Delegare ai collaboratori

Gestire in modo efficace il processo di delega rappresenta uno dei requisiti di un manager di successo. È il manager che sceglie perché, a chi, come, quanto e quando delegare. Il manager , infatti, è responsabile  della gestione delle attività delle persone che fanno parte della sua squadra e non solo delle sue attività.

La delega può riguardare:

  1. compiti (cose da fare): il capo si limita a delegare una serie di a tività ai suoi collaboratori stabilendone il relativo piano d’esecuzione . Ad esempio archiviare  le proposte inviate o eliminare i documenti cartacei più vecchi di dieci anni;
  2. decisioni (cose ancora da decidere e da fare): il capo attribuisce momentaneamente una responsabilità  e autorità specifica  a un collaboratore per raggiungere obiettivi specifici. Dopo aver condiviso l’obiettivo,  il collaboratore è  libero di scegliere la strada per raggiungere il risultato prefissato.  Occorre in ogni caso stabilire le modalità di controllo che il capo effettuerà sul lavoro svolto dal delegato.

Alcune domande che un manager deve  porsi regolarmente sono:

  •  gestisco in modo equilibrato il mio tempo dedicato alle attività strategico-tattiche rispetto a quelle operative?
  • quali tra le attività che svolgo personalmente potrei delegare?
  • quali invece  dovrei fare e  non sto facendo per mancanza di tempo?
  • sto facendo crescere le conoscenze, le competenze e le capacità dei miei collaboratori?

Quando delegare ai collaboratori?

È utile avvalersi  della delega quando:

  •  si è sommersii da troppe attività operative, esecutive e/o di routine;
  •  vogliamo  andare in vacanza e/o assentarci dal lavoro senza causare un’interruzione o un rallentamento dell’attività;
  •  esistono attività che i nostri collaboratori possono svolgere meglio di noi e/o con minori spese per l’azienda;
  • non riusciamo più a sostener un carico di lavoro troppo intenso e rischiamo di non portare a termine il compito;
  •  è necessario dedicarsi ad attività più strategiche e di pianificazione, liberandosi così dalle incombenze operative;
  •  non possiamo più gestire tutto in autonomia a causa dell’aumento delle mole di lavoro;
  •  vogliamo far crescere professionalmente i nostri collaboratori.

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9 azioni per delegare con efficacia ai collaboratori

  1. definire cosa e come delegare nell’ambito di un piano predeterminato (non improvvisare);
  2. definire col delegato un contratto chiaro e verificabile che sia compreso senza sollevare aspettative eccessive (contratto psicologico);
  3. chiedere al collaboratore di presentare proposte di soluzioni ai problemi;
  4. accettare il diverso stile di lavoro del delegato;
  5. se necessario offrire aiuto e supporto senza però ritirare la delega;
  6. esercitare il controllo senza invadere lo spazio di lavoro e di autonomia del delegato;
  7. se il lavoro non è soddisfacente dare un feedback costruttivo chiaro e specifico relativo al lavoro, non alla persona: duri con i compiti, morbidi con le persone;
  8. se il lavoro è positivo dare riconoscimenti proporzionali alla qualità e quantità del lavoro svolto in modo specifico. Evitiamo complimenti generici “Bravo” ma evidenziamo gli aspetti che abbiamo maggiormente apprezzato;
  9. se la delega conduce a risultati negativi evitare interventi pesanti a caldo e in pubblico, ma affrontare il problema quanto prima con un apposito colloquio uno a uno.