La gestione delle e-mail

Quanto tempo in una giornata dedichiamo alla lettura delle e-mail e alle relative risposte?

È bene essere consapevoli di quanto tempo utilizziamo per la gestione  della posta elettronica. Per farlo basta annotare nella nostra agenda quanto tempo trascorriamo al computer per gestire le e-mail nell’arco di una o due settimane lavorative:

  •  dedichiamo una quantità di tempo equilibrata alla posta elettronica o investiamo troppo del nostro tempo?
  • come possiamo velocizzarci?
  • abbiamo a disposizione qualcun altro che possa filtrarci i messaggi che riceviamo e/o inviarli al nostro posto?
  • utilizziamo correttamente il software della posta elettronica per sfruttare al massimo le potenzialità e ridurre i tempi?

Le potenzialità della posta elettronica

Alcune opportunità che ci offre il software della posta elettronica e che possono aiutarci a ridurre i tempi sono:

  • impostare la firma automatica del messaggio provvista anche dei nostri recapiti:può aiutarci a risparmiare tempo oltre che aumentare la qualità della nostra immagine;
  • inviare alcuni messaggi di posta elettronica con la stampa unione: ci  consente di inviare contemporaneamente più messaggi personalizzati ai nostri contatti;
  • impostare  messaggi di risposta automatica: ad esempio avere a disposizione una risposta di ringraziamento automatica per chi ci inoltra un curriculum alla casella di posta dedicata alla selezione di nuovo personale;
  • utilizzare l’anteprima automatica per poter eliminare direttamente i messaggi non importanti senza nemmeno doverli aprire e leggere, sprecando così tempo prezioso;
  • stabilire delle regole sui messaggi in arrivo (es. posta indesiderata, filtri antispam, archiviazione automatica in sottocartelle, ecc.) :ci consente di ridurre i tempi di lettura. Nel rispondere ai messaggi abituiamoci a sintetizzare e cerchiamo di ridurre al minimo  l’utilizzo della copia conoscenza e di evitare l’invio di allegati pesanti che rischiano di rallentare e/o in-tasare le caselle di posta dei destinatari. Rispettiamo per primi il tempo altrui evitando di inondare le loro caselle di posta elettronica.È importante dare un feedback ai messaggi di tutti gli interlocutori  importanti. Anche non rispondere ad una e-mail è una risposta: comunica  al mittente che con noi non sì può comunicare. Ha volte è sufficiente rispondere “Sì”, “No”, “Grazie”, “Parliamone”, ecc. Non rispondere molto spesso viene percepito in modo negativ dal mittente come segno di poca considerazione.

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Gestire il tempo relazionale

Veniamo contattati o contattiamo costantemente  decine di interlocutori diversi, dedicando loro ore del nostro tempo: Clienti, colleghi, partner, superiori, amministrazione pubblica, fornitori,…

Il tempo trascorso con i diversi interlocutori al telefono, in colloqui interpersonali, nel gestire la posta elettronica, durante le riunioni, rischia, se non gestito correttamente, di dilatarsi eccessivamente  e di distoglierci dalle nostre reali priorità d’azione, mettendo a rischio la nostra efficienza ed efficacia lavorativa:

  •  quanto del nostro tempo lavorativo è dedicato alla gestione delle relazioni interpersonali?
  •  quanto tempo ci rimane a disposizione per altre attività?
  • nella gestione delle relazioni interpersonali tendo a perdere
    tempo prezioso?
  •  gestiamo in modo equilibrato il tempo  dedicato alle relazioni interpersonali
    rispetto a quello dedicato ad altre attività per noi importanti?


Se abbiamo il minimo dubbio che il tempo che dedichiamo alle richieste di alcuni dei nostri interlocutori superi  i benefici che guadagniamo da questi , significa che è necessario correre ai ripari.
Nella gestione delle comunicazioni interpersonali occorre abituarsi a essere sintetici, arrivando subito al dunque senza divagare troppo. La sintesi aiuta tra l’altro a migliorare la chiarezza del nostro messaggio. Per essere chiari, infatti, è necessario riuscire a dire tutto con il minor numero di parole possibili. Meno parole utilizziamo meno difficile e complesso sarà il processo di ricezione e decodifica dell’interlocutore.
Per
risparmiare molto tempo è utile condividere con i propri interlocutori il tempo a disposizione costringendo entrambi a rispettarlo. Per esempio nelle riunioni, nei colloqui di lavoro, in una telefonata complessa.

 

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