Paradossi sulla gestione del tempo: “Non ho tempo”


Tra i paradossi  più diffusi sulla gestione del tempo troviamo:

  • “Non ho tempo…”. È un alibi perché avere un tempo limitato a propria disposizione è naturale, la vera sfida consiste nel scegliere come meglio impiegarlo, scegliendo gli obiettivi e le attività giuste. Non aver il tempo necessario per fare tutto è un dato di fatto ed  è il motivo per cui occorre investirlo in modo ottimale. Frasi del tipo: “Se avessi più tempo allora sì che potrei…”, “Non ho tempo per fare nulla…” sono da eliminare definitivamente. Questo perché non aver tempo per fare qualcosa significa semplicemente che stiamo dando maggiore priorità ad altre attività rispetto a quella in questione. Indipendentemente da come decidiamo di impiegarli in una giornata ci sono sempre e comunque 1440 minuti; l’importante è chiedersi quali siano le attività e gli obiettivi su cui vale la pena investire questi minuti limitati . Gestire il tempo può essere paragonato all’investimento di denaro: dobbiamo scegliere l’investimento migliore valutando i costi, i rischi e la remunerazione attesa.
  • “Fermarsi a riflettere e pianificare fa perdere tempo…”. Pianificare le nostre attività  è un investimento che ci consente di trarre notevoli benefici in termini di maggiore focalizzazione delle nostre attività sugli obiettivi riducendo le perdite di tempo. Bastano 5 minuti al giorno per ottenere risultati visibili. Se non dedichiamo tempo alla pianificazione della giornata lavoreremo in balia degli eventi  che accadono intorno a noi (atteggiamento passivo), e questa sì che rappresenta una grande perdita di tempo.
  • “Vorrei avere più tempo a disposizione da trascorrere con la famiglia e da dedicare al tempo libero, ma non posso…”. Non si tratta di non possedere il tempo necessario, è solamente una questione di priorità. Se riteniamo il tempo libero e la famiglia prioritari, dobbiamo considerarlo allo stesso modo di un importante incontro di lavoro: un punto fermo nella nostra agenda. Ad esempio questa sera esco obbligatoriamente alle ore 17.30 perché voglio andare a fare un giro in bicicletta, segno l’attività in agenda e per nessun motivo la cancellerò. Come sempre ogni volta che decido di fare un’attività dovrò rinunciare a fare qualcosa d’altro: non si può fare tutto.
  • “Pianificare è impossibile, a causa di troppi eventi imprevisti…”. Ogni giorno accadono numerosi imprevisti ed è proprio per questo motivo che gli imprevisti sono una delle poche certezze su cui possiamo fare affidamento. Non possiamo sapere in anticipo di che cosa si tratterà, ma, grazie alla nostra esperienza, possiamo stimarne l’impatto in termini di tempo assorbito. E’ bene seguire una semplice regola per gestire la nostra agenda:
  • La percentuale del nostro tempo da dedicare alle attività programmate deve essere almeno del 60-70%;
  • al massimo un 30-40% del nostro tempo libero da dedicare alla gestione degli imprevisti. Molti imprevisti, infatti, possono essere ignorati, posticipati o delegati ma, e ci lasciamo travolgere dagli imprevisti, anche i nostri risultati saranno sicuramente imprevisti.
  • “Faccio prima a farlo io che a delegare ad altri…”. Questa affermazione può essere veritiera  quando deleghiamo un nuovo compito e/o una nuova responsabilità, ma quanto tempo possiamo recuperare in futuro, quando il collega sarà diventato autonomo? Non delegare ci espone al rischio di es- sere sempre sommersi da una marea di lavoro e di non riuscire mai a ritagliarsi del tempo per pianificare progetti più ambiziosi.
  • “Più ore lavoro, meglio è…”. Dobbiamo porre la nostra attenzione sui risultati che si ottengono e non sulle ore che si utilizzano (chilogrammi di lavoro). Superata una certa quantità di ore di lavoro, perdiamo automaticamente le forze fisiche e mentali necessarie per essere efficaci ma allo stesso efficienti sul lavoro. Essere riposati e rilassati è sicuramente necessario per poter rendere al massimo durante il lavoro, e per far ciò prendersi una pausa per riguadagnare energie e ripartire poi con più slancio, è un’ottima idea.

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Gestire il tempo relazionale

Veniamo contattati o contattiamo costantemente  decine di interlocutori diversi, dedicando loro ore del nostro tempo: Clienti, colleghi, partner, superiori, amministrazione pubblica, fornitori,…

Il tempo trascorso con i diversi interlocutori al telefono, in colloqui interpersonali, nel gestire la posta elettronica, durante le riunioni, rischia, se non gestito correttamente, di dilatarsi eccessivamente  e di distoglierci dalle nostre reali priorità d’azione, mettendo a rischio la nostra efficienza ed efficacia lavorativa:

  •  quanto del nostro tempo lavorativo è dedicato alla gestione delle relazioni interpersonali?
  •  quanto tempo ci rimane a disposizione per altre attività?
  • nella gestione delle relazioni interpersonali tendo a perdere
    tempo prezioso?
  •  gestiamo in modo equilibrato il tempo  dedicato alle relazioni interpersonali
    rispetto a quello dedicato ad altre attività per noi importanti?


Se abbiamo il minimo dubbio che il tempo che dedichiamo alle richieste di alcuni dei nostri interlocutori superi  i benefici che guadagniamo da questi , significa che è necessario correre ai ripari.
Nella gestione delle comunicazioni interpersonali occorre abituarsi a essere sintetici, arrivando subito al dunque senza divagare troppo. La sintesi aiuta tra l’altro a migliorare la chiarezza del nostro messaggio. Per essere chiari, infatti, è necessario riuscire a dire tutto con il minor numero di parole possibili. Meno parole utilizziamo meno difficile e complesso sarà il processo di ricezione e decodifica dell’interlocutore.
Per
risparmiare molto tempo è utile condividere con i propri interlocutori il tempo a disposizione costringendo entrambi a rispettarlo. Per esempio nelle riunioni, nei colloqui di lavoro, in una telefonata complessa.

 

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