Ripensare la funzione HR nelle Organizzazioni
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Ripensare la funzione HR nelle Organizzazioni: la business partnership con l’Azienda
Articolo di Stefano Greco pubblicato su HR On Line, rivista dell’Associazione italiana Direttori del Personale, n. 18 Ottobre 2011
“La nuova normalità equivale alla capacità di cambiare continuamente”.
Questa frase di Luigi Rendina, Manager commerciale di un’ importante azienda nazionale di servizi nel settore della gestione e amministrazione del personale, coglie esattamente il senso a cui ogni Direzione del Personale – a prescindere dalle dimensioni dell’azienda e dal settore di mercato in cui opera – dovrebbe ispirarsi per ripensare se stessa al fine di affrontare, nel modo più opportuno, mercati ondivaghi che vivono in uno stato di turbolenza costante .
Tuttavia, una domanda è lecita: come possiamo interpretare correttamente oggi il concetto di cambiamento continuo in un’epoca in cui non esiste più un futuro ma soltanto un “presente accelerato”?
Il rischio in cui incorrono molte aziende, è quello di confondere le “metamorfosi” dagli interventi sulle strutture di base.
Ad esempio, dedicare sforzi, tempo e soldi ad un nuovo spot televisivo o ad una convention celebrativa delle intenzioni di cambiare mentre l’azienda sta perdendo Clienti perché fortemente insoddisfatti, è privilegiare le “metamorfosi” – intese come cambiamenti di facciata – a discapito di un intervento strutturale che andrebbe invece attivato con urgenza nell’ambito della Direzione commerciale e/o di qualche altro servizio dell’azienda funzionalmente collegato alla soddisfazione o insoddisfazione, come in questo caso, dei Clienti.
Cosa fare, dunque, per ripensare opportunamente la funzione HR nelle organizzazioni in una logica di “business partnership” con l’Impresa?
Iniziamo a considerare le persone in rapporto all’operatività.
“Io qui faccio un po’ di tutto, sono un Jolly!”. Quante volte avete sentito pronunciare questa frase da qualcuno?
Magari siete stati voi stessi a dirla...
Ebbene, tale affermazione è il primo sintomo di una disfunzione organizzativa imputabile a chi ha il compito di coordinare le persone, a tutti i livelli.
Sicuramente, è più facile trovare un “Jolly” nelle imprese e negli esercizi commerciali dimensionati su un numero limitato di persone o nelle filiali delle banche, il cui assetto organizzativo è sempre più “light” per affrontare le competizioni commerciali su piazze economiche sempre più sature.
In ogni caso, la funzione HR oggi non può più permettersi né un approccio casuale al governo delle persone né tanto meno identificarsi soltanto o prevalentemente con gli inerenti adempimenti burocratici, fiscali ed amministrativi.
Modernizzare la funzione HR nelle organizzazioni a tutti i livelli, sia quella più strutturata nelle aziende di medio-grandi dimensioni, sia quella più accentrata nella figura dell’ imprenditore o chi per lui nelle piccole e microimprese, significa soprattutto intenderla e soprattutto viverla come il “Business Partner” dell’impresa.
Tale esigenza è emersa in modo preponderante soprattutto a seguito della forte turbolenza dei mercati verificatasi negli ultimi tre anni come effetto della crisi globale.
Tuttavia, credo che l’evoluzione della funzione HR rappresenti comunque un cambiamento necessario per tutte le imprese, a prescindere dalla gestione contingente di crisi e di altre occasionali situazioni problematiche.
Per la funzione HR, diventare il business partner dell’azienda significa adottare, al suo interno, un approccio strategico-imprenditoriale, operando con sempre maggior incisività nella gestione del business, affiancando e supportando le altre funzioni dell’organizzazione nel raggiungimento dei risultati commerciali attesi.
In altre parole, alla funzione HR è richiesto il presidio condiviso delle strategie e degli obiettivi aziendali insieme alle funzioni storicamente preposte come la Direzione Commerciale, la Produzione e gli Acquisti, senza provare alcun complesso di inferiorità.
Allineamento diventa la parola chiave per interpretare in modo corretto la nuova impostazione della funzione HR che siederà allo stesso tavolo aziendale delle strategie, insieme alle altre funzioni.
Siamo dunque di fronte, per fortuna, al definitivo superamento dello stile “cura del proprio orticello” e sempre più lontani da quel “egoismo di settore” che portava le persone della stessa azienda ad esprimersi con il nefasto linguaggio del “Noi dell’Amministrazione, voi del Commerciale, quelli del personale”.
Oggi più che mai, ogni impresa è chiamata a sviluppare la mentalità “Total Selling”, ovvero: tutti in azienda devono vendere. Non soltanto quindi le figure commerciali preposte ma ogni dipendente dell’azienda deve sentirsi coinvolto nel raggiungimento dei risultati finali.
Direttamente o indirettamente, ognuno è chiamato a contribuire in modo proattivo al posizionamento dell’azienda sul mercato.
Dalla persona che risponde al centralino fino all’amministratore delegato, tutti devono sapere che vendono l’immagine, la reputazione, i prodotti ed i servizi dell’azienda attraverso il loro modo di fare e di comunicare con il mercato.
Le direttrici manageriali, attraverso le quali la funzione HR dovrà articolare la sua operatività, in qualità di business partner dell’azienda, sono:
- Capacità di dare risposte per gestire il contingente
- Capacità di dare risposte per modellare possibili scenari in cui l’azienda sarà protagonista
Prima di tutto, alla funzione HR è richiesto il passaggio da una visione amministrativa del personale ad una sicuramente più manageriale.
Il responsabile HR, con coraggio comunicativo e senso di autostima, deve sapersi mettere alla pari con gli altri colleghi manager dell’azienda e deve avere voce in capitolo nel definire le strategie aziendali, agendo anche da integratore e coordinatore di competenze professionali e di visione sugli obiettivi di business.
Ancora di più, la funzione HR è l’enzima che accelera i processi metabolici del passaggio delle informazioni all’interno dell’organizzazione assicurandosi che le informazioni stesse risultino:
- Coerenti/orientate al business
- Utili alle persone per lavorare
- Essenziali – non ridondanti – e affidabili – fonte sicura
Riguardo la gestione dei dati e delle informazioni, oggi il fattore critico di successo per ogni azienda consiste nel saper elaborare una vera e propria strategia tecnologica che affianchi le strategie di business in modo veramente efficace.
Il passaggio epocale, che vede la funzione HR protagonista in questa dimensione, consiste proprio nell’abbandonare la vecchia concezione dei “Settanta fogli excel sparsi per tutta l’azienda” o di più software utilizzati per elaborare e gestire i dati, alla nuova impostazione che vede la necessità/opportunità di dotarsi di un’unica architettura tecnologica per governare la complessità dei dati e delle informazioni.
Poter disporre, ad esempio, di un unico repository dove con tre o quattro click di mouse riesco ad accedere alle informazioni che mi servono o avere subito la previsione di spesa per il personale, rappresenta un salto di qualità eccezionale per le aziende in termini di risparmio di tempo, di energie e soprattutto in valore aggiunto manageriale nel momento in cui i processi decisionali sono facilitati al massimo.
Questa nuova strategia tecnologica, in particolare, si pone l’ambizioso obiettivo del “paperless in azienda”, vale a dire strutturare un azienda dove circoli il quantitativo indispensabile di carta mentre il rimanente dei documenti e delle comunicazioni viene digitalizzato e dematerializzato.
Il “portale del dipendente” è, ad esempio, un’altra efficace soluzione funzionale all’obiettivo paperless perché consente la gestione documentale ed informativa – dal ricevimento dei cedolini delle buste paga alle comunicazioni di servizio – per ogni dipendente in forma digitalizzata, certificata e soprattutto riservata.
La riservatezza e l’accessibilità dei diversi tipi di dati vengono definite per ogni singolo utente e questo compito spetta naturalmente alla funzione HR.
In sintesi, le cinque parole chiave che definiscono il livello qualitativo della soluzione gestionale di dati ed informazioni in ambito HR sono:
- Integrazione
- Completezza
- Flessibilità
- Semplicità
- Riservatezza
Il combinato di questi elementi consente la fruizione immediata e sicura delle informazioni, il cui valore aggiunto si concretizzerà in tutte quelle comunicazioni – report, file, altri documenti – legate strategicamente alla presa di decisioni in azienda.
La considerazione più importante è che il responsabile HR sarà sempre di più un “Manager self service”: saranno sufficienti pochi click per ottenere molti più risultati informativi in meno tempo e soprattutto con meno fogli excel sparsi qua e là in azienda.
Gestendo il sistema di valutazione – delle competenze, delle prestazioni e del potenziale – insieme ai piani di formazione, la funzione HR ha in mano le redini dello sviluppo professionale dell’intera azienda, le leve motivazionali delle persone ed i “bottoni” emotivi per attivare le migliori energie.
Attivare le migliori energie di tutti significa sapere incanalare le risorse delle persone nelle direzioni indicate dal mercato, dalle esigenze dei Clienti e di quelle dell’organizzazione stessa.
La missione della funzione HR è dunque quella di assicurare l’allineamento tra le strategie definite/indicate dall’azienda, le giuste performance o tattiche da implementare sul campo e gli obiettivi da raggiungere.
Una missione che può diventare impossibile considerati i fantasmi della cassa integrazione e della rottamazione selvaggia delle persone che oggi si aggirano funesti tra i corridoi e gli uffici di un numero sempre più elevato di imprese.
In ogni caso, in tempi di turbolenza costante, ogni azienda è chiamata a dare risposte efficaci alla domanda fondamentale: “Come gestire lo stress organizzativo senza perdere motivazione, competenze e persone chiave?”.
Le pressioni di ogni genere – commerciali, manageriali, di scenario – magari anche aggravate da problematiche individuali, rappresentano la sfida quotidiana da fronteggiare con tutte le risorse possibili: informazione, formazione, supporti organizzativi, nuovi metodi di lavoro, occasioni di relax, divertimento e benessere, benefit legati alla produttività, viaggi incentive.
Portare a termine con successo questa missione può voler significare ripensare o riprogettare l'organizzazione, “impedire agli anziani aziendali di invecchiare”, sentirsi compatti ed uniti, gestire in modo personalizzato la motivazione di tutte le persone che arrivano “secondi”.
Dal momento infatti che i “campioni” si motivano da soli, la sfida per i capi è quella di motivare tutti gli altri, i “secondi” appunto, che manifestano l’esigenza di qualcuno bravo nel toccare i tasti giusti.
Ecco, pertanto, delinearsi l’orientamento al cliente interno come la nuova caratteristica che la funzione HR deve assumere come propria.
La funzione HR deve operare in una logica di servizio, non solo in senso organizzativo rispetto alle altre funzioni, ma soprattutto nei confronti di coloro che sono il vero motore dell'azienda e del suo business, ovvero le persone intese come le poche medaglie d’oro, le tante d’argento e le tantissime di bronzo presenti nell’organizzazione.
Vicinanza, prossimità, attenzione alle esigenze, anche solamente informative, degli “atleti aziendali”: questo è il punto di partenza dal quale muoversi per realizzare e promuovere l'azienda come un buon posto nel quale lavorare divertendosi e raggiungere i risultati attesi.