Gestione del tempo: la definizione degli obiettivi

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Questo articolo è tratto dal libro:

Più risultati in meno tempo

"Più risultati in meno tempo: come migliorare la gestione delle proprie attività lavorative" di Gianluca Gambirasio, FrancoAngeli 2007

 

Libro

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Gestione del tempo: la definizione degli obiettivi

La definizione degli obiettivi: dove vogliamo andare?

«Non esiste vento favorevole per il marinaio che non sa dove andare». Seneca

Pianificare non significa semplicemente desiderare o sognare un obiettivo, ma è necessario:

  • definire esattamente quali sono i risultati che vogliamo ottenere;
  • decidere quali sono le risorse (tempo e denaro) che vogliamo impiegare.

Se i due elementi non vengono considerati congiuntamente si ottiene una pianificazione non corretta:

  • solo risultati à esprimere desideri, sognare ad occhi aperti;
  • solo risorse à prendere impegni non mirati ad un obiettivo preciso, darsi un gran da fare ma con quale finalità?

Occorre impegnarsi per trasformare un semplice buon proposito (la logica del “vorrei”) in un vero e proprio obiettivo con conseguente piano d’azione (la logica del “voglio”).
Occorre stabilire obiettivi a livello giornaliero, settimanale e mensile per programmare con precisione la ripartizione delle attività utili al raggiungimento degli obiettivi. Occorre pianificare il lavoro e lavorare ogni giorno per portare avanti il piano.

Possiamo fare una distinzione qualitativa tra:

  • obiettivo principale: “il punto di arrivo” (ad esempio diventare campione del mondo di moto Gp);
  • obiettivi intermedi: “le tappe previste” (ad esempio vincere il gran premio del Mugello);
  • obiettivi chiave: “le attività da svolgere necessarie al raggiungimento degli obiettivi intermedi e dell’obiettivo principale” (ad esempio livelli di allenamento fisico, incremento potenza del motore, n. di test da effettuare, …).

Nella letteratura manageriale e nelle prassi formative, vengono utilizzati due acronimi per evidenziare come deve essere definito nel concreto un obiettivo.

Acronimo COMICO.

  • COncreto: realistico;
  • MIsurabile: tempi, numeri, soldi, risultati;
  • COngruente: con le risorse a disposizione.

Acronomino S.M.A.R.T. (sarà questo l’acronimo che adotteremo nel resto del volume). In inglese smart significa furbo, astuto, intelligente.

    • Specifico: cosa voglio realizzare?

L’obiettivo deve essere chiaro, conciso e circoscritto.

    • Misurabile: come farò a misurare i progressi raggiunti?

L’obiettivo deve essere quantificabile, per rendere possibile la verifica del raggiungimento dello stesso.

    • Attraente: vale la pena darsi da fare per raggiungere questo obiettivo? Lo desidero realmente ed intensamente? È un obiettivo ambizioso?

Più un obiettivo è per noi attraente, più saremo motivati a mettere in campo il 110% del nostro impegno.

    • Raggiungibile: è un risultato ragionevole da raggiungere o so già che è impossibile?

L’obiettivo deve essere sfidante, ma nello stesso tempo realizzabile. Un obiettivo che reputiamo impossibile da raggiungere frena sicuramente il nostro impegno.

    • Tempificato: quali sono le tempistiche previste?

L’obiettivo deve chiaramente indicare il tempo entro il quale deve essere conseguito evidenziando, se necessario, anche le fasi intermedie.

Ad esempio, acquisire nuovi Clienti è un obiettivo poco Smart…(generico, non misurabile e nemmeno tempificato) Acquisire ogni mese almeno due nuovi Clienti finali in Liguria per i primi sei mesi del prossimo anno che effettuino un ordine di almeno Euro 1000 e definire il relativo piano d’azione è molto più Smart.
Esprimere in questo modo l’obiettivo ci consente di prendere un impegno più forte con noi stessi e con la sfida, potendo tra l’altro misurare lo stato avanzamento dei lavori e prendere gli opportuni provvedimenti.

Esercizio: trasformare i seguenti obiettivi definiti in modo generico in obiettivi Smart

Ogni obiettivo dovrà essere definito in modo Specifico, Misurabile, Attraente, Raggiungibile e Tempificato.
In questo esercizio non si preoccupi di inventare dati e tempistiche, quello che conta è l’allenamento nello stabilire con precisione tutte le componenti di un obiettivo.

Obiettivo generico:

Obiettivo Smart:

Vendere di più…

 

 

 

Imparare l’inglese….

 

 

 

Stare più tempo con la famiglia…

 

 

 

Un’attenta definizione degli obiettivi personali ed aziendali ci consente di:

  • identificare con maggiore chiarezza quello che ci viene richiesto (ad esempio dal nostro capo o dalla casa madre) e/o vogliamo agire;
  • verificare quanto messo in atto rispetto a quanto programmato (controllare lo stato avanzamento dei lavori) e definire eventuali cambiamenti;
  • focalizzare le nostre attività su ciò che è veramente importante;
  • pianificare come agire nel concreto;
  • apprendere in modo più efficace dall’esperienza.

Dobbiamo periodicamente dedicare del tempo a rispondere ad alcune istanze:

  • cosa voglio ottenere?
  • Quali sono i miei obiettivi?
  • Quali sono le mie priorità?
  • A cosa di importante dovrei dedicare il mio tempo?

Esercizio: scrivere i propri cinque obiettivi Smart per i prossimi sei mesi in ordine di priorità
Ogni obiettivo dovrà essere definito in modo Specifico, Misurabile, Attraente, Raggiungibile e Tempificato.

Priorità

Obiettivo (SMART)

1-

 

 

 

2-

 

 

 

3-

 

 

 

4-

 

 

 

5-

 

 

 

Una valida abitudine consiste nel tenere una lista scritta dei propri obiettivi sempre in evidenza per poterli leggere spesso come ulteriore stimolo alla loro concretizzazione. Possono essere scritti ed appesi nella nostra postazione di lavoro, messi in un file collegato al desktop del computer (la soluzione che personalmente utilizzo) o scritti su di un post it sullo specchio del bagno.

La metafora del pescatore.
In un atollo delle Maldive un turista italiano appena giunto per una vacanza di una settimana tutto incluso, nota un pescatore locale che esce la mattina con la sua barca a remi e dopo circa due ore ritorna con una cesta di pesce. Lo osserva incuriosito il primo giorno, il secondo giorno ed al terzo giorno decide di volerlo conoscere.
<<Come mai tutte le mattine stai fuori in mare solo due ore a pescare invece che tutta la mattinata?>>.
Il pescatore risponde: <<E allora?>>.
<<Come e allora? Stando fuori tutta la mattina avresti modo di prendere molti più pesci e li potresti vendere ai ristoranti e agli abitanti delle altre isole…>>.
Il pescatore risponde: <<E allora?>>.
<<Come e allora? Dopo qualche mese inizieresti ad avere una Clientela affezionata che con il passaparola ti porterebbe ulteriori Clienti e potresti così restare fuori in barca tutta la giornata per pescare ancora più pesci>>.
Il pescatore risponde: <<E allora?>>.
<<Come e allora? Dopo un anno avresti i soldi necessari per comprarti anche un motore per la barca per riuscire a pescare anche più lontano>>.
Il pescatore risponde: <<E allora?>>.
<<Come e allora? Dopo qualche anno potresti pagare delle persone del tuo villaggio per venire a darti una mano a pescare>>.
Il pescatore risponde: <<E allora?>>.
<<Come e allora? Tra una decina di anni potresti avere più di una barca ed aver messo da parte molti soldi>>.
Il pescatore risponde: <<E allora?>>.
<<Come e allora? Una volta in pensione, con tutti quei soldi riuscirai a goderti la vita>>.
Il pescatore risponde: <<E io cosa sto facendo adesso?>>

Stiamo molto attenti a “vivere nel futuro” spostando sempre la nostra felicità sempre più avanti, quando finalmente saremo laureati, saremo diventati Dirigenti, avremo finito di pagare il mutuo o avremo raggiunto la tranquillità economica. Ogni giorno merita di essere vissuto pienamente ed è sempre ricco di tanti splendidi momenti, sta a noi saperne godere.

 

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