I 3 fattori per una delega efficace ai collaboratori



1. Responsabilità del capo e del collaboratore e non solo del collaboratore:

delegare decisioni ad un collaboratore, non significa rinunciare alle proprie responsabilità. Se infatti la delega si concretizza in un fallimento, la responsabilità è anche del capo avendo mal gestito le diverse fasi del processo di delega. La responsabilità è condivisa tra capo e collaboratore.

2. Delegare decisioni e non solo attività:
dopo aver comunicato gli obiettivi da raggiungere ad un collaboratore il manager lo deve rendere autonomo per quanto riguarda la loro realizzazione. Esiste una delega effettiva quando ad esempio il Responsabile del Personale delega ad un suo collaboratore l’attività di ricerca e selezione di una società di consulenza per l’effettuazione di un corso di formazione sulle tecniche di vendita, dopo averne condiviso le linee guida. Non esiste delega di decisioni se al contrario il Responsabile del Personale suggerisce le aziende da contattare, prende parte ai colloqui, legge e seleziona le offerte ricevute e prende lui la scelta finale.

3. Controllare i risultati strada facendo e non solo alla fine:
nel corso del processo di delega il capo deve tenere sotto controllo l’andamento dei risultati conseguiti rispetto agli obiettivi concordati (analisi stato avanzamento lavori), per eventualmente definire insieme al delegato opportune azioni correttive e/o di sostegno.

Check list per preparare una riunione

  • Abbiamo definito con precisione gli obiettivi della riunione?
  • Abbiamo stabilito chi sono i partecipanti alla riunione e valutato le motivazioni del loro coinvolgimento?
  • Abbiamo pensato all’eventuale assegnazione di compiti e responsabilità ai membri della riunione (controllore dei tempi, supporto per la presentazione, segretario addetto alla stesura del verbale o altro)?
  • Abbiamo inviato ai partecipanti l’ordine del giorno (informazioni su obiettivi, tematiche affrontate, orari, luogo, ecc.) con sufficiente anticipo?
  • Abbiamo strutturato la scaletta di svolgimento della riunione (temi, modalità di svolgimento e relative tempistiche)?
  • Abbiamo definito cosa e come fare per stimolare il coinvolgimento e la partecipazione attiva dei presenti?
  • Abbiamo ipotizzato ed analizzato le possibili domande e criticità dei partecipanti?
  • Abbiamo progettato la documentazione da utilizzare durante la riunione?
  • Abbiamo predisposto gli adeguati strumenti di supporto alla riunione: proiettore, lavagna a fogli mobili, documentazione da distribuire ai partecipanti, blocco per gli appunti e penne, acqua e generi di conforto, segnaposti, pennarelli, ecc. ?
  • Abbiamo programmato un sopralluogo per verificare che tutto sia in ordine (disposizione tavoli, funzionalità degli strumenti, ecc.)?
  • Abbiamo pensato a come dare un seguito concreto alla riunione?