9 consigli per comunicare efficacemente

Per una comunicazione efficace occorre:


Separare i fatti dalle opinioni personali e dai sentimenti.

Bisogna sempre distinguere, all’interno del nostro messaggio, la dimensione dei fatti (il contenuto neutro della comunicazione) dalle proprie opinioni personali e dai sentimenti che i fatti in questione provocano al fine di evitare un approccio manipolatorio.


Partire dal conosciuto dell’altro.

Porre l’altro al centro dell’attenzione. Non dobbiamo dare nulla per scontato in merito alla semplicità o complessità del contenuto, e al livello di conoscenze del nostro interlocutore.


Procedere logicamente dal generale al particolare.

Procedere logicamente nella formulazione dei messaggi evidenziando la loro struttura del discorso, utilizzando l’introduzione come strumento di facilitazione dell’apprendimento nell’interlocutore.
Collegare tra loro i concetti che vogliamo esporre, evidenziando i processi logici (es. causa-effetto) alla base del nostro discorso.


Adeguare il numero delle informazioni.

Un errore tipico è rappresentato dall’incapacità di chi comunica di governare il numero delle informazioni trasferite nel corso dell’incontro. Sappiamo che troppe informazioni trasferite nel corso dello stesso incontro non possono essere memorizzate, a causa del fenomeno della dispersione delle informazioni. Il numero delle informazioni trasmesse devono essere adeguate, coerenti al tempo in nostro possesso e alle caratteristiche del nostro interlocutore.


Adeguare il linguaggio all’interlocutore.

Semplici termini tecnici e/o parole straniere possono stravolgere il significato della nostra comunicazione. A volte nelle medesime aziende è difficile capirsi da un settore-funzione all’altro, questo a causa di un eccessivo utilizzo di termini tecnici, propri dei diversi “saperi” (es. la procedura d70, higtligts, jtd).


Curare la comunicazione non verbale.

La sua coerenza con il contenuto. Gran parte dei messaggi che scambiamo all’interno del processo sono di natura non verbale, messaggi, che naturalmente vengono analizzati ed interpretati dai nostri interlocutori. Quando risultano incoerenti rispetto al piano verbale generano comunicazioni inefficaci.


Fare uso di esempi e metafore.

Esempi e metafore permettono all’interlocutore di ancorare il contenuto alla sua esperienza e alle sue conoscenze. Un comunicatore efficace è un grande utilizzatore di esempi figurati. L’esempio è una sorta di campo neutro della comunicazione, dove le persone si incontrano per scambiarsi dei significati in un terreno non troppo condizionato.


Verificare il feedback.

Sono tre le dimensioni del feedback:
– il feedback di ascolto: l’interlocutore presta attenzione alla nostra comunicazione;
– il feedback di comprensione: comprende il significato della nostra comunicazione;
– il feedback di accettazione: condivide il contenuto della nostra comunicazione.


Fare una sintesi finale.

Per fissare nella memoria del nostro interlocutore i concetti chiave. L’efficacia delle sintesi e dei riassunti in itinere è dimostrata dal fenomeno, tipico della comunicazione umana, secondo il quale un’informazione ripetuta nel tempo tende a diventare vera. Più volte trasmetto un messaggio al mio interlocutore, più aumento le probabilità di creazione di consenso (ridondanza della comunicazione).

2 tecniche per comunicare una cattiva notizia




1. Approccio diretto

“Buongiorno Signor Chinelli. Sono Di Maggio della Import-Export. Può parlare in questo momento?”…

“Abbiamo commesso un errore nel conto che vi abbiamo mandato ieri; la cifra addebitata non è di 500 euro, ma di 760. Mi scuso per la svista di cui sono responsabile io stesso e vorrei sincerarmi che la correzione risulti anche a voi”.

2. Approccio buone/cattive notizie
“Buongiorno Signor Chinelli. Sono Di Maggio della Import-Export. Può parlare in questo momento?”…

“Volevo parlarle personalmente innanzitutto per dirle che il nostro tecnico sarà da voi venerdì, come eravamo d’accordo. C’è poi un altro aspetto che desidero discutere con lei. Ho commesso un errore di calcolo nel conteggio delle ore di assistenza che vi abbiamo fornito, per cui la cifra non è di 500 euro, come le avevo detto nella nostra ultima conversazione, ma di 760 euro. Mi scuso per l’errore e spero che controllando anche lei le ore di assistenza sarà d’accordo sulla modifica della fattura”.