La preparazione dell'aula

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Articolo tratto dal libro:

Formazione aziendale
"Formazione formatori: emergere con i risultati dalla giungla della formazione aziendale" di Gianluca Gambirasio, FrancoAngeli 2010  

Libro

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2. La preparazione dell’aula

«Nell’esercizio anche del più umile dei mestieri, lo stile è un fatto decisivo». Heinrich Böll

E’ opportuno giungere alla sede di svolgimento del corso almeno quarantacinque minuti prima dell’inizio per verificare l’aula e i supporti. Arrivare in anticipo ci garantisce inoltre un buon elastico per la gestione di eventuali imprevisti. Sempre meglio aver poi il tempo per gustarsi con tutta calma un buon caffè rispetto ad arrivare trafelati o peggio ancora in ritardo.
Se il formatore arriva con un ritardo di trenta minuti e ci sono quindici persone ad aspettarlo, oltre al non rispetto degli altri, causa all’azienda un danno economico di ben quattrocentocinquanta minuti (= sette ore e mezza di lavoro).
Le società di formazione più attente al Cliente offrono anche il servizio “formatore in panchina”, vale a dire la garanzia che se il formatore dovesse avere un contrattempo dell’ultimo minuto c’e’ subito pronto un altro formatore per scendere in campo.

Anche la scelta della location in cui effettuare il corso è importante. Effettuarlo direttamente presso l’azienda è un risparmio di costi ma espone al rischio che i partecipanti durante le pause rientrino in ufficio per leggere la posta elettronica e/o vengano braccati dai colleghi dell’azienda per le solite emergenze. Se il corso viene fatto in azienda occorre stabilire un contratto d’aula chiaro fin da subito con i partecipanti. Ad esempio si può negoziare un dieci minuti extra di pausa alla fine mattinata e una chiusura del corso anticipata per passare in ufficio a controllare la situazione a patto di lasciare i cellulari spenti e di rispettare gli orari dei break. Attenzione inoltre che la sala del corso abbia i giusti spazi e non sia senza finestre e magari con poca luce o sia a fianco ad un cantiere con una ristrutturazione in corso. Compiere un sopralluogo nei giorni precedenti o visionare le fotografie della sala nel sito web dell’hotel aiuta ad evitare le brutte sorprese dell’ultimo minuto. Verificare che il committente abbia previsto i coffee break, i generi di conforto in aula e i pasti offerti dall’azienda con tanto di tavolo riservato ai soli partecipanti al corso per evitare che il gruppo si debba separare. I coffee break è meglio prevederli al bar o comunque in una sala diversa da quella del corso al fine di incentivare i partecipanti a cambiare ambiente e fare due passi.

Nel predisporre la sala del corso:

  • Disporre i tavoli a ferro di cavallo od eventualmente utilizzare un tavolo riunioni (solamente in caso di piccoli gruppi con meno di 8 persone). Evitare la disposizione dei banchi stile “classe” di scuola e/o delle sedie modello sala cinematografica. Una disposizione a ferro di cavallo agevola la comunicazione tra tutti i partecipanti al corso e l’instaurarsi di un clima di confronto in cui tutte le persone possono facilmente vedersi.
  • Riservare almeno una saletta di appoggio per eseguire i lavori in sottogruppo potendo suddividere i partecipanti in diversi ambienti.
  • Effettuare in anticipo una prova di funzionamento degli strumenti tecnologici per evitare il classico videoproiettore che non va d’accordo con il computer portatile, l’audio che non funziona o è insufficiente e le luci della sala che non si accendono.
  • Utilizzare una lavagna a fogli mobili con pennarelli funzionanti (verificare anche questi in anticipo e richiederne sempre alcuni di scorta). Appendere i fogli scritti alle pareti con dello scotch per rafforzare l’efficacia dei messaggi e mantenerne più a lungo il ricordo con la comunicazione visiva. Appendendoli in sequenza, i partecipanti avranno sempre ben in vista cosa è stato fatto fino a quel momento. Scrivere solo in stampatello e con grandi caratteri.
  • Utilizzare eventuali altri strumenti di supporto che fossero necessari: televisore, videoregistratore, DVD, stereo, lavagna luminosa con lucidi bianchi e pennarelli per lucidi da utilizzare ad esempio per le presentazioni dei lavori da parte dei sottogruppi. Da evitare assolutamente l’utilizzo della lavagna luminosa per proiettare i lucidi del trainer (effetto Jurassic Training).
  • Far preparare e disporre i segnaposti per il relatore e i partecipanti. Un simpatico modo è stampare su di un lato il cognome e sull’altro il nome in modo che all’inizio del corso i segnaposti siano utilizzati con il cognome ed in seguito (se il gruppo condivide di passare al tu) capovolti sul nome. Personalmente sono molto favorevole all’utilizzo del tu e ad un approccio informale con i partecipanti privilegiando sempre la sostanza rispetto alla forma.
  • Dotare ogni partecipante di penna e blocco per gli appunti. Anche il numero di partecipanti che prendono appunti e la quantità di appunti che prendono rappresenta un feed back importante sul loro grado di interesse.
  • Prevedere generi di conforto come acqua, cioccolatini, piccoli snac, ecc.
  • Predisporre la dispensa (meglio consegnarla al termine del corso), le schede di valutazione e gli attestati di partecipazione.

Per quando iniziano ad arrivare i partecipanti dobbiamo aver già ultimato ogni incombenza operativa per poterci dedicare fin da subito a loro e alla loro accoglienza. Presentiamoci e diamo il benvenuto ai partecipanti. Facciamoli presentare tra di loro, evitando che si instauri un’atmosfera da sala d’attesa dal medico.

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