L’audit iniziale: la prima fase del processo di formazione

In cosa consiste e perché è indispensabile

L’audit iniziale sta alla base del processo formativo di un corso. Consiste nella raccolta e analisi di informazioni indispensabili per comprendere le esigenze e gli obiettivi formativi del committente e dei partecipanti. Per essere efficace, l’attività di audit deve identificarsi con le necessità dei 3 attori in gioco in un intervento formativo: formatore, committente e partecipanti. Non dedicare tempo al dialogo iniziale con il committente e i partecipanti per comprendere al meglio le loro richieste rischia di portare il formatore a realizzare un corso poco incisivo, al di sotto delle aspettative dei partecipanti e non incentrato sugli obiettivi di progetto del committente. Se questa fase di analisi e studio iniziale non viene svolta con attenzione prima del corso si rischia di svolgerla durante l’intervento formativo causando una perdita di tempo e di efficacia. Una conoscenza scrupolosa della realtà a cui viene destinato l’intervento e, di conseguenza, un’attenta  pianificazione e personalizzazione del corso sono dei requisiti fondamentali per il successo del corso di formazione.            Occorre, dunque, individuare e comprendere in anticipo quali competenze i partecipanti devono sviluppare in funzione del risultato atteso dal committente.

Consigli per la realizzazione di un audit efficace

E’ utile che il formatore si ponga una serie di domande riguardo ai partecipanti prima di svolgere il corso:

  • A chi è rivolto il corso? (numero, età, ruolo, ecc.)
  • Il gruppo è omogeneo o ci sono delle discordanze?
  • Quali sono i loro obiettivi, le loro difficoltà? Come si svolge una loro giornata lavorativa abituale?
  • Quali e quanti sono i punti di forza e le aree di miglioramento del singolo partecipante?
  • Hanno già conoscenze sulla materia oggetto dell’intervento?
  • Si dimostrano aperti o riluttanti verso la formazione?
  • Hanno già partecipato ad altri interventi formativi in passato? Con quali risultati?
  • Come viene articolato il loro piano formativo  annuale?
  • Hanno delle aspettative per il corso?
  • Come verrà loro illustrata questa nuova iniziativa formativa?
  • Come possono intervenire i partecipanti per la pianificazione e la personalizzazione delle esercitazioni?

È sempre meglio dedicare del tempo alla conoscenza diretta di almeno una parte dei partecipanti al corso perché le informazioni su di loro fornite da altri potrebbero sempre essere distorte. E’ opportuno dunque analizzare le informazioni fornite sia dal committente che dai partecipanti. Inoltre conviene sempre far svolgere l’audit iniziale allo stesso formatore che gestirà l’aula per evitare che nel passaggio di informazioni tra colleghi vengano perse o distorte informazione importanti.
Se il progetto è di grandi dimensioni, consiglio di suddividere il lavoro tra più formatori per avere poi il vantaggio di poter confrontare le informazioni e le opinioni raccolte.  Spesso viene trascurata la necessità di vendere nel giusto modo il corso di formazione ai partecipanti che devono presentarsi in aula preparati e consapevoli di ciò che verrà trattato nell’intervento formativo.                                                                                          Occorre sempre predisporre un pacchetto informativo da inviare ai partecipanti che chiarisca:

  • gli obiettivi dell’intervento;
  • i contenuti;
  • Le date e gli orari;
  • le informazioni logistiche;
  • la presentazione di colui che terrà il corso;
  • la presentazione della società per cui lavora (se è esterna alla azienda del committente) con anche il link al sito web per approfondimenti e ulteriori informazioni.

Inoltre è opportuno inviare insieme al kit informativo alcuni materiali didattici che i partecipanti devono analizzare prima del corso per arrivare in aula preparati almeno per quanto riguarda i principali aspetti teorici dell’intervento formativo (la dispensa, alcuni articoli, un libro, ecc.). E’ importante che anche la formazione aziendale sfrutti il tempo che viene fatto investire ai partecipanti nel modo più efficace possibile. In questo modo è consigliabile per i partecipanti leggere alcune  informazioni prima del corso evitando così di perdere tempo prezioso in aula.

Il ruolo della Direzione e dei vertici aziendali

La sponsorizzazione e la presenza anche della Direzione nel processo di formazione (ad esempio durante l’inizio del progetto, la fine del corso oppure grazie ad una videoconferenza durante il corso) rafforzano senza dubbio l’efficacia dell’intervento. Durante le riunioni con il personale dell’azienda committente è fondamentale  analizzare anche il GRID aziendale (Gruppo Reale di Influenza e di Decisione) al fine di individuare tutte quelle persone che è necessario conoscere e coinvolgere per comprendere correttamente le dinamiche aziendali e per pianificare l’intervento formativo più adatto alle esigenze del Cliente. Riuscire ad includere anche i vertici aziendali (per esempio Amministratore Delegato) e non solamente i Responsabili della Formazione consente al formatore di avere una visione più ampia delle strategie dell’azienda e dunque di avere maggiori possibilità di realizzare un intervento efficace.

Un formatore di successo deve sentirsi parte del progetto, dev’essere percepito dal personale quasi come un valido collega che vuole dare una mano. Deve trovare la passione necessaria per motivare i partecipanti.

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Un formatore di successo: conoscenze, competenze e atteggiamenti

Le principali caratteristiche che un formatore di successo deve possedere per avere successo nel suo campo sono:

sapere (conoscenze):

  • padroneggiare i contenuti del corso di formazione anche attraverso un continuo aggiornamento personale possibile grazie alla lettura, alla visione di film, al confronto con colleghi del settore  e alla partecipazione a corsi di formazione;
  •  conoscere i partecipanti all’intervento formativo dal punto di vista del ruolo, delle esperienze precedenti e dalla loro realtà di appartenenza
  •  essere al passo con le nuove possibilità messe a disposizione dalla tecnologia moderna anche nel campo degli interventi formativi (videoconferenze, supporti multimediali ecc.);

saper fare/saper far fare (competenze):

  •  utilizzare nel miglior modo possibile  i diversi metodi di formazione (giochi, esercitazioni, role play, ecc.) sia in fase di progettazione del corso che nell’effettiva erogazione dell’intervento di formazione;
  • mantenere attivo l’interesse dei partecipanti al corso, rendendoli protagonisti attivi dell’intervento formativo;
  •  aver acquisito un’ esperienza diretta sul campo per quanto riguarda la tematica oggetto del corso formativo. Ad esempio è utile che un corso di vendita sia tenuto da un venditore mentre uno sulla gestione del personale da un manager;
  •  ottenere un forte impegno e partecipazione da parte della Direzione dell’azienda. Se un intervento formativo non è  prima approvato e dunque voluto fortemente dalla Direzione, difficilmente sortirà l’effetto sperato sui partecipanti e sarà in linea con gli obiettivi e le strategie dell’azienda
  • saper utilizzare senza problemi, in autonomia e senza perdere tempo gli strumenti tecnologici a supporto della lezione formativa: computer, videoproiettori, telecamere, impianti video e audio ecc;
  • saper valorizzare se stesso e  l’azienda presso cui si lavora e l’utilità del proprio intervento sia al committente che ai corsisti in aula;
  • rispettare il tempo prestabilito e la scaletta del corso  (naturalmente costruita in funzione delle necessità dei partecipanti) gestendo le dinamiche di gruppo e le possibili tipologie  di partecipanti che potrebbero presentarsi al corso sollevando domande, dubbi o obiezioni;
  •  saper cogliere anche i più piccoli segnali da parte dell’aula per adattare al meglio l’intervento e approfondire gli argomenti più salienti. Il formatore deve essere in grado di osservare se stesso nel rapporto con i partecipanti, analizzando il livello di gradimento e rispondenza degli argomenti trattati in relazione alle esigenze dei partecipanti, catturando le  reazioni dei partecipanti durante la tenuta del corso;
  •  comunicare chiaramente i contenuti principali oggetto del corso di formazione. Un buon formatore non può non saper esprimere al meglio i propri concetti. Un formatore di successo è anche un oratore!;
  • deve saper trasmettere entusiasmo e  traferire la passione per la materia del corso ai partecipanti. Se il formatore stesso non è soddisfatto della riuscita del proprio corso, probabilmente non lo saranno neanche i partecipanti;

saper essere (atteggiamenti):

Il formatore di successo non solo deve possedere la conoscenza, ma deve anche essere in grado di adottare determinati atteggiamenti di fronte ai partecipanti; dev’essere:

  • sicuro di sé e contemporaneamente umile: il formatore possiede tutto il necessario per realizzare un intervento formativo di successo, ma, allo stesso tempo, con umiltà deve riconoscere la continua possibilità di miglioramento;
  •  motivato e indirizzato verso la realizzazione degli obiettivi del corso: ha chiaro ciò che deve ottenere e ha progettato il miglior modo possibile per raggiungere ciò che si è prefissato di fare;
  • spontaneo e vero: il formatore non deve rivestire un ruolo diverso da ciò che in reltà è. Deve essere se stesso: i partecipanti apprezzeranno di certo la spontaneità;
  • convinto: il formatore ha la certezza di poter essere utile ai partecipanti. Un formatore efficace durante la fase di progettazione di un corso formativo deve avere la capacità di capire quando il proprio contributo può essere positivo e rifiutare invece  le  sfide che considera già perse in partenza. Deve saper ammettere quando la situazione richiede l’intervento da parte di un’altra persona probabilmente più adatta a tenere quella lezione. Se non siamo convinti della riuscita del corso è sempre meglio rifiutare il progetto sin dall’inizio. Se un formatore inizia un intervento con la consapevolezza di non avere tutte le capacità per realizzare al meglio il corso, allora difficilmente ciò che otterrà sarà diverso dalle scarse aspettative che aveva;
  •  appassionato e soddisfatto del proprio proprio lavoro: questo atteggiamento rappresenta il punto di forza di un formatore efficace. Prima di poter trasmettere entusiasmo bisogna averlo acquisito in prima persona!

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