La gestione proattiva di imprevisti e interruzioni

Una delle poche certezze nelle nostre giornate di lavoro è il verificarsi di imprevisti. Anche domani sicuramente ci troveremo costretti ad affrontare degli imprevisti e delle interruzioni. A causa di questa sicurezza, tali eventi diventano delle certezze.

Dobbiamo solamente garantire agli imprevisti lo spazio nella nostra agenda per la loro gestione e, soprattutto, imparare a gestirli in modo proattivo invece che lasciarci sopraffare dal loro verificarsi improvviso.

La certezza di un imprevisti non può diventare un alibi che ci distoglie dalla pianificazione del nostro lavoro. Se lasciamo agli imprevisti la possibilità  di dare priorità alle attività da svolgere, molto probabilmente anche i nostri obiettivi saranno imprevisti.

Per gestire proattivamente un imprevisto occorre ricordare che:

  1. un imprevisto non è necessariamente urgente;
  2. un imprevisto non è sempre importante;
  3. è possibile pianificare la risposta ad un imprevisto.

Quindi gli imprevisti da affrontare sono quelli che non possono:

  1. essere ignorati: se non li risolvo avrò conseguenze negative
  2. essere delegati nella loro risoluzione ad altri: nessuno è più opportuno di me per far fronte a questo imprevisto
  3. essere posticipati in un secondo momento: devo risolvere l’imprevisto il prima possibile

Nella gestione della propria giornata lavorativa è bene riservare almeno il 40/30%  del nostro tempo per la gestione di imprevisti, lasciando il restante 60/70% del tempo per le attività già pianificate. Se nel pianificare le nostre attività, occupiamo il 100% del tempo disponibile, significa che al minimo imprevisto (di cui abbiamo la certezza del verificarsi) non avremo il tempo materiale per risolverlo.

 

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