Gestione del tempo: lavorare per priorità

Questo articolo è tratto dal libro:

	"Più risultati in meno tempo: come migliorare la gestione delle proprie attività lavorative" di Gianluca Gambirasio, FrancoAngeli 2007

Gestione del tempo: lavorare per priorità

Lavorare “hic et nunc” sulle priorità: i risultati di un anno sono la somma dei risultati di ogni giorno

«Il tempo è una serie infinita di <<adesso>> uniti insieme». Chin - Ning Chu

Qual e’ il periodo di programmazione più importante in assoluto? Il giorno.
Alla fine dell’anno il risultato generale non è altro che la somma dei risultati conseguiti ogni giorno. Programmiamo ed ottimizziamo attentamente ogni giornata di lavoro facendo tesoro della nostra agenda giornaliera come indispensabile strumento di supporto e di guida.
Ogni giorno abbiamo sempre a disposizione:

• 24 ore
• 1440 minuti
• 86400 secondi

Il tempo è uguale per tutti. L’utilizzo che ne facciamo e i risultati che otteniamo dipendono solo da noi.

Anche le attività ripetitive che ci richiedono solo pochi minuti ogni giorno, se viste nell’arco di un anno intero diventano intere giornate lavorative. Occorre sempre domandarci se il tempo che investiamo su un’attività valga la pena oppure no.

Tab. 11 - L’impatto delle attività ripetitive nel corso del medio lungo periodo

Se ad esempio ogni giorno navighiamo in Internet per trenta minuti, significa che in un anno investiamo quindici giorni lavorativi del nostro tempo navigando in Internet (calcolo effettuato ipotizzando otto ore di lavoro al giorno). Riuscire a dedicare nell’arco di una giornata anche pochi minuti per portare avanti un progetto per noi importante, può sembrare poco ma se riusciamo a mantenere la costanza di farlo per un lungo periodo, avremo fatto sicuramente un gran passo avanti.
Riuscire a scrivere un libro può sembrare ad esempio un impegno eccessivo e che difficilmente riusciremmo a far convivere con tutti i nostri impegni lavorativi. Se però prendiamo la decisione di dedicare quindici minuti ogni giorno al libro, impiegheremo alcuni anni ma alla fine raggiungeremo il nostro obiettivo semplicemente avendo deciso di dedicare a partire da oggi quindici minuti al nostro progetto. Per riuscire a raggiungere un importante obiettivo nel futuro, dobbiamo decidere di dedicarci del tempo fin da oggi.
Una simpatica metafora paragona la difficoltà di portare avanti progetti ambiziosi all’obiettivo di cibarsi di un intero elefante. L’obiettivo ci può spaventare e demotivare in quanto ci sembra impossibile da realizzare. In realtà se analizziamo un elefante come la somma di cinquemila bistecche da trecento grammi ciascuna, possiamo decidere di iniziare a mangiare una bistecca di elefante ogni due giorni (per non farne indigestione), impiegheremo quasi sette anni ma alla fine avremo raggiunto anche l’obiettivo di mangiare un elefante intero.
È solo riuscendo a trarre il massimo da ogni nostra giornata lavorativa che possiamo ambire a raggiungere importanti traguardi nel medio lungo periodo.

Focalizzarsi sulle priorità

«Erano invasati dalla paura di non aver tempo per tutto, e non sapevano che aver tempo significava precisamente non aver tempo per tutto». Musil

Spesso, i compiti più urgenti sembra debbano essere compiuti per primi, anche se non sono i più importanti. Non dobbiamo permettete all’urgenza di dominare la nostra vita.
Se abbiamo difficoltà a stabilire le priorità (tutto è urgente) poniamoci le seguenti domande:

• Quanto è importante questo compito per il raggiungimento dei miei obiettivi?
• Quanto è urgente? Entro quando deve essere portato a termine?
• Mi aiuterà a raggiungere i miei obiettivi a medio / lungo termine?
• Chi è coinvolto? Quanto sono importanti queste persone per me?
• Se svolgo questa attività a quali altre attività dovrò sottrarre del tempo / non riuscirò a fare? Cosa è meglio scegliere?

La capacità di separare quello che è urgente dall’importante, e dedicare la maggior parte del tempo possibile all’importante, è un metodo per misurare il nostro successo.
Creare un ordine di priorità nel lavoro, per prendere in considerazione quello che è importante, è sicuramente l’abitudine principale da acquisire per gestire con efficacia il tempo lavorativo.

Le attività lavorative possono essere suddivise in tre tipologie:

• “A”: ad alta priorità per il raggiungimento degli obiettivi;
• “B”: di media priorità, ossia mediamente importanti;
• “C”: sono attività a bassa priorità, ossia poco importanti e poco significative.

Esistono sempre numerose attività “C” che cercano ogni giorno di rubarci del tempo, di solito a spese dello svolgimento di una “A”. Gran parte delle “C” possono essere dimenticate o ignorate, lasciamole perdere. Per quanto riguarda invece le “C” che dovremo portare a termine, pianifichiamo per tempo quando svolgerle. È utile porre lontano dalla vista e dalla mente le attività “C” che possono essere lasciate inevase per non essere tentati di eseguirle (il cassetto delle “C”). Controlliamole periodicamente (ogni settimana o quindici giorni) per vedere se qualche “C” sta diventando una “B”.

I criteri personali di scelta su cosa fare / non fare maggiormente diffusi sono:

• Semplicità: principio di successo. Porto a termine le attività meno complesse e più veloci da eseguire. La persona sceglie quelle attività che è più facile portare a termine e di cui può subito toccare con mano il risultato in quanto basta poco tempo per ultimarle. Ad esempio il venditore che preferisce andare da un piccolo Cliente fidelizzato per acquisire un ordine di riordino invece che approcciare un Cliente nuovo di grandi dimensioni.
• Competenza: principio di rassicurazione. Mi concentro sulle cose che so fare meglio, che mi sono maggiormente familiari e che già conosco e lascio perdere il resto.
• Memoria: principio del ricordo. Faccio quello che non mi dimentico e/o che mi ricordo in questo momento di dover fare. Il tenere una lista scritta sempre a portata di mano con le priorità è il rimedio migliore per eliminare questo rischio. Scrivere cosa abbiamo da fare aiuta inoltre a tenere maggiormente rilassata e libera la mente dalla preoccupazione di dimenticarsi qualcosa e/o dalla grande mole di compiti da dover ancora svolgere.
• Importanza del richiedente: principio di compiacenza. Svolgo le attività che soddisfano le attese delle persone importanti. Valuto le cose da fare / non fare basandomi sull’importanza che attribuisco alla persona che me lo sta chiedendo.
• Urgenza: principio di scadenza. Faccio tutto ciò che ha un limite temporale prefissato a breve scadenza. Tutte le attività a medio e lungo termine le lascio nel cassetto in attesa che diventino a loro volta urgenti. Forte rischio di lavorare continuamente in affanno.
• Importanza: principio della pianificazione. Mi focalizzo sulle cose che hanno il più rilevante impatto sulle strategie e i risultati che voglio raggiungere.

Ognuno di noi nel gestire il tempo segue un suo imperativo principale, il quale ci stimola e ci fa agire. Tra i più classici vi sono:

la perfezione;

la forza;

la velocità;

l’ammirazione.

La perfezione:

• amo portare a termine i compiti con la massima precisione possibile;
• sono molto attento ad ogni piccolo dettaglio;
• mi definisco un perfezionista;
• le cose fatte con superficialità mi danno fastidio;
• non amo dover fare una lavoro velocemente;
• ho un forte senso della critica;
• non lascio nulla al caso e all’improvvisazione;
• verifico molte volte che non ci siano errori in quanto fatto;
• …

La forza:

• porto a termine ed accetto anche i compiti che non mi piacciono;
• non mi lamento mai;
• tendo a negare momenti di stanchezza e/o stress;
• desidero fare il massimo possibile;
• in quello che si fa occorre investire tutte le proprie energie e sapersi sacrificare;
• trovo piacere nel portare a termine incarichi ambiziosi e difficili;
• sono molto razionale e lascio poco spazio all’emotività;
• …

La velocità:

• preferisco decidere subito e non aspettare;
• ogni giorno porto a termine molte cose;
• spesso sono in ritardo;
• faccio più cose contemporaneamente;
• ho poco tempo a disposizione in quanto sono sempre pieno di impegni;
• leggo, parlo e scrivo velocemente;
• amo la sintesi;
• …

L’ammirazione:

• mi piace aiutare gli altri e sono sempre disponibile a dare una mano;
• mi piace mettere a loro agio le persone;
• cerco di essere protagonista;
• cerco di evitare i conflitti;
• non mi piace dire di no;
• rimango molto male se qualcuno mi critica e/o parla male di me;
• mi piace lavorare in team;
• mi piace che gli altri mi apprezzino e mi facciano complimenti;
• …

Esercizio: focalizzarsi sulle priorità
Quale 20% dei suoi compiti servono a realizzare l’80% dei suoi risultati?
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Quale 20% tra i suoi problemi causa la perdita o la diminuzione del suo tempo produttivo per l’80%?
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Quale 20% dei compiti che potrebbe delegare ad altri (o non fare) avrebbe un 80% di impatto nell’aiutarla a completarne un maggior numero?
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Il più semplice ma il più efficace degli strumenti per la gestione del tempo è rappresentato dalla lista delle priorità. Si tratta di un elenco scritto delle cose da fare.
Compilare una lista delle priorità si può definire come il principale fattore di successo delle persone. Non compilarla si può definire come la maggiore causa della perdita di tempo delle persone.
Molte persone usano la lista delle priorità, ma solo poche la utilizzano a pieno.
Una lista delle priorità ordinata dovrebbe essere un’abitudine quotidiana. Aiuta a mantenere il controllo dell’attività lavorativa, lavorando rispettando la pianificazione e la programmazione definita.
Sembra un consiglio superfluo, ma dalla mia esperienza durante i corsi di formazione sul Time Management, riscontro diverse persone che non hanno l’abitudine di utilizzarla e/o di utilizzarla nel modo corretto.
Alcune importanti suggerimenti per la sua corretta gestione:

• dedichi dieci minuti ogni giorno per pianificare e compilare la lista delle priorità. In particolare prima di iniziare a lavorare e prima di concludere la mattina e il pomeriggio di lavoro;
• scriva la lista delle priorità sull’agenda (cartacea o elettronica) e non su pezzi di carta volanti che rischiano di essere persi e/o di creare confusione;
• assegni un ordine di priorità, usando il sistema A1,2,3 (alta priorità) B1,2,3 (media priorità) C1,2,3 (bassa priorità);
• la conservi sempre a portata di mano;
• la tenga aggiornata in tempo reale al fine di evitare di dimenticarsi attività da svolgere o perdere di vista le principali priorità. Se è in una situazione in cui non riesce ad utilizzarla (ad esempio in macchina), registri un audio messaggio (ad esempio sul cellulare) e/o chieda al suo interlocutore di inviarle una mail scritta con quanto concordato (ad esempio una nuova scadenza da rispettare).

La lista delle priorità (esempio compilato; naturalmente in una versione sintetica)

Esercizio: La lista delle priorità

Elenchi nella lista delle priorità tutte le attività lavorative che deve portare a termine. Assegni, il grado di urgenza e importanza dei compiti da fare e di conseguenza le relative priorità ABC.
È anche possibile indicare solo la scadenza dell’attività e la relativa priorità. Attenzione a confondere l’urgenza con la priorità.