L’audit iniziale: la prima fase del processo di formazione

In cosa consiste e perché è indispensabile

L’audit iniziale sta alla base del processo formativo di un corso. Consiste nella raccolta e analisi di informazioni indispensabili per comprendere le esigenze e gli obiettivi formativi del committente e dei partecipanti. Per essere efficace, l’attività di audit deve identificarsi con le necessità dei 3 attori in gioco in un intervento formativo: formatore, committente e partecipanti. Non dedicare tempo al dialogo iniziale con il committente e i partecipanti per comprendere al meglio le loro richieste rischia di portare il formatore a realizzare un corso poco incisivo, al di sotto delle aspettative dei partecipanti e non incentrato sugli obiettivi di progetto del committente. Se questa fase di analisi e studio iniziale non viene svolta con attenzione prima del corso si rischia di svolgerla durante l’intervento formativo causando una perdita di tempo e di efficacia. Una conoscenza scrupolosa della realtà a cui viene destinato l’intervento e, di conseguenza, un’attenta  pianificazione e personalizzazione del corso sono dei requisiti fondamentali per il successo del corso di formazione.            Occorre, dunque, individuare e comprendere in anticipo quali competenze i partecipanti devono sviluppare in funzione del risultato atteso dal committente.

Consigli per la realizzazione di un audit efficace

E’ utile che il formatore si ponga una serie di domande riguardo ai partecipanti prima di svolgere il corso:

  • A chi è rivolto il corso? (numero, età, ruolo, ecc.)
  • Il gruppo è omogeneo o ci sono delle discordanze?
  • Quali sono i loro obiettivi, le loro difficoltà? Come si svolge una loro giornata lavorativa abituale?
  • Quali e quanti sono i punti di forza e le aree di miglioramento del singolo partecipante?
  • Hanno già conoscenze sulla materia oggetto dell’intervento?
  • Si dimostrano aperti o riluttanti verso la formazione?
  • Hanno già partecipato ad altri interventi formativi in passato? Con quali risultati?
  • Come viene articolato il loro piano formativo  annuale?
  • Hanno delle aspettative per il corso?
  • Come verrà loro illustrata questa nuova iniziativa formativa?
  • Come possono intervenire i partecipanti per la pianificazione e la personalizzazione delle esercitazioni?

È sempre meglio dedicare del tempo alla conoscenza diretta di almeno una parte dei partecipanti al corso perché le informazioni su di loro fornite da altri potrebbero sempre essere distorte. E’ opportuno dunque analizzare le informazioni fornite sia dal committente che dai partecipanti. Inoltre conviene sempre far svolgere l’audit iniziale allo stesso formatore che gestirà l’aula per evitare che nel passaggio di informazioni tra colleghi vengano perse o distorte informazione importanti.
Se il progetto è di grandi dimensioni, consiglio di suddividere il lavoro tra più formatori per avere poi il vantaggio di poter confrontare le informazioni e le opinioni raccolte.  Spesso viene trascurata la necessità di vendere nel giusto modo il corso di formazione ai partecipanti che devono presentarsi in aula preparati e consapevoli di ciò che verrà trattato nell’intervento formativo.                                                                                          Occorre sempre predisporre un pacchetto informativo da inviare ai partecipanti che chiarisca:

  • gli obiettivi dell’intervento;
  • i contenuti;
  • Le date e gli orari;
  • le informazioni logistiche;
  • la presentazione di colui che terrà il corso;
  • la presentazione della società per cui lavora (se è esterna alla azienda del committente) con anche il link al sito web per approfondimenti e ulteriori informazioni.

Inoltre è opportuno inviare insieme al kit informativo alcuni materiali didattici che i partecipanti devono analizzare prima del corso per arrivare in aula preparati almeno per quanto riguarda i principali aspetti teorici dell’intervento formativo (la dispensa, alcuni articoli, un libro, ecc.). E’ importante che anche la formazione aziendale sfrutti il tempo che viene fatto investire ai partecipanti nel modo più efficace possibile. In questo modo è consigliabile per i partecipanti leggere alcune  informazioni prima del corso evitando così di perdere tempo prezioso in aula.

Il ruolo della Direzione e dei vertici aziendali

La sponsorizzazione e la presenza anche della Direzione nel processo di formazione (ad esempio durante l’inizio del progetto, la fine del corso oppure grazie ad una videoconferenza durante il corso) rafforzano senza dubbio l’efficacia dell’intervento. Durante le riunioni con il personale dell’azienda committente è fondamentale  analizzare anche il GRID aziendale (Gruppo Reale di Influenza e di Decisione) al fine di individuare tutte quelle persone che è necessario conoscere e coinvolgere per comprendere correttamente le dinamiche aziendali e per pianificare l’intervento formativo più adatto alle esigenze del Cliente. Riuscire ad includere anche i vertici aziendali (per esempio Amministratore Delegato) e non solamente i Responsabili della Formazione consente al formatore di avere una visione più ampia delle strategie dell’azienda e dunque di avere maggiori possibilità di realizzare un intervento efficace.

Un formatore di successo deve sentirsi parte del progetto, dev’essere percepito dal personale quasi come un valido collega che vuole dare una mano. Deve trovare la passione necessaria per motivare i partecipanti.

Visita il nostro sito www.olympos.it

oppure contattaci

 

Gli stili di docenza: lucidatore o animatore?

Nell’universo della formazione aziendale per distinguere le principali tipologie di formatori suggerisco di utilizzare come parametro, la capacità di coinvolgere e di creare interesse rendendo i partecipanti al corso i protagonisti dell’intervento formativo. Grazie a questo criterio, è possibile individuare due principali categorie di formatori:

I lucidatori

In passato dotati di lucidi trasparenti e lavagna luminosa, oggi si avvalgono  di presentazioni al computer con animazioni, video e foto messe a disposizione dalla tecnologia moderna. Nel corso di una  ora di riescono a presentare decine di lucidi. Il loro metodo consiste nella classica lezione frontale senza interventi da parte dei partecipanti costretti ad ascoltare senza poter dare il proprio contributo personale all’intervento formativo.

Gli animatori

Il loro obiettivo principale è quello di coinvolgere attivamente i partecipanti in modo tale che siano loro stessi in prima persona a essere al centro dell’apprendimento. Gli animatori fanno largo uso delle tecniche di apprendimento attivo: esercitazioni, giochi, autodiagnosi, formazione esperienziale, casi di studio, role play, business game ecc.

Come riconoscere un docente

Per distinguere un lucidatore  da un animatore i principali fattori indicativi sono:

  • “percentuale di intervento dei partecipanti al corso”: quanto spazio lascia il formatore  ai partecipanti del corso per condividere la loro esperienza? Se la percentuale riservata ai corsisti non raggiunge il 50% ci troviamo di fronte a un possibile lucidatore;
  • quantità di tempo dedicato alla lezione frontale in proporzione all’utilizzo di metodi che  coinvolgano attivamente i partecipanti. Se la lezione frontale si prolunga per più di 10 minuti in un’ora, sicuramente la lezione sarà tenuta da  un lucidatore;
  • quantità di slides presentate durante il corso. Un animatore ne usa pochissime nel corso di un’intera giornata formativa e solo nei casi indispensabili nei quali non se ne può fare a meno. Un corso di formazione non deve ridursi a una semplice presentazione con  commento da parte del docente. Secondo la visione “classica/scolastica” del processo di formazione:
  • l’insegnante decide in anticipo e autonomamente gli obiettivi di apprendimento da conseguire al termine della lezione;
  • tra il docente e i partecipanti al corso si instaura un rapporto autoritario-gerarchico, fondato sulla formalità e il distacco;
  • la comunicazione tra l’insegnante e i corsisti avviene in un’unica direzione: l’insegnante spiega e i partecipanti ascoltano, o almeno così si spera;
    • l’apprendimento è prevalentemente teorico ed è incentrato sulla presentazione di informazioni;
    • l’utilizzo di prove pratiche, simulazioni ed esercitazioni è limitato a momenti brevi e sporadici;
    • Il ruolo dei partecipanti è quello di ascoltare: sono protagonisti passivi dell’apprendimento;

Come rendere un intervento formativo efficace

Per garantire l’efficacia di un corso di formazione occorre:

  • raccogliere il maggior numero di informazioni sui partecipanti;
  • avere chiari gli obiettivi del corso;
  • prepararsi sulla materia e mantenersi sempre aggiornati con le ultime novità;
  • utilizzare una vasta gamma di metodi e strumenti di apprendimento;
  • adattare il proprio stile alle esigenze e alle aspettative dei partecipanti;
  • prevedere anticipatamente le possibili criticità e le obiezioni. Molti formatori  cercano di insegnare dicendo alle persone cosa fare . Tuttavia il metodo più efficace per il successo di un intervento formativo  è il coinvolgimento attivo e diretto dei corsisti. Il ruolo di un formatore è quello coinvolgere e motivare i partecipanti (che appunto sono coloro che partecipano) a raggiungere i traguardi  del corso. I partecipanti devono costruire insieme all’animatore la lezione.

I vantaggi di un coinvolgimento attivo

  • consente di mantenere alta l’attenzione e l’interesse per un periodo più lungo;
  • diminuisce la stanchezza fisica;
  • aumenta la capacità di ricordare quanto trattato durante il corso;
  • consente un confronto diretto tra colleghi;
  • valorizza e rende protagonista ciascun partecipante;
  • permette al docente di raccogliere informazioni sui partecipanti e sulle loro esigenze;
  • l’insegnate può verificare passo passo il grado di apprendimento e di gradimento;
  • riduce lo stress da presentazione in pubblico;
  • permette di risparmiare tempo da dedicare all’analisi  dei  dubbi e/o delle criticità emerse dagli esercizi.

Gli interventi formativi classici producono molte idee ma non abbastanza azione. Per trasmettere la “capacità di fare”  l’aula deve trasformarsi in una sorta di palestra in cui i partecipanti si possono allenare per affrontare al meglio le criticità e le opportunità del mondo del lavoro. L’obiettivo, dunque,  è  quello di formare i partecipanti attraverso l’esecuzione in prima persona di esercitazioni, giochi, autodiagnosi, ecc.

La formazione deve essere come l’allenamento per un atleta: un elemento imprescindibile per riuscire a vincere una competizione!

Visita il sito www.olympos.it

oppure contattaci