Competenze per una comunicazione scritta assertiva

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Competenze personali e manageriali da sviluppare per una comunicazione scritta assertiva

Nel paragrafo precedente abbiamo visto le principali azioni che, nella comunicazione scritta, ci allontanano dall’assertività.

Ma oltre a chiederci cosa è preferibile fare o non fare per essere assertivi nella scrittura, è necessario capire quali competenze bisogna sviluppare per ottenere questo fondamentale risultato.

Non ci riferiamo a competenze tecniche o specialistiche ma a quelle note come soft skills (o life skills ), che l’OIL (Organizzazione Internazionale del Lavoro) ritiene necessarie all’individuo per progredire professionalmente e per far fronte ai cambiamenti tecnologici ed alle evoluzioni del mondo del lavoro.

Si tratta di “competenze personali” che risultano imprescindibili per un numero sempre più elevato di profili lavorativi e prioritarie anche per comunicare assertivamente attraverso la scrittura.

Ne ho selezionate tre che ora approfondiamo di seguito:

• Orientamento all’obiettivo
  

La scrittura è una delle forme più potenti di comunicazione e, come tale, quando la impostiamo, dobbiamo farlo avendo ben chiaro un obiettivo.

La scrittura non è un fine, ma un mezzo.

Prima di impostare una mail delicata, o un report o un post sui social, dobbiamo chiederci: qual è lo scopo che intendo raggiungere scrivendola?

Devo informare? Emozionare? Spronare?

Perché ogni intento richiede, ovviamente, esecuzioni differenti.

Per riuscire in questo collegamento, è necessario aver sviluppato l’attitudine dell’ orientamento all’obiettivo, quella che ci permette di mettere a fuoco in modo nitido le nostre mete e di pianificare la strada per conseguirle, interagendo positivamente con le persone attorno a noi.

Per costruire questa competenza, è necessario abituarci a riflettere su noi stessi, sul senso delle nostre azioni quotidiane e del nostro agire professionale, definendo o ridefinendo costantemente i nostri traguardi.

• Progettualità
  

Avere chiaro l’obiettivo che vogliamo raggiungere non basta per far sì che la nostra comunicazione scritta sia efficace e assertiva.

Il passo successivo consiste nel riuscire a passare dalla strategia alla tattica, per usare termini tratti dall’ambito sportivo (o militare).

Nel nostro caso, significa saper tradurre l’obiettivo in contenuti: capire quali argomenti trattare e in che ordine.

E’ un lavoro attento che richiede un grande lavoro di progettazione, nel quale dobbiamo scegliere le frecce da incoccare nel nostro arco della scrittura.

Progettare significa costruire la strada che ci porti alla realizzazione di un progetto che generi un valore almeno superiore alle risorse che servono per svolgerlo.

Per riuscire in questo intento, dobbiamo essere creativi (la quantità e la qualità delle idee moltiplica le possibilità a nostra disposizione), analitici (per approfondire il valore delle intuizioni) e capaci di sintesi (per rendere concrete le nostre intuizioni, declinarle con ordine e criterio ed infine saperle comunicare agli altri).

Nella scrittura, i concetti vanno scelti in base al loro nesso con il nostro obiettivo e declinati in base alla loro rilevanza o pertinenza.

E’ molto difficile che una comunicazione scritta possa essere assertiva senza la nostra consapevolezza sull’obiettivo e senza il suo tradursi in contenuti fruibili.

Tutto questo richiede, inevitabilmente, un’affinata capacità progettuale.

• Time management
  

Il tempo è ai primi posti tra quanto di più prezioso abbiamo nella vita: una volta trascorso, non potremo riaverlo indietro.

Nel lavoro, il tempo è denaro.

Dunque, in un caso o nell’altro, non possiamo permetterci di impiegarne più del dovuto per elaborare ogni nostra spinosa comunicazione scritta, dal momento che sono sempre più quelle che avvengono in questa forma.

Sono molti coloro che impallidiscono e si bloccano quando devono scrivere una mail importante o un documento importante.

Così lo scritto viene spesso redatto senza uno schema a monte, inserendo concetti alla rinfusa che poi vengono riordinati ma con grande spreco di tempo e di energie.

Essere assertivi in una comunicazione scritta presuppone invece che sappiamo gestire al meglio il nostro tempo per elaborarla.

Prima di tutto, è necessario darci un limite di minuti per ogni punto, in funzione della tipologia dello scritto da elaborare:

• Il pre-writing, in cui focalizziamo l’obiettivo e i concetti chiave dando loro un indicatore di priorità (tempo: 10 minuti max.)
• il free-writing, in cui i concetti chiave vengono articolati in contenuti (tempo: 15 minuti max.)
  
• il re-writing, in cui controlliamo con grande accortezza quanto abbiamo scritto, sia in termini di contenuto, sia in termini di forma (tempo: 10 minuti max.).
  

E così, in un tempo massimo di trenta-trentacinque minuti, andiamo ad elaborare con criterio una comunicazione scritta anche complessa.

Oltre a questi aspetti, è utile puntualizzare come la gestione del tempo in questo campo, significhi anche scrivere (o rispondere) al momento giusto, oltre che nel modo migliore.

Se dobbiamo inviare la sintesi di una riunione o di un accordo telefonico, cerchiamo di farlo il giorno stesso, al massimo l’indomani.

Per rispondere a una mail, rimaniamo all’interno delle quarantotto ore e possibilmente delle ventiquattro.

Se una mail ci viene inviata con priorità alta (solo se effettivamente alta), allora sforziamoci di farlo entro le dodici ore.

Se, vista l’urgenza, per raggiungerci più velocemente ci viene inviato un sms, allora cerchiamo di dare un nostro riscontro entro tre-quattro ore max.

O in tempo reale, se serve dare subito una risposta.

Evitiamo poi di inviare gli auguri di Pasqua o di Natale, specie se in contesti professionali e su mail di lavoro, il giorno stesso della festività, ma almeno un paio di giorni prima.

• Ascolto
  

Plutarco , che Leopardi definiva “il più filosofo dei filosofi greci”, dedicò un intero trattato al tema dell’ascolto, ritenuto da lui un presupposto fondamentale per avere successo.

Era lui ad affermare che “se la natura ci ha dato due orecchie e una lingua sola, vuol dire che dobbiamo ascoltare il doppio di quanto parliamo”.

L’ascolto è alla base delle competenze relazionali perché ci permette di conoscere meglio il nostro interlocutore, il suo punto di vista, il contesto in cui opera o vive.

Ci permette di acquisire dati per agire comunicativamente con maggiore consapevolezza, chiarezza e quindi con assertività.

Abbiamo già incontrato Plutarco nel paragrafo 1.1, dove abbiamo visto in particolare come per essere assertivi nella comunicazione sia necessario “esprimere il proprio punto di vista anche se diverso, sapendolo argomentare” e “ascoltare empaticamente, riconoscendo emozioni e stati d’animo altrui”.

Per capire quanto il proprio punto di vista sia diverso (e quindi per esprimerlo al meglio) e per riconoscere emozioni e stati d’animo altrui è necessario quindi saper ascoltare.

Nella comunicazione scritta esiste l’ascolto?

Sì, anche se è affidato alla vista e non all’udito: corrisponde nel leggere con attenzione ciò che il nostro interlocutore ci chiede o afferma con l’obiettivo di comprenderlo al 100%.

Nella maggior parte dei casi le incomprensioni nascono per la poca chiarezza di chi scrive ma in molti altri casi anche per la scarsa attenzione di chi legge.

Ascoltare attivamente significa anche cogliere quanto il nostro interlocutore scrive “tra le righe” (per farlo abbiamo bisogno di tutta la nostra intelligenza emotiva che ci permette di comprendere le sue emozioni e i suoi stati d’animo).

La conoscenza della persona ci aiuterà in questo ma attenzione a non scivolare nel rischio opposto: lasciare che i preconcetti della relazione coprano o distorcano il significato delle parole.

• Negoziazione e gestione del conflitto
  

Non solo nel “faccia a faccia” è possibile lo scontro ma anche a distanza.

Anzi, è bene sapere che la comunicazione scritta può in molti casi innescare delle bombe relazionali molto più di uno scambio in presenza.

Attraverso lo schermo ci sentiamo più coraggiosi e, di conseguenza, ci lasciamo andare con più facilità: le chat ce ne danno prova ogni giorno, così come i social, dove molte celebrities devono trovarsi a gestire gli improperi di chi si cela dietro un profilo virtuale.

Altro motivo per cui la degenerazione è facile perché dipende dalle difficoltà di interpretazione comunicativa: tono, volume, gestualità e mimica facciale mancano.

Spesso manca anche un contesto relazionale definito, soprattutto in ambito social.

Per essere assertivi nella scrittura, è necessario limitare il più possibile il conflitto e prediligere invece la negoziazione.

Come farlo quando ci arriva una comunicazione scritta irritante?

Ecco alcuni suggerimenti:

• Individuiamo il motivo che ha portato il nostro interlocutore a scrivere un determinato contenuto.
• Non rispondiamo di getto ma aspettiamo il tempo necessario per far raffreddare la nostra reazione emotiva (tecnica del “congelamento della mail”: rimane in bozze all’interno delle ventiquattro ore o al massimo delle quarantotto)
  
• Prima di rispondere rileggiamo con attenzione almeno altre due volte.
  
• Proponiamo al nostro interlocutore un confronto telefonico o di persona.