Check list per preparare una riunione

  • Abbiamo definito con precisione gli obiettivi della riunione?
  • Abbiamo stabilito chi sono i partecipanti alla riunione e valutato le motivazioni del loro coinvolgimento?
  • Abbiamo pensato all’eventuale assegnazione di compiti e responsabilità ai membri della riunione (controllore dei tempi, supporto per la presentazione, segretario addetto alla stesura del verbale o altro)?
  • Abbiamo inviato ai partecipanti l’ordine del giorno (informazioni su obiettivi, tematiche affrontate, orari, luogo, ecc.) con sufficiente anticipo?
  • Abbiamo strutturato la scaletta di svolgimento della riunione (temi, modalità di svolgimento e relative tempistiche)?
  • Abbiamo definito cosa e come fare per stimolare il coinvolgimento e la partecipazione attiva dei presenti?
  • Abbiamo ipotizzato ed analizzato le possibili domande e criticità dei partecipanti?
  • Abbiamo progettato la documentazione da utilizzare durante la riunione?
  • Abbiamo predisposto gli adeguati strumenti di supporto alla riunione: proiettore, lavagna a fogli mobili, documentazione da distribuire ai partecipanti, blocco per gli appunti e penne, acqua e generi di conforto, segnaposti, pennarelli, ecc. ?
  • Abbiamo programmato un sopralluogo per verificare che tutto sia in ordine (disposizione tavoli, funzionalità degli strumenti, ecc.)?
  • Abbiamo pensato a come dare un seguito concreto alla riunione?

Check list per valutare l’efficacia di una riunione

  • La riunione è cominciata all’orario previsto (massimo cinque minuti di flessibilità)?
  • Tutti i presenti sono stati coinvolti ed hanno avuto modo di esprimere le proprie considerazioni?
  • Abbiamo mantenuto il controllo della discussione sugli obiettivi prefissati della riunione?
  • Gli strumenti di supporto alla riunione sono stati adeguati?
  • È stata rispettata la scaletta della riunione (temi, modalità e tempi)?
  • Siamo riusciti a mantenere alta l’attenzione e l’interesse dei partecipanti?
  • Abbiamo fatto un riassunto finale di quanto detto?
  • Abbiamo ultimato la riunione con la definizione di un concreto piano d’azione (chi fa che cosa entro quando e i relativi momenti di controllo previsti)?
  • La riunione ha raggiunto gli obiettivi prefissati?
  • La riunione è finita all’orario prestabilito?
  • Abbiamo inviato ai partecipanti un resoconto di quanto definito durante la riunione?
  • Abbiamo effettuato lo stato avanzamento lavori rispettando le tempistiche definite?
  • Abbiamo portato a termine il piano d’azione? Questo è naturalmente il parametro di valutazione più importante circa l’efficacia e quindi l’utilità delle nostre riunioni.
  • Abbiamo comunicato e condiviso con i partecipanti i risultati concreti ottenuti anche se negativi?