Dai chilogrammi di lavoro alla qualità del lavoro

Il tempo può essere classificato in:

  • tempo di mantenimento: necessario per mantenere il benessere fisico dell’organismo (mangiare, dormire, lavarsi, ecc.);
  • tempo lavorativo: il tempo dedicato ad un’attività lavorativa ;
  • tempo libero: il tempo rimasto a disposizione che ognuno può impiegare come meglio crede.

La sfida quotidiana di chiunque è quella di riuscire ad essere efficaci ma allo stesso tempo efficienti sul campo di lavoro evitando che il tempo lavorativo si dilati troppo lasciando meno spazio al tempo di mantenimento e a quello libero (lavorare anche di notte,  nei fine settimana, non fare mai vacanze, ecc.).  Naturalmente non dobbiamo preoccuparci di prolungare il tempo lavorativo quando si tratta di  un’emergenza ma questo non deve diventare routine, altrimenti si rischia di incorrere in frasi del tipo:

  • “Non ho un momento libero…”;
  • “Sono incasinato…”;
  • “Ho mille cose da fare…”;
  • “Non riesco nemmeno più a fare la pausa pranzo…”;
  • “Devo fare sempre gli straordinari…”;
  • sono ormai diventate di uso quotidiano.

Troppe volte  si rischia di confondere il concetto di chilogrammi di lavoro rispetto a quello della qualità degli obiettivi conseguiti. Rimanere in ufficio fino a tardi non deve rappresentare un elemento di prestigio tra i colleghi, a prescindere dagli obiettivi qualitativi e quantitativi raggiunti. Lavorare moltissime ore non significa necessariamente ottenere risulti positivi, anzi molte volte si rischia di lavorare peggio ed in modo inefficiente. Se noi in prima persona non gestiamo il nostro tempo lavorativo sarà lui a gestire noi (atteggiamento passivo).

Il tempo lavorativo non viene misurato in ore (chilogrammi di lavoro) ma in risultati conseguiti. E’ dunque necessario passare da una logica di quantità  ad una di qualità del tempo. Il nostro principale obiettivo deve essere quello di raggiungere obiettivi ambiziosi (efficacia lavorativa) nel minor tempo possibile e con il minor dispendio di investimenti economici (efficienza lavorativa).

Occorre dunque focalizzarsi sugli obiettivi da raggiungere e non sulla necessità di riempire le proprie giornate lavorative di attività. Perseguendo ogni giorno l’efficienza nella gestione del tempo aumentano anche le possibilità di essere efficaci raggiungendo i propri obiettivi lavorativi. Ancora troppo spesso si prende in considerazione il tempo dedicato al lavoro esclusivamente da un punto di vista quantitativo (chilogrammi di lavoro) e non qualitativo. Non a caso molte volte una persona valida viene associata al concetto di lavorare molte ore e di avere molti anni. In entrambe le situazioni si perde di vista il concetto di efficacia: questi due concetti non sono necessariamente sinonimi di validità.

E’ fondamentale domandarsi due cose quando non si raggiunge un obiettivo:

  •  avrei potuto e voluto lavorare più tempo su questo obiettivo?
  •  avrei potuto lavorare meglio?

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Paradossi sulla gestione del tempo: “Non ho tempo”


Tra i paradossi  più diffusi sulla gestione del tempo troviamo:

  • “Non ho tempo…”. È un alibi perché avere un tempo limitato a propria disposizione è naturale, la vera sfida consiste nel scegliere come meglio impiegarlo, scegliendo gli obiettivi e le attività giuste. Non aver il tempo necessario per fare tutto è un dato di fatto ed  è il motivo per cui occorre investirlo in modo ottimale. Frasi del tipo: “Se avessi più tempo allora sì che potrei…”, “Non ho tempo per fare nulla…” sono da eliminare definitivamente. Questo perché non aver tempo per fare qualcosa significa semplicemente che stiamo dando maggiore priorità ad altre attività rispetto a quella in questione. Indipendentemente da come decidiamo di impiegarli in una giornata ci sono sempre e comunque 1440 minuti; l’importante è chiedersi quali siano le attività e gli obiettivi su cui vale la pena investire questi minuti limitati . Gestire il tempo può essere paragonato all’investimento di denaro: dobbiamo scegliere l’investimento migliore valutando i costi, i rischi e la remunerazione attesa.
  • “Fermarsi a riflettere e pianificare fa perdere tempo…”. Pianificare le nostre attività  è un investimento che ci consente di trarre notevoli benefici in termini di maggiore focalizzazione delle nostre attività sugli obiettivi riducendo le perdite di tempo. Bastano 5 minuti al giorno per ottenere risultati visibili. Se non dedichiamo tempo alla pianificazione della giornata lavoreremo in balia degli eventi  che accadono intorno a noi (atteggiamento passivo), e questa sì che rappresenta una grande perdita di tempo.
  • “Vorrei avere più tempo a disposizione da trascorrere con la famiglia e da dedicare al tempo libero, ma non posso…”. Non si tratta di non possedere il tempo necessario, è solamente una questione di priorità. Se riteniamo il tempo libero e la famiglia prioritari, dobbiamo considerarlo allo stesso modo di un importante incontro di lavoro: un punto fermo nella nostra agenda. Ad esempio questa sera esco obbligatoriamente alle ore 17.30 perché voglio andare a fare un giro in bicicletta, segno l’attività in agenda e per nessun motivo la cancellerò. Come sempre ogni volta che decido di fare un’attività dovrò rinunciare a fare qualcosa d’altro: non si può fare tutto.
  • “Pianificare è impossibile, a causa di troppi eventi imprevisti…”. Ogni giorno accadono numerosi imprevisti ed è proprio per questo motivo che gli imprevisti sono una delle poche certezze su cui possiamo fare affidamento. Non possiamo sapere in anticipo di che cosa si tratterà, ma, grazie alla nostra esperienza, possiamo stimarne l’impatto in termini di tempo assorbito. E’ bene seguire una semplice regola per gestire la nostra agenda:
  • La percentuale del nostro tempo da dedicare alle attività programmate deve essere almeno del 60-70%;
  • al massimo un 30-40% del nostro tempo libero da dedicare alla gestione degli imprevisti. Molti imprevisti, infatti, possono essere ignorati, posticipati o delegati ma, e ci lasciamo travolgere dagli imprevisti, anche i nostri risultati saranno sicuramente imprevisti.
  • “Faccio prima a farlo io che a delegare ad altri…”. Questa affermazione può essere veritiera  quando deleghiamo un nuovo compito e/o una nuova responsabilità, ma quanto tempo possiamo recuperare in futuro, quando il collega sarà diventato autonomo? Non delegare ci espone al rischio di es- sere sempre sommersi da una marea di lavoro e di non riuscire mai a ritagliarsi del tempo per pianificare progetti più ambiziosi.
  • “Più ore lavoro, meglio è…”. Dobbiamo porre la nostra attenzione sui risultati che si ottengono e non sulle ore che si utilizzano (chilogrammi di lavoro). Superata una certa quantità di ore di lavoro, perdiamo automaticamente le forze fisiche e mentali necessarie per essere efficaci ma allo stesso efficienti sul lavoro. Essere riposati e rilassati è sicuramente necessario per poter rendere al massimo durante il lavoro, e per far ciò prendersi una pausa per riguadagnare energie e ripartire poi con più slancio, è un’ottima idea.

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