Il quadro di volo

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Questo articolo è tratto dal libro:

	"Più risultati in meno tempo: come migliorare la gestione delle proprie attività lavorative" di Gianluca Gambirasio, FrancoAngeli 2007

Gestione del tempo: il quadro di volo

Tenere sotto controllo i risultati: il quadro di volo

«L’unico posto in cui il successo viene prima di sudore è il dizionario». Vidal Sassoon

Un quadro di volo serve per monitorare velocemente l’andamento dei risultati conseguiti rispetto agli obiettivi attesi. Il quadro di volo deve essere mantenuto aggiornato altrimenti perde di utilità.

Un quadro di volo è uno strumento che ci aiuta a mettere in pratica il processo di pianificazione personale e/o aziendale mettendo in evidenza in particolare i riscontri oggettivi (Numeri! Numeri! Numeri!) del nostro lavoro.

Se vogliamo essere pragmatici, dobbiamo abituarci a parlare per numeri. Cosa significa stiamo andando bene, male, abbastanza bene? Ricerchiamo e teniamo sotto controllo i numeri che maggiormente rappresentano il raggiungimento dei nostri obiettivi e lo sforzo che stiamo mettendo in campo in termini di attività svolte.

Anche in una partita di calcio si possono andare ad analizzare tutta una serie di indicatori numerici (a livello di squadra e di singolo giocatore) che rappresentano utili strumenti di analisi per migliorare il gioco nelle partite successive:

• percentuale possesso palla;

• tempo giocato nella metà campo avversaria;

• numeri tiri in porta effettuati (di testa e di piede);

• numero falli effettuati e subiti;

• numero calci d’angolo ottenuti;

• numero cartellini gialli e rossi;

• numero palle perse e recuperate;

• numero lanci lunghi;

• km percorsi durante la partita;

• …

Utilizzare un quadro di volo, offre numerosi vantaggi tra cui:

• obbligare a definire e mettere nero su bianco gli obiettivi prioritari che vogliamo raggiungere;

• obbligare periodicamente a fermarsi ad analizzare fatti e dati relativi all’andamento delle nostre performance rispetto a quanto previsto;

• consentire di condividere velocemente con i collaboratori, i soci, e/o altri interlocutori. l’andamento aziendale;

• abituare a ragionare e riflettere per numeri (dati oggettivi) rispetto a semplici sensazioni (dati soggettivi);

• mantenere una traccia storica dell’andamento dei risultati che consentirà poi di meglio definire i budget, individuare le stagionalità, individuare il trend e così via;

• scoprire le aree di miglioramento analizzando lo scostamento tra obiettivi e risultati conseguiti: attività da incrementare quantitativamente, performance qualitative non soddisfacenti, collaboratori poco efficaci, ecc.;

Di seguito viene riportato a titolo di esempio una sintesi del quadro di volo di Olympos Group (per motivi di riservatezza aziendale i numeri inseriti non corrispondono a quelli reali).
Ogni fine mese il quadro di volo viene aggiornato con le prestazioni di tutti i collaboratori.

Il sistema interno di incentivazione è collegato alle prestazioni misurate conseguite da ogni collaboratore nel corso dell’anno. Le informazioni contenute nel quadro di volo sono sempre diffuse a tutti i componenti della squadra.

 

Aggiornamento: 30 ottobre	Venduto	Venduto 3 Clienti Top	N. offerte presentate	N. incontri commerciali svolti	N. appuntam commerc. creati	N. gg d’aula svolte	Media schede di valutaz. (1-7)
Collaboratore x	100	30	40	50	40	100	6,66
Media mensile collaboratore x	10	25	4	5	4	10
% su tot del collaboratore x	20,00%	15	20,00%	33,33%	25%	20%
Collaboratore y	50	25	25	35	30	150	6,75
Media mensile collaboratore y	5	8	2,5	3,5		15
% su tot del collaboratore y	10,00%	7	12,5%	23,33%	18,75%	30,00%
…
Totale olympos	500		200	150	160	500	6,8
Media mensile olympos	50		20	15	16	50	6,8
Obiettivo mensile olympos	40		20	24	24	40	6,5
Media mensile per consulente	10		4	3	3,2	10	6,8
Obiettivo mensile per consulente	8		5	6	6	10	6,5
N. Clienti attivi totali	52
Peso primi 3 Clienti top	35,82%
% chiusura offerte	30,45%

 

Aggiornamento: 30 ottobre	N. giornate di consulenza effettuate	N. iscritti all’area riservata	N. visitatori del sito	N. richieste da sito	Venduto on line	N. articoli/ interviste pubblicati	N. libri pubblicati
Collaboratore x	100					4	0
Media mensile collaboratore x	10					0,4
% su tot del collaboratore x	20%					20%
Collaboratore y	150					8	1
Media mensile collaboratore y	15					0,8
% su tot del collaboratore y	30,00%					40%	33,33%
…
Totale olympos	500	3500	85000	850	10	20	3
Media mensile olympos	50	350	8500	85	1	2	0,3
Obiettivo mensile olympos	40	500	10000	100	5	3	0,42
Media mensile per consulente	10
Obiettivo mensile per consulente	10						0,08

Utilizzando i colori rosso e verde come sfondo delle celle è inoltre possibile mettere in evidenza anche da un punto di vista visivo le aree di eccellenza e le aree di miglioramento nelle prestazioni personali e aziendali.

Il quadro di volo viene gestito con un foglio di lavoro per consentire di effettuare in automatico gli aggiornamenti e i calcoli (somme, medie, percentuali, ecc.) tra i dati dei singoli e quelli aggregati.

Oltre alla tabella di sintesi sopra riportata vi sono i dettagli mensili in cui vengono riferite informazioni qualitative di supporto all’interpretazione dei dati (ad esempio nomi dei Clienti, tipologia di progetto svolto, note, motivazione dei progetti non accettati, stato avanzamento lavori).

Il quadro di volo rappresenta anche il nostro principale strumento nelle periodiche riunioni di tutto il team per analizzare la situazione e definire nuove iniziative.

 

Esercizio: Costruire un quadro di volo personale (o aziendale)

Riporti gli obiettivi per lei più importanti da raggiungere nel suo lavoro (massimo dieci obiettivi):

1          …………………………………………………………………...

2          …………………………………………………………………...

3          …………………………………………………………………...

4          …………………………………………………………………...

5          …………………………………………………………………...

6          …………………………………………………………………...

7          …………………………………………………………………...

8          …………………………………………………………………...

9          …………………………………………………………………...

10        …………………………………………………………………...

Per ogni nostro obiettivo è sempre possibile associare tutta una serie di indicatori numerici relativi al suo grado di raggiungimento e alle attività finora poste in essere.
Esempi di possibili indicatori numerici di alcuni obiettivi:

• obiettivo imparare l’inglese: n. ore di lezioni seguite, n. film in inglese visti, n. libri in inglese letti, n. viaggi all’estero effettuati, ecc.;

• vendere con il sito aziendale: n. visitatori, n. richieste preventivo, n. iscritti all’area riservata, n. page rank, n. link al nostro sito (link popularity), vendite on line effettuate, n. pagina di posizionamento in Google, ecc.;

• assumere nuovi collaboratori: n. colloqui effettuati, n. inserzioni pubblicate, n. candidati inseriti, n. curriculum ricevuti, ecc.;

• pubblicare un libro: n. di ore dedicate alla scrittura del libro, n. pagine scritte, n. editori contattati, n. di libri letti, ecc.;

• realizzare un nuovo prodotto: n. giornate di lavoro dedicate al progetto, n. riunioni di progetto effettuate, n. test di prodotto effettuati, n. prodotti della concorrenza analizzati, ecc..

Per ognuno degli obiettivi da lei sopra individuati pensi a quanti più possibili indicatori numerici:

1………………………………………………………………………….

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2………………………………………………………………………….

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3.…………………………………………………………………………

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4………………………………………………………………………….

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5………………………………………………………………………….

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6.…………………………………………………………………………

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7………………………………………………………………………….

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8………………………………………………………………………….

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9………………………………………………………………………….

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10………………………………………………………………………...

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Tra tutti gli indicatori numeri che ha individuato selezione i più importanti, significativi e rappresentativi (al massimo quindici indicatori in totale).

Per ognuno degli indicatori di performance da lei individuati stabilisca ora l’obiettivo (ovviamente numerico) che si prefigge di raggiungere specificando anche entro quale arco temporale:

1.……………………………...………………………………………….

2………………………………………………………………………….

3………………………………………………………………………….

4………………………………………………………………………….

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6………………………………………………………………………….

7………………………………………………………………………….

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12..……………………………………………………………………….

13.………………………………………………………………………..

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15.…………………………………………………………………….….

Crei ora un foglio di lavoro in cui riportare nella prima riga tutti gli indicatori di performance da lei individuati. Metta un collegamento a questo file direttamente nel desktop per averlo sempre sotto gli occhi ed immediatamente accessibile e aggiornabile ogni volta che accede al computer.

Sulla base della periodicità di aggiornamento che desidera mantenere, crei altrettanti fogli di lavoro collegati in automatico al quadro di volo di sintesi. Ad esempio per un aggiornamento mensile crei 12 fogli di lavoro, per un aggiornamento ogni 15 giorni crei 24 fogli di lavoro e così via.

A questo punto le basterà aggiornare il foglio di lavoro del periodo di riferimento attuale (ad esempio il foglio di lavoro del mese di febbraio), per vedersi aggiornato in automatico l’andamento dei suoi indicatori di performance dall’inizio dell’anno.

Un ottimo strumento per rendere reale, concreta e pratica la pianificazione delle proprie attività personali e/o aziendali rispetto agli obiettivi che si vogliono ottenere basandosi il più possibile su indicatori di performance numerici e non solo su sensazioni soggettive.