Paradossi sulla gestione del tempo: “Non ho tempo”


Tra i paradossi  più diffusi sulla gestione del tempo troviamo:

  • “Non ho tempo…”. È un alibi perché avere un tempo limitato a propria disposizione è naturale, la vera sfida consiste nel scegliere come meglio impiegarlo, scegliendo gli obiettivi e le attività giuste. Non aver il tempo necessario per fare tutto è un dato di fatto ed  è il motivo per cui occorre investirlo in modo ottimale. Frasi del tipo: “Se avessi più tempo allora sì che potrei…”, “Non ho tempo per fare nulla…” sono da eliminare definitivamente. Questo perché non aver tempo per fare qualcosa significa semplicemente che stiamo dando maggiore priorità ad altre attività rispetto a quella in questione. Indipendentemente da come decidiamo di impiegarli in una giornata ci sono sempre e comunque 1440 minuti; l’importante è chiedersi quali siano le attività e gli obiettivi su cui vale la pena investire questi minuti limitati . Gestire il tempo può essere paragonato all’investimento di denaro: dobbiamo scegliere l’investimento migliore valutando i costi, i rischi e la remunerazione attesa.
  • “Fermarsi a riflettere e pianificare fa perdere tempo…”. Pianificare le nostre attività  è un investimento che ci consente di trarre notevoli benefici in termini di maggiore focalizzazione delle nostre attività sugli obiettivi riducendo le perdite di tempo. Bastano 5 minuti al giorno per ottenere risultati visibili. Se non dedichiamo tempo alla pianificazione della giornata lavoreremo in balia degli eventi  che accadono intorno a noi (atteggiamento passivo), e questa sì che rappresenta una grande perdita di tempo.
  • “Vorrei avere più tempo a disposizione da trascorrere con la famiglia e da dedicare al tempo libero, ma non posso…”. Non si tratta di non possedere il tempo necessario, è solamente una questione di priorità. Se riteniamo il tempo libero e la famiglia prioritari, dobbiamo considerarlo allo stesso modo di un importante incontro di lavoro: un punto fermo nella nostra agenda. Ad esempio questa sera esco obbligatoriamente alle ore 17.30 perché voglio andare a fare un giro in bicicletta, segno l’attività in agenda e per nessun motivo la cancellerò. Come sempre ogni volta che decido di fare un’attività dovrò rinunciare a fare qualcosa d’altro: non si può fare tutto.
  • “Pianificare è impossibile, a causa di troppi eventi imprevisti…”. Ogni giorno accadono numerosi imprevisti ed è proprio per questo motivo che gli imprevisti sono una delle poche certezze su cui possiamo fare affidamento. Non possiamo sapere in anticipo di che cosa si tratterà, ma, grazie alla nostra esperienza, possiamo stimarne l’impatto in termini di tempo assorbito. E’ bene seguire una semplice regola per gestire la nostra agenda:
  • La percentuale del nostro tempo da dedicare alle attività programmate deve essere almeno del 60-70%;
  • al massimo un 30-40% del nostro tempo libero da dedicare alla gestione degli imprevisti. Molti imprevisti, infatti, possono essere ignorati, posticipati o delegati ma, e ci lasciamo travolgere dagli imprevisti, anche i nostri risultati saranno sicuramente imprevisti.
  • “Faccio prima a farlo io che a delegare ad altri…”. Questa affermazione può essere veritiera  quando deleghiamo un nuovo compito e/o una nuova responsabilità, ma quanto tempo possiamo recuperare in futuro, quando il collega sarà diventato autonomo? Non delegare ci espone al rischio di es- sere sempre sommersi da una marea di lavoro e di non riuscire mai a ritagliarsi del tempo per pianificare progetti più ambiziosi.
  • “Più ore lavoro, meglio è…”. Dobbiamo porre la nostra attenzione sui risultati che si ottengono e non sulle ore che si utilizzano (chilogrammi di lavoro). Superata una certa quantità di ore di lavoro, perdiamo automaticamente le forze fisiche e mentali necessarie per essere efficaci ma allo stesso efficienti sul lavoro. Essere riposati e rilassati è sicuramente necessario per poter rendere al massimo durante il lavoro, e per far ciò prendersi una pausa per riguadagnare energie e ripartire poi con più slancio, è un’ottima idea.

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Risparmiare tempo eliminando gli alibi

Un alibi consiste nell’attribuire la causa di un fallimento personale ad un fattore esterno, scaricando le colpe a qualcosa/qualcuno che non è sotto il nostro controllo. Rappresenta una scusa, una giustificazione a qualcosa che non è andato nel modo che ci aspettavamo.

È molto più facile scaricare la colpa di un insuccesso a qualcosa che non dipende da noi, rispetto a chiederci cosa avremmo potuto fare di più o di diverso per ottenere il risultato che volevamo.

Utilizzare alibi rischia di farci perdere la motivazione necessaria per svolgere le attività. Abituarsi a reagire alle sconfitte in modo positivo evitando gli alibi è un ottimo modo per pretendere sempre il massimo da noi stessi.

Uno degli alibi più utilizzati in ambito lavorativo è l’aggrapparsi al poco tempo che si è avuto a disposizione:

  • se avessi avuto più tempo… (alibi passato);
  • se avessi più tempo allora potrei… (alibi presente);
  • potrò farlo quando avrò più tempo… (alibi futuro).

Per gestire meglio il proprio tempo occorre eliminare completamente la frase “non ho tempo” dal proprio vocabolario. Non avremo in ogni caso tempo infinito a disposizione, ed è appunto per questo che dovremmo evitare di sprecarlo.
Ogni anno, ogni mese, ogni giorno abbiamo a disposizione la stessa quantità di tempo, ma ognuno di noi lo impiega diversamente con risultati altrettanto diversi. Il tempo passa inevitabilmente: non può ritornare, non è possibile immagazzinarlo, fermarlo o recuperarlo.
La causa dei nostri fallimenti non deve essere ricercata nella mancanza di tempo avuto a disposizione ma nel come si è deciso di impiegarlo per raggiungere l’obiettivo prefissato.

Il contesto in cui ci troviamo a lavorare è talmente complicato che porta ogni dipendente in un’azienda ad avere costantemente una mole di attività da svolgere sempre superiore al tempo disponibile da dedicarvi.
La vera sfida consiste nel gestire questo caos focalizzando il nostro tempo sulle attività che incidono maggiormente sui nostri obiettivi.
L’uomo non ha bisogno di più tempo, ma deve imparare a gestirlo in modo più efficiente. Per ottenere maggiori risultati dal nostro tempo possiamo imparare a vivere “qui” ed “ora” nel presente, per attribuire e più valore al nostro tempo e, dunque, alla nostra vita.

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