A caccia di problemi

Diverse sono le definizioni che possono essere attribuite alla parola problema. Di seguito riporto alcune di queste:

  • “Quesito che attende una soluzione” (Devoto Oli).
  • “Una deviazione rispetto ad una norma” (Larousse).
  • “Ogni ordine di difficoltà la cui soluzione incerta implica la possibilità di un’alternativa” (Le Monnier).
  • “Una situazione o un compito dubbi o difficili” (Oxford Dictionary).
  • “Difficoltà che ostacola un’azione” (dizionario alla rovescia del
    Reader’s Digest).
  • “Questione complicata, dubbio da risolvere” (Zingarelli).


I
l termine problema deriva dal greco “proballo” che significa “propongo”. Significa dunque proporre una questione che necessita di essere risolta e, si spera, anche un’idea risolutiva.
Far fronte ai problemi in modo reattivo/passivo significa aspettare che questi si presentino prima di risolverli. Gestirli in modo proattivo vuol dire , invece, giocare d’anticipo lavorando sulla previsione dei possibili problemi pensando fin da subito alle possibili soluzioni.
Applicare il problem solving proattivamente non significa essere pessimisti ma previdenti, ossia capaci di valutare a priori anche scenari sfavorevoli per avere già in mente azioni correttive da attuare.
Alberto Galgano, mette in evidenza la necessità di dedicare tempo ad anticipare i problemi, mettendo in evidenza cosa può andare storto in un progetto e, in generale, in un’attività lavorativa, e non solo a risolverli efficacemente quando si verificano. Un problema presenta sia elementi soggettivi (percezione personale della situazione) sia elementi oggettivi (fatti e dati riscontrabili oggettivamente).

Un problema può essere affrontato come:

1. un ostacolo: la situazione problematica viene percepita come un impedimento che genera irritazione, rabbia, impotenza, ansia, rassegnazione, confusione, passività, negatività, frustrazione e/o pessimismo;

2. una questione da risolvere: la situazione critica viene percepita come un qualcosa che fa parte della quotidianità, causa di calma, serenità, controllo, e desiderio di affrontare e risolvere la questione;

3. una sfida: il problema viene affrontato come una sfida con se stessi. Si coglie l’occasione per apprendere e trasformare un’esperienza negativa in un’opportunità per migliorare. Questa percezione di un problema causa stati d’animo di motivazione, creatività, entusiasmo, positività, dinamismo e voglia di fare.

Per affrontare al meglio i problemi occorre sviluppare un atteggiamento mentale positivo. Le persone che tendono ad autocommiserarsi e a lamentarsi di tutto e di tutti, creandosi spesso problemi che non esistono , sono inclini a rimanere a livello di partenza. Ogni situazione critica che si presenta causa disagio in loro, innescando reazioni emotive negative e pessimistiche a catena.

 

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Risolvere un problema

La soluzione di un problema può essere articolata in tre fasi:

Definizione del problema: qual è il problema? Dove, come, perché si manifesta? Cosa vorrei fare? Avere chiara la situazione problematica significa essere già a metà dell’opera. È molto importante dedicare del tempo ad assicurarsi che il problema sia stato definito chiaramente. E’ opportuno raccogliere ed analizzare le informazioni utili ad identificare con assoluta certezza e precisione il problema da affrontare. Trovare le giuste risposte significa anche saper porre le giuste domande. Occorre inoltre suddividere i problemi complessi in parti più piccole gestibili più facilmente

 Ricerca delle possibili soluzioni e presa di decisione: E’ una fase fondamentale in cui ad ogni causa viene assegnata una soluzione e si effettua una stima delle probabilità di successo di ogni alternativa a disposizione. In questa fase, l’obiettivo è capire chi può fare che cosa per risolvere la criticità. Per  scegliere è necessario avere a disposizione almeno tre alternative per poterle confrontare in modo vantaggioso; questo perché:

  •  avere soltanto una alternativa è una scelta obbligata, non ci sono altre vie di fuga;
  • due alternative a disposizione possono costituire un dilemma;
  •  con tre alternative a nostra disposizione siamo già in condizioni di poter effettuare una scelta basata su valutazioni logiche.
    Non esiste un’unica via che porti ad una destinazione: esiste sempre un’alternativa che è sempre possibile cercare, valutare ed infine attuare. Nel Decision Making vige la regola: “Se qualcosa non funziona, fai qualcos’altro”, ossia evita di accanirti su un’idea che si dimostra fallimento. Questa regola si definisce “Legge della varietà necessaria” e invita al continuo sviluppo di alternative possibili ad una situazione (logica del piano B sempre a portata di mano). Anche nelle negoziazioni si suggerisce di evitare di negoziare senza alternative: si perde potere negoziale e si è in balia dell’interlocutore.
    Una volta definito il risultato, l’obiettivo, il traguardo che si vuole raggiungere, è necessario creare una vasta gamma di alternative tra cui scegliere la più adeguata alla situazione da affrontare. E’ necessario:
  • esaminare con attenzione le possibili soluzioni, immaginando il risultato prodotto da ciascuna di esse: Cosa succederebbe se attuassi questa soluzione? E se invece attuassi quest’altra?;
  • eliminare le soluzioni che già a priori riteniamo un fallimento;
  • tra quelle valide occorre scegliere la migliore: quella che presenta il miglior rapporto tra il risultato sperato e la difficoltà da affrontare per attuarla.

 Piano d’azione

Definire un piano d’azione significa dare attuazione alla decisione e individuare criteri di verifica dell’efficacia. 

La soluzione viene quindi implementata e vagliata alla prova dei fatti:

  • il problema è cambiato come da previsione?
  • cosa non ha funzionato e cosa sì?
  • cosa occorre mettere in atto in aggiunta a ciò che abbiamo già fatto?

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