Delegare ai collaboratori

Gestire in modo efficace il processo di delega rappresenta uno dei requisiti di un manager di successo. È il manager che sceglie perché, a chi, come, quanto e quando delegare. Il manager , infatti, è responsabile  della gestione delle attività delle persone che fanno parte della sua squadra e non solo delle sue attività.

La delega può riguardare:

  1. compiti (cose da fare): il capo si limita a delegare una serie di a tività ai suoi collaboratori stabilendone il relativo piano d’esecuzione . Ad esempio archiviare  le proposte inviate o eliminare i documenti cartacei più vecchi di dieci anni;
  2. decisioni (cose ancora da decidere e da fare): il capo attribuisce momentaneamente una responsabilità  e autorità specifica  a un collaboratore per raggiungere obiettivi specifici. Dopo aver condiviso l’obiettivo,  il collaboratore è  libero di scegliere la strada per raggiungere il risultato prefissato.  Occorre in ogni caso stabilire le modalità di controllo che il capo effettuerà sul lavoro svolto dal delegato.

Alcune domande che un manager deve  porsi regolarmente sono:

  •  gestisco in modo equilibrato il mio tempo dedicato alle attività strategico-tattiche rispetto a quelle operative?
  • quali tra le attività che svolgo personalmente potrei delegare?
  • quali invece  dovrei fare e  non sto facendo per mancanza di tempo?
  • sto facendo crescere le conoscenze, le competenze e le capacità dei miei collaboratori?

Quando delegare ai collaboratori?

È utile avvalersi  della delega quando:

  •  si è sommersii da troppe attività operative, esecutive e/o di routine;
  •  vogliamo  andare in vacanza e/o assentarci dal lavoro senza causare un’interruzione o un rallentamento dell’attività;
  •  esistono attività che i nostri collaboratori possono svolgere meglio di noi e/o con minori spese per l’azienda;
  • non riusciamo più a sostener un carico di lavoro troppo intenso e rischiamo di non portare a termine il compito;
  •  è necessario dedicarsi ad attività più strategiche e di pianificazione, liberandosi così dalle incombenze operative;
  •  non possiamo più gestire tutto in autonomia a causa dell’aumento delle mole di lavoro;
  •  vogliamo far crescere professionalmente i nostri collaboratori.

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I 3 fattori per una delega efficace ai collaboratori



1. Responsabilità del capo e del collaboratore e non solo del collaboratore:

delegare decisioni ad un collaboratore, non significa rinunciare alle proprie responsabilità. Se infatti la delega si concretizza in un fallimento, la responsabilità è anche del capo avendo mal gestito le diverse fasi del processo di delega. La responsabilità è condivisa tra capo e collaboratore.

2. Delegare decisioni e non solo attività:
dopo aver comunicato gli obiettivi da raggiungere ad un collaboratore il manager lo deve rendere autonomo per quanto riguarda la loro realizzazione. Esiste una delega effettiva quando ad esempio il Responsabile del Personale delega ad un suo collaboratore l’attività di ricerca e selezione di una società di consulenza per l’effettuazione di un corso di formazione sulle tecniche di vendita, dopo averne condiviso le linee guida. Non esiste delega di decisioni se al contrario il Responsabile del Personale suggerisce le aziende da contattare, prende parte ai colloqui, legge e seleziona le offerte ricevute e prende lui la scelta finale.

3. Controllare i risultati strada facendo e non solo alla fine:
nel corso del processo di delega il capo deve tenere sotto controllo l’andamento dei risultati conseguiti rispetto agli obiettivi concordati (analisi stato avanzamento lavori), per eventualmente definire insieme al delegato opportune azioni correttive e/o di sostegno.