc.). È indispensabile imparare a dire di nuovo “no”.

Occorre difendersi dalle numerose richieste che quotidianamente ci provengono dai nostri interlocutori:

• Puoi farmi questo?

• Mi fai un favore?

• Mi dai una mano?

• Puoi venire un momento?

• Possiamo parlarne?

• …

Esercizio “Autodiagnosi: sai dire di no?”:

	VERO	FALSO
Se mi accorgo che sono in ritardo su una scadenza, avviso immediatamente l’interlocutore del problema.
Sono sempre disponibile a dare una mano ai colleghi.
Lavoro troppo, sto sacrificando il mio tempo libero.
Quando si presenta un problema o un imprevisto è meglio affrontarlo subito per non pensarci più.
Mi sento in “trincea”: devo continuamente dare risposte e dedicare tempo a troppi interlocutori subendo continue interruzioni.
Spesso svolgo compiti che dovrebbero essere effettuati da altri.
Se concordo che una cosa la faccio entro una certa scadenza rispetto l’impegno con precisione.
Dico sempre di sì al mio capo.
Nello scegliere cosa fare e cosa non fare nella giornata valuto l’importanza dell’attività rispetto ai miei obiettivi.
Vorrei lavorare meno ore ma non ci riesco. Ci sono sempre troppe cose da fare ed imprevisti.

 

Affermazione	Vero	Falso
1	0 punti	1 punto
2	1 punto	0 punti
3	1 punto	0 punti
4	1 punto	0 punti
5	1 punto	0 punti
6	1 punto	0 punti
7	0 punti	1 punto
8	1 punto	0 punti
9	0 punti	1 punto
10	1 punto	0 punti

Interpretazione dei risultati:

Il punteggio può variare:

• da un minimo di 0 punti: saper dire di no non è per lei un problema;

• ad un massimo di 10 punti: forse è il caso di aumentare la frequenza dei suoi no rispetto ai sì.

Dire di no non significa diventare scortesi o poco disponibili, ma semplicemente far capire ai nostri diversi interlocutori che attualmente abbiamo scelto altre priorità d’azione e che tutto non siamo in grado di fare in quanto il tempo non è illimitato.

Per allenarsi a dire di no, tenga presente che:

• dico no alla richiesta, ma ti aiuto a trovare una soluzione alternativa, ti indico come fare per risolvere il problema: “Io non posso venire al convegno ma ti segnalo alcuni colleghi che mi potrebbero sostituire”;

• dico no alla richiesta, ma dico sì alla persona: “Non averne a male ma questo mese sono assorbito dalla nuova riorganizzazione aziendale e non posso quindi far parte di questo progetto”;

• dico no ora, sì più tardi: “Riesco a tradurti la presentazione per lunedì prossimo (invece che per questo pomeriggio come richiesto dal nostro interlocutore)”;

• accetto i no degli altri: “ti capisco, anch’io sono molto indaffarato in questo periodo”. In ogni caso è sempre meglio un no detto chiaramente rispetto ad una promessa non mantenuta. Nel primo caso avremo infatti modo di valutare possibili alternative, nel secondo saremo invece spiazzati ed avremo ancora meno tempo per correre ai ripari.

 

Esercizio: Imparare a dire di no

Elenchi le cinque situazioni più frequenti in cui le capita di dire sì quando invece sarebbe opportuno dire no.

1- ………………………………………………………………………..

2- ………………………………………………………………………..

3- ………………………………………………………………………..

4- ………………………………………………………………………..

5- ………………………………………………………………………..

 

Da domani si impegni ad osservare quante volte riesce a dire di no. È solo una questione di allenamento e di riuscire ad educare gli interlocutori al rispetto del nostro tempo.