Corso La gestione del tempo / Time management

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Corso La gestione del tempo - Time management

"Non ho tempo" è la constatazione da cui dobbiamo partire per costruire un'efficace gestione delle nostre attività lavorative. Sempre e comunque non abbiamo il tempo per poter riuscire a fare tutto, è appunto per questo motivo che già da oggi eviteremo di sprecarlo.

È indispensabile scegliere su cosa concentrare i nostri sforzi per evitare il rischio di disperdere le nostre energie e girare a vuoto. Se non state gestendo il vostro tempo lavorativo (atteggiamento proattivo) significa che è il tempo lavorativo che vi sta gestendo (atteggiamento reattivo).

Nel caos del lavoro quotidiano occorre portare avanti i propri piani d'azione agendo e non solo reagendo. Nella gestione proattiva delle nostre attività facciamo in prevalenza quello che abbiamo deciso e quindi le cose più importanti, nella gestione reattiva facciamo quello che altri o gli eventi ci richiedono (e magari non le più importanti).

La causa di mancati obiettivi non va ricercata nella carenza di tempo avuto a disposizione ma nel come si sono scelte ed effettuate le attività. Ogni giorno, ogni mese, ogni anno abbiamo tutti la stessa quantità di tempo, ma ognuno di noi lo impiega in maniera molto diversa con risultati molto diversi.

Non abbiamo bisogno di più tempo, ma di utilizzarlo nel modo migliore per dare più valore al nostro tempo e di conseguenza alla nostra vita.

Occorre non confondere la quantità di lavoro (ore di lavoro) con la qualità del lavoro (risultati ottenuti e livello di soddisfazione personale). Un rischio è rappresentato da un eccessivo orientamento alle ore di lavoro, rispetto ai risultati che si ottengono.

Dimostrare che si lavora molte ore, che si fanno straordinari, che si lavora anche nel fine settimana e che non si ha un momento libero, diventa l'obiettivo principale. Preoccuparsi più di riempire le giornate di lavoro che di raggiungere gli obiettivi.

Molte volte si confondono le attività con i risultati. L'obiettivo diventa quello di essere così occupato da non avere il tempo per pensare ad altro. Più ore si lavora, più ci sembra di avere tempo a disposizione per completare il lavoro e più ci si affatica.

Si procede più lentamente e si ha così bisogno di più ore. Per ottenere più risultati la strada da percorrere è quella di riuscire a lavorare meglio sfruttando fino in fondo ogni minuto della nostra giornata lavorativa. Uscire per ultimi dall'ufficio la sera, di per se non dimostra nulla:

  • Quali sono gli obiettivi raggiunti?
  • Quante ore di lavoro potrebbero essere risparmiate lavorando meglio?
  • Siamo soddisfatti del nostro lavoro?

Occorre decidere di dedicare un tempo adeguato alla pianificazione e all'organizzazione del nostro futuro. Occorre passare da una gestione del tempo come "giornate di lavoro da riempire" (dedicare tutto il proprio tempo a disposizione) ad "organizzare azioni calibrate sui nostri obiettivi". La maggior parte dei problemi nella gestione del tempo è compreso in tre grandi ambiti:

  • pianificare e programmare il futuro definendo gli obiettivi finali ed intermedi della nostra attività;
  • agire in modo da portare a termine le attività ad alta priorità;
  • gestire le relazioni interpersonali in modo efficace ed efficiente.

Obiettivi del corso:

  • gestire in modo efficace (raggiungere gli obiettivi) ed efficiente (ottimizzare l'utilizzo delle risorse) il proprio tempo;
  • analizzare l'attuale programmazione personale per consentire un salto qualitativo nel raggiungimento dei propri obiettivi;
  • acquisire maggiore consapevolezza nella gestione del tempo per ridurre tensioni e possibili cause di stress negativo.

Programma del corso: La gestione del tempo / Time management

  • Apertura lavori e raccolta aspettative dei partecipanti al corso;
  • i paradossi nella gestione del tempo:
    • "Non ho tempo per..."
    • "Fermarsi a riflettere e pianificare fa perdere tempo..."
    • "Pianificare è impossibile, ci sono troppi eventi imprevisti..."
    • "Faccio prima a farlo io che a delegare ad altri...";
  • le sette leggi del tempo:
    • La legge di Pareto: il 20% delle attività che svolgiamo produce l'80% dei nostri risultati.
    • La legge di Parkinson: "il lavoro dura sempre quel tanto che è necessario a colmare il tempo disponibile per farlo"
    • La legge di Fraisse: il tempo è una variabile soggettiva, ciò che ci piace passa velocemente, ciò che non ci piace diventa eterno.
    • La legge di Illich: superata una certa soglia di lavoro l'efficacia personale tende a decrescere.
    • La legge di Murphy: ogni lavoro prende più tempo di quanto abbiamo inizialmente previsto.
    • La legge di Douglas dell'accumulo: l'accumulo tende a espandersi fino a occupare ogni spazio disponibile per contenerlo.
    • La legge di Carlson: svolgere un'attività in maniera continua prende meno tempo che spezzarla in più momenti.
  • "Faber est suae quisque fortunae" (ognuno è artefice del proprio destino): eliminare gli alibi;
  • il controllo degli eventi interno od esterno;
  • sviluppare una visione positiva nella gestione del caos quotidiano;
  • essere efficienti per aumentare la probabilità di essere efficaci;
  • passare dalla logica dei kilogrammi di lavoro alla qualità del lavoro;
  • ottimizzare la propria curva di efficienza lavorativa
  • lavorare divertendosi: combattere stress ed ansia;
  • stressor, stress, eustress e distress: contrastare distress ed ansia;
  • pianificare non significa sognare;
  • dove siamo? Dove vogliamo andare? Come vogliamo fare per arrivarci?
  • tenere sotto controllo il tempo;
  • monitorare il ROI (Ritorno sull'investimento) delle attività;
  • tenere sotto controllo i risultati;
  • decidere cosa non fare: dire di sì vuol dire di no (silenzioso);
  • lavorare “hic et nunc” (qui ed ora): i risultati di un anno sono la somma dei risultati di ogni giorno;
  • focalizzarsi sulle priorità;
  • la gestione dell'agenda;
  • la gestione degli imprevisti e delle interruzioni;
  • ottimizzare il tempo relazionale;
  • delegare ai collaboratori;
  • far dimagrire i “mangiatori di tempo”;
  • Il Piano Personale di Miglioramento: costruire un piano d’azione concreto per lavorare sulle proprie aree di miglioramento individuate durante il corso di formazione:
    • cosa voglio continuare a fare?
    • Cosa voglio evitare?
    • Cosa voglio iniziare a fare?

Durante il corso di formazione sperimenterete:

  • autoanalisi individuale sulla gestione del tempo: punti di Forza e aree di miglioramento nella gestione del tempo;
  • caso di studio sull'efficacia e l'efficienza nella gestione del tempo;
  • allenarsi ad agire velocemente;
  • autodiagnosi sul proprio approccio alla pianificazione;
  • monitorare il ROI (Return On Investment) delle attività;
  • costruire un quadro di volo personale per tenere sotto controllo i principali indicatori dell'efficacia/efficienza personale e/o aziendale;
  • autodiagnosi: sai dire di no?;
  • esercizio: imparare a dire di no;
  • focalizzarsi sulle priorità;
  • utilizzo di un flow chart per definire le priorità;
  • stato attuale e piano di miglioramento sulla delega" (riferito ad un collaboratore in particolare);
  • caccia ai mangiatori di tempo per ottimizzare la gestione del tempo;
  • check list: 50 suggerimenti per lavorare meglio;
  • piano d'azione sulla gestione del tempo;
  • la banca del tempo: idee da mettere in pratica sulla gestione del tempo.

Time management: affilare i denti della sega...

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