Gestione del tempo: essere efficienti per essere efficaci

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Questo articolo è tratto dal libro:

Più risultati in meno tempo

"Più risultati in meno tempo: come migliorare la gestione delle proprie attività lavorative" di Gianluca Gambirasio, FrancoAngeli 2007

 

Libro

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Gestione del tempo: essere efficienti per essere efficaci

Essere efficienti per aumentare la probabilità di essere efficaci

«É più importante fare la cosa giusta (essere efficaci) che fare bene qualcosa (essere efficienti)». Peter Drucker

I termini efficacia ed efficienza vengono spesso confusi tra di loro, facciamo chiarezza:

L’efficacia è il rapporto tra obiettivi e risultati.
Il livello di corrispondenza o meno tra gli obiettivi iniziali che ci siamo posti e gli obiettivi che siamo riusciti a realizzare (risultati).
Ad esempio se un venditore si è dato come obiettivo di vendita 100.000 Euro e ne raggiunge 120.000 Euro è stato efficace, se invece ne raggiunge solo 70.000 Euro, non è stato efficace.

L’efficienza è il rapporto tra risultati e risorse.
Riguarda la considerazione sulla quantità di risorse (in particolare tempo e denaro) che sono state utilizzate per ottenere un certo livello di risultato.
Sempre il venditore che ha raggiunto il budget di Euro 120.000 se lo ha fatto lavorando 8 ore al giorno percorrendo 80.000 km invece che lavorando 12 ore al giorno percorrendo 120.000 km è stato sicuramente più efficiente, avendo dovuto investire una quantità inferiore di risorse (tempo e denaro).

Per aumentare la nostra efficacia ed efficienza possiamo intervenire su tre aree:

  • scegliere cosa fare / non fare à pianificazione;
  • scegliere come farlo à organizzazione;
  • agire velocemente à azione.

Fig. 3 - La matrice “Via dell’Eccellenza”

COSA FARE

Giuste

Eccellenza:
corri!

Riprova:
riorganizza il lavoro

Sbagliate

Falsa eccellenza:
ripianifica le priorità

Caos:
ripianifica e riorganizza

 

 

Bene

Male

 

 

COME FARLO

Un grande rischio è di preoccuparsi solamente dell'efficienza dimenticandosi dell'efficacia. Essere maggiormente attenti a fare bene il lavoro, qualunque esso sia, anche se banale e delegabile, che di fare bene il lavoro più importante ed utile per raggiungere i propri obiettivi.
Come sentii affermare da un Direttore Generale di un’importante banca italiana durante un corso di formazione: “Sulla Via dell’Eccellenza non esistono limiti di velocità!”, non ci sono gli autovelox.

 

Passare dalla logica dei kilogrammi di lavoro alla qualità del lavoro

«La gente comune pensa soltanto a passare il tempo, chi ha ingegno… a renderlo utile». Schopenhauer

Il tempo si può classificare in molti modi, tra cui:

  • tempo di mantenimento: per mantenere il benessere fisico (mangiare, dormire, lavarsi, curarsi, ecc.);
  • tempo lavorativo: tempo che trascorriamo lavorando;
  • tempo libero: quello che rimane da usare come meglio si vuole.

La sfida quotidiana è quella di riuscire ad essere efficaci ed efficienti nel lavoro evitando che il tempo lavorativo si dilati troppo togliendo spazio alle altre due aree: lavorare anche di notte e nei fine settimana, non fare mai vacanze, dover dormire poche ore. Non dobbiamo naturalmente preoccuparci se si tratta di affrontare un’emergenza o un picco di lavoro, ma quando l’emergenza e il picco di lavoro diventano lo standard quotidiano. Con la frenesia dell’attuale sistema lavorativo frasi del tipo:

  • “Non ho un momento libero…”;
  • “Sono incasinato…”;
  • “Ho mille cose da fare…”;
  • “Non riesco nemmeno più a fare la pausa pranzo…”;
  • “Devo fare sempre gli straordinari…”;

sono ormai diventate di uso quotidiano.
Troppe volte nelle aziende si rischia di confondere il concetto di kilogrammi di lavoro rispetto alla qualità degli obiettivi raggiunti. Troppo spesso assisto a scene in cui dimostrare ad esempio di rimanere in ufficio fino a tardi rappresenta un elemento di prestigio e di considerazione all’interno di un gruppo di lavoro, a prescindere dagli obiettivi qualitativi e quantitativi raggiunti.
Lavorare molte ore non significa necessariamente produrre risultati positivi, anzi si rischia di lavorare peggio ed in modo inefficiente. In alcuni periodi dell’anno siamo costretti a lavorare anche di notte e nei fine settimana per il “colpo di reni” per raggiungere un obiettivo o rispettare una scadenza importante. Se il “colpo di reni” lo facciamo però tutti i giorni, rischiamo di essere un ciclista che con il passare del tempo perde la freschezza dei tempi migliori.
Se non state gestendo il vostro tempo lavorativo (atteggiamento attivo) significa che è il tempo lavorativo che vi sta gestendo (atteggiamento passivo).
Il tempo dedicato al lavoro non si misura in ore (kilogrammi di lavoro) ma in risultati che si ottengono. Occorre passare da una logica di quantità di tempo ad una di qualità del tempo. Molte volte si confondono le attività con i risultati. L'obiettivo diventa quello di essere così occupato da non avere il tempo per pensare ad altro. Più ore si lavora, più ci sembra di avere tempo a disposizione per completare il lavoro e più ci si affatica. Si procede più lentamente e si ha così bisogno di più ore.

Fig. 4 – Il circolo vizioso dei kilogrammi di lavoro

Riuscire a raggiungere obiettivi ambiziosi (efficacia lavorativa) nel minor tempo possibile e con il contenimento degli investimenti economici necessari (efficienza lavorativa) deve essere il principale nostro obiettivo da perseguire.
Occorre essere sempre focalizzarsi sugli obiettivi che si desidera raggiungere e non preoccuparsi di riempire le proprie giornate di lavoro di attività.
Chi persegue quotidianamente l’efficienza nella gestione del proprio tempo aumenta anche le probabilità di essere efficace nel raggiungere i propri obiettivi.
Ancora troppe volte si analizza il tempo lavorativo esclusivamente da un punto di vista quantitativo (numero di ore / numero di anni) e non qualitativo.
Due classici esempi sono:

  • lavorare tante ore = persona valida;
  • avere molti anni = persona valida.

In entrambe le situazioni si perde di vista il concetto più importante che è collegato alla capacità di una persona di ottenere risultati: l’efficacia. Conosciamo tutti persone che si sono laureate facendo di professione lo studente a 22 anni ed altre a 30.
Per fortuna anche nelle aziende si sta perdendo di strada il semplice criterio anagrafico per determinare incrementi di salario, di carriera e così via, prendendo sempre di più in considerazione la capacità di raggiungere gli obiettivi.
Anche la cultura di vantarsi di lavorare quindici ore al giorno, di non fare mai ferie e di lavorare anche nel week end lentamente viene sostituita dalla misurazione dei risultati che si riescono a produrre.
Se non raggiungiamo un obiettivo domandiamoci:

  • avrei potuto e voluto lavorare di più su questo obiettivo?
  • Avrei potuto lavorare meglio?

 

Ottimizzare la propria curva di efficienza lavorativa

«Non stavo mai in piedi quando potevo sedermi. Non mi sedevo quando potevo coricarmi». H. Ford

Un noto proverbio afferma che “Il mattino ha l’oro in bocca”. In realtà ognuno di noi ha un diverso andamento dell’energia e della voglia di fare nel corso della giornata, della settimana, del mese e dell’anno.
Ci sono persone che dopo pochi minuti dal risveglio sono già attive e pimpanti (i motori a benzina), altre che anche dopo un paio di ore dal risveglio non hanno ancora raggiunto il massimo della propria attenzione e concentrazione (i motori diesel della prima generazione).
Programmi le attività da lei svolte anche in funzione del suo ciclo fisico e mentale. Cerchi ad esempio di occuparsi di attività di tipo C (bassa importanza) nei momenti di maggiore stanchezza e di affrontare le attività di tipo A (alta importanza) nelle ore più adatte.

Fig. 5 – Un esempio di curva di efficienza lavorativa quotidiana

Casella di testo: (bassa)        Efficienza        (alta)
          8      9      10      11      12      13      14      15      16      17      18      19      20
Orario

 

Esercizio: la curva personale di efficienza lavorativa

Disegni nel grafico la sua curva di efficienza abituale.

Casella di testo: (bassa)        Efficienza        (alta)
          8      9      10      11      12      13      14      15      16      17      18      19      20
Orario

Nei punti di massima efficienza psicofisica cerchi il più possibile di concentrarsi su attività molto importanti per il suo lavoro.
Al contrario nei punti di minimo svolga attività che richiedono meno “testa” e prontezza di riflessi.

Sulla base della sua curva di efficienza lavorativa, provi ad ottimizzare la suddivisione delle principali attività da lei svolte nel corso della giornata:

Fascia oraria

Tipologia di attività da privilegiare

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Quando sente di essere troppo stanco, si alzi, faccia due passi, prenda cinque minuti di pausa, passi ad un’attività per lei più piacevole. Una breve pausa di qualche minuto la potrà recuperare molto velocemente nel corso della giornata grazie ad una maggiore efficienza.

 

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