La gestione delle e-mail

Quanto tempo in una giornata dedichiamo alla lettura delle e-mail e alle relative risposte?

È bene essere consapevoli di quanto tempo utilizziamo per la gestione  della posta elettronica. Per farlo basta annotare nella nostra agenda quanto tempo trascorriamo al computer per gestire le e-mail nell’arco di una o due settimane lavorative:

  •  dedichiamo una quantità di tempo equilibrata alla posta elettronica o investiamo troppo del nostro tempo?
  • come possiamo velocizzarci?
  • abbiamo a disposizione qualcun altro che possa filtrarci i messaggi che riceviamo e/o inviarli al nostro posto?
  • utilizziamo correttamente il software della posta elettronica per sfruttare al massimo le potenzialità e ridurre i tempi?

Le potenzialità della posta elettronica

Alcune opportunità che ci offre il software della posta elettronica e che possono aiutarci a ridurre i tempi sono:

  • impostare la firma automatica del messaggio provvista anche dei nostri recapiti:può aiutarci a risparmiare tempo oltre che aumentare la qualità della nostra immagine;
  • inviare alcuni messaggi di posta elettronica con la stampa unione: ci  consente di inviare contemporaneamente più messaggi personalizzati ai nostri contatti;
  • impostare  messaggi di risposta automatica: ad esempio avere a disposizione una risposta di ringraziamento automatica per chi ci inoltra un curriculum alla casella di posta dedicata alla selezione di nuovo personale;
  • utilizzare l’anteprima automatica per poter eliminare direttamente i messaggi non importanti senza nemmeno doverli aprire e leggere, sprecando così tempo prezioso;
  • stabilire delle regole sui messaggi in arrivo (es. posta indesiderata, filtri antispam, archiviazione automatica in sottocartelle, ecc.) :ci consente di ridurre i tempi di lettura. Nel rispondere ai messaggi abituiamoci a sintetizzare e cerchiamo di ridurre al minimo  l’utilizzo della copia conoscenza e di evitare l’invio di allegati pesanti che rischiano di rallentare e/o in-tasare le caselle di posta dei destinatari. Rispettiamo per primi il tempo altrui evitando di inondare le loro caselle di posta elettronica.È importante dare un feedback ai messaggi di tutti gli interlocutori  importanti. Anche non rispondere ad una e-mail è una risposta: comunica  al mittente che con noi non sì può comunicare. Ha volte è sufficiente rispondere “Sì”, “No”, “Grazie”, “Parliamone”, ecc. Non rispondere molto spesso viene percepito in modo negativ dal mittente come segno di poca considerazione.

Per ulteriori notizie visita www.olympos.it

oppure contattaci

La gestione proattiva di imprevisti e interruzioni

Una delle poche certezze nelle nostre giornate di lavoro è il verificarsi di imprevisti. Anche domani sicuramente ci troveremo costretti ad affrontare degli imprevisti e delle interruzioni. A causa di questa sicurezza, tali eventi diventano delle certezze.

Dobbiamo solamente garantire agli imprevisti lo spazio nella nostra agenda per la loro gestione e, soprattutto, imparare a gestirli in modo proattivo invece che lasciarci sopraffare dal loro verificarsi improvviso.

La certezza di un imprevisti non può diventare un alibi che ci distoglie dalla pianificazione del nostro lavoro. Se lasciamo agli imprevisti la possibilità  di dare priorità alle attività da svolgere, molto probabilmente anche i nostri obiettivi saranno imprevisti.

Per gestire proattivamente un imprevisto occorre ricordare che:

  1. un imprevisto non è necessariamente urgente;
  2. un imprevisto non è sempre importante;
  3. è possibile pianificare la risposta ad un imprevisto.

Quindi gli imprevisti da affrontare sono quelli che non possono:

  1. essere ignorati: se non li risolvo avrò conseguenze negative
  2. essere delegati nella loro risoluzione ad altri: nessuno è più opportuno di me per far fronte a questo imprevisto
  3. essere posticipati in un secondo momento: devo risolvere l’imprevisto il prima possibile

Nella gestione della propria giornata lavorativa è bene riservare almeno il 40/30%  del nostro tempo per la gestione di imprevisti, lasciando il restante 60/70% del tempo per le attività già pianificate. Se nel pianificare le nostre attività, occupiamo il 100% del tempo disponibile, significa che al minimo imprevisto (di cui abbiamo la certezza del verificarsi) non avremo il tempo materiale per risolverlo.

 

Per ulteriori informazioni visita il sito www.olympos.it

o contattaci