Check list per valutare l’efficacia di una riunione

  • La riunione è cominciata all’orario previsto (massimo cinque minuti di flessibilità)?
  • Tutti i presenti sono stati coinvolti ed hanno avuto modo di esprimere le proprie considerazioni?
  • Abbiamo mantenuto il controllo della discussione sugli obiettivi prefissati della riunione?
  • Gli strumenti di supporto alla riunione sono stati adeguati?
  • È stata rispettata la scaletta della riunione (temi, modalità e tempi)?
  • Siamo riusciti a mantenere alta l’attenzione e l’interesse dei partecipanti?
  • Abbiamo fatto un riassunto finale di quanto detto?
  • Abbiamo ultimato la riunione con la definizione di un concreto piano d’azione (chi fa che cosa entro quando e i relativi momenti di controllo previsti)?
  • La riunione ha raggiunto gli obiettivi prefissati?
  • La riunione è finita all’orario prestabilito?
  • Abbiamo inviato ai partecipanti un resoconto di quanto definito durante la riunione?
  • Abbiamo effettuato lo stato avanzamento lavori rispettando le tempistiche definite?
  • Abbiamo portato a termine il piano d’azione? Questo è naturalmente il parametro di valutazione più importante circa l’efficacia e quindi l’utilità delle nostre riunioni.
  • Abbiamo comunicato e condiviso con i partecipanti i risultati concreti ottenuti anche se negativi?

7 suggerimenti su come utilizzare un’agenda

  1. utilizzare una sola agenda per evitare confusione ed avere un unico punto di riferimento;
  2. avere un adeguato sistema per la protezione e il salvataggio dei dati contenuti nell’agenda per evitare il dramma di una loro perdita. Se attualmente non ha già l’abitudine di tenere una copia di sicurezza dei dati dell’agenda (calendario, attività, contatti, banca delle idee, ecc.), pensi alle conseguenze di una loro scomparsa…;
  3. dedicare del tempo all’analisi di quanto fatto in passato e programmare in anticipo gli impegni evitando l’approccio del giorno prima;
  4. tenere una sezione dell’agenda per annotarsi le buone idee che vengono in mente nel corso della giornata (“La banca delle idee”) per evitare di dimenticarle;
  5. se si utilizza un’agenda cartacea, scrivere con una matita per poter effettuare modifiche e correzioni senza problemi;
  6. scrivere tutto ciò che riguarda i nostri impegni nell’agenda per tenere libera la mente dai pensieri e dalle preoccupazioni;
  7. avere sempre con se l’agenda e aggiornarla in tempo reale per evitare dimenticanze.