Gestione del tempo: la pianificazione

montagne

Questo articolo è tratto dal libro:

Più risultati in meno tempo

"Più risultati in meno tempo: come migliorare la gestione delle proprie attività lavorative" di Gianluca Gambirasio, FrancoAngeli 2007

 

Libro

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Gestione del tempo: la pianificazione

Pianificare non significa sognare

«Un piano non ha valore alcuno, a meno che esso non degeneri in un lavoro». Peter Drucker

Nel suo libro "I sette pilastri del successo" Stephen R.Covey scrive:
«Supponiamo che in un bosco vi imbattiate in un uomo intento febbrilmente a segare un albero.
"Che cosa state facendo?" chiedete.
"Non vede?" è la secca risposta. "Sto segando questo albero."
"Ma lei sembra sfinito!" esclamate. "Da quanto tempo ci lavora?"
"Più di cinque ore", risponde quello, "e non ne posso proprio più. È un lavoro massacrante."
"Be', perché non smette per qualche minuto e dà una bella affilata a quella sega?" suggerite. "Sono sicuro che funzionerebbe molto più alla svelta."
"Non ho tempo per affilare la sega, io." Risponde l'uomo in tono irritato. "Sono troppo occupato a segare….».

La pianificazione è un processo che partendo dall’analisi delle opportunità e delle risorse a disposizione, definisce gli obiettivi desiderati e i relativi piani d’azione per tradurli in realtà.
Il processo di pianificazione dell’attività lavorativa ci pone di fronte a tre principali quesiti:

  • Dove siamo?
  • Dove vogliamo andare?
  • Come vogliamo fare per arrivarci?

Pianificare significa stabilire un ordine di priorità nello svolgere le nostre attività. È importante mettere nero su bianco la nostra pianificazione. Scrivere aiuta a non dimenticare nulla, a riflettere con attenzione e a prendere maggiore consapevolezza.

Troppo spesso l’attività di pianificazione viene ritenuta un’inutile perdita di tempo e un qualcosa di teorico ed astratto. In realtà:

  • pianificare non significa esprimere sogni e desideri. Chiunque è in grado di sognare: voglio acquistare una Ferrari, voglio triplicare il fatturato, voglio restare tutto l’anno in vacanza. Pianificare implica definire obiettivi ambiziosi ma nello stesso raggiungibili.
  • Pianificare non significa fare previsioni. Nessuno ha in dotazione la “sfera di cristallo” ed è in grado di prevedere il futuro. L’unica cosa certa a proposito delle previsioni usate per pianificare è che esse risulteranno sicuramente sbagliate. Un valido modello di previsione si caratterizza per il fatto di sbagliare con una frequenza ed una intensità minore rispetto ad un altro.
  • Pianificare non significa compilare una serie di schemi, grafici e tabelle per poi lasciarli nel cassetto. La pianificazione deve essere lo strumento di riferimento e di guida per lo svolgimento delle nostre scelte ed attività quotidiane.
  • Pianificare non significa ingessare con mille dettagli l’attività lavorativa. La sintesi permette di focalizzare le risorse a disposizione sugli aspetti più rilevanti e di non disperdersi in inutili estetismi che rischiano di rallentare la nostra velocità di esecuzione. Pensare lentamente ma agire velocemente.
  • Pianificare non significa agire nel futuro. La pianificazione mira a prendere da subito le decisioni che riteniamo più adatte per aumentare le probabilità di conseguire i risultati auspicati e metterle in pratica iniziando da oggi. Il nostro futuro lo costruiamo un giorno dopo l’altro, oggi compreso!

Occorre decidere di dedicare un tempo adeguato alla pianificazione e all’organizzazione del nostro futuro. Occorre passare da una gestione del tempo come“giornate di lavoro da riempire” (dedicare tutto il proprio tempo a disposizione) ad “organizzare azioni calibrate sui nostri obiettivi”.

 

Esercitazione: Allenarsi ad agire velocemente

Tempo massimo a disposizione per eseguire l’esercizio: quattro minuti.
Tenga a portata di mano un orologio per evitare il rischio di superare i quattro minuti di tempo a disposizione e si procuri una matita o una penna per svolgere l’esercizio.

L’obiettivo di questo esercizio è di eseguire nel tempo minore possibile tutte le ventuno istruzioni sotto riportate.

Buon lavoro e mi raccomando sia il più veloce possibile.

  • Prima di iniziare, legga con attenzione ogni punto di questa esercitazione.
  • scriva il suo nome e cognome nell’angolo a sinistra in alto di questa pagina;
  • tracci un circolo intorno alla parola “sinistra” della seconda istruzione;
  • disegni 10 piccoli quadrati nell’angolo a destra in alto di questa pagina;
  • iscriva una Y in ogni quadrato;
  • scriva almeno cinque nomi di montagne italiane (sia veloce perché quattro minuti sono pochi):
  • scriva qui a fianco quanto fa 122 x 9 ?
  • sottolinei l’istruzione numero 5;
  • conti da 1 a 10 e viceversa;
  • disegni una X nell’angolo a destra in basso di questa pagina;
  • tracci un cerchio intorno alla X che ha appena disegnato (ha superato la metà delle 21 istruzioni);
  • nel retro di questa pagina divida 713 per 3;
  • tracci un circolo intorno alla parola “tracci” nell’istruzione numero 3;
  • chiuda il libro e lo riapra per cinque volte;
  • quando arriva a questo punto pronunci il suo nome e cognome;
  • alla pagina 54 del libro scriva il risultato dell’addizione 8688+3798;
  • disegni un quadrato attorno alla somma addizionata nella precedente istruzione;
  • tracci un circolo attorno al quadrato della precedente istruzione;
  • legga i primi 10 titoli di libri riportati nella bibliografia;
  • scriva qui a fianco i nomi dei cinque rigoristi italiani che hanno segnato nella finale mondiale del 2006 vinta con la Francia;
  • ora che ha terminato di leggere con attenzione tutti i punti di questo esercizio, compili soltanto l’istruzione n° 2…

 

Si tratta di una tipologia di esercizio classico nei corsi di formazione di Time Management. La dinamica d’aula che si verifica è che la grande maggioranza dei partecipanti si lancia a capofitto nello svolgere operativamente tutte le istruzioni non svolgendo la prima istruzione (legga tutto prima di iniziare a fare).
Ancora una volta si evidenzia l’importanza di pensare prima di fare. Dedicare del tempo ad analizzare la situazione, definire l’obiettivo ed il relativo piano d’azione consente di risparmiare tempo durante la fase di esecuzione. Essere veloci non significa partire per primi ma arrivare primi al traguardo. Velocità e fretta non sono sinonimi.

 

Esercizio: Autodiagnosi approccio alla pianificazione:

Questo esercizio le farà valutare meglio il suo attuale approccio al processo di pianificazione delle attività lavorative.
Per ognuna delle cinque domande riportate di seguito sono indicate cinque alternative di risposta. Scelga la risposta che meglio rappresenta la sua opinione e la segni con il numero 1 (la più vicina al proprio pensiero) e così via fino alla risposta che contrassegnerà con il numero 5 (la meno vicina al proprio pensiero).
Se desidera che la fotografia del suo approccio alla pianificazione sia realistica, non cerchi di rispondere pensando a cosa è teoricamente meglio ma risponda pensando a come agisce nella realtà.

 

Domanda 1

Settimana prossima ha in agenda un appuntamento con il suo superiore per discutere degli obiettivi di vendita da ottenere nel prossimo semestre. Cosa pensa di fare in previsione dell’incontro?

  • Dedicare almeno una giornata per definire alcune ipotesi di obiettivi di vendita e relativi piani d’azione. Andrà inoltre alla ricerca di elementi oggettivi di supporto che rendano realistiche le sue previsioni.
  • Gli obiettivi di vendita sono presto fatti. Basta prendere quelli del semestre in corso ed aumentarli di un 10%. Bene o male il trend di crescita è sempre lo stesso ed il capo vuole sempre vedere una percentuale di incremento a due cifre.
  • È da parecchio tempo che sta preparando l’incontro con il suo superiore perché vuole curare ogni dettaglio. Ancora un paio di giorni di lavoro e sarà sicuramente pronto.
  • Nulla. Si è già segnato in agenda l’incontro ed è curioso di sapere cosa le dirà il suo superiore.
  • Si occuperà di rileggere ed aggiornare il piano di vendita che aveva compilato nell’incontro del precedente semestre con i cambiamenti ed i risultati che sono avvenuti in questi ultimi sei mesi per arrivare all’incontro con un documento attuale.

 

Domanda 2

Nel mese di ottobre un vostro concorrente lancia una forte politica di riduzione prezzi che rischia di causare un forte calo nelle vendite. Come intende agire?

  • Aspettate il prossimo incontro di fine mese per discutere con il superiore.
  • Decidete di affrontare l’imprevisto dedicando la prossima settimana per analizzare attentamente l’impatto che la nuova strategia del concorrente può avere sul vostro fatturato. L’imprevisto deve essere affrontato elaborando un dettagliato piano d’azione.
  • Deve parlare con il suo superiore per rivedere velocemente i suoi obiettivi e decidere che modifiche apportare e per cercare nuove strade d’azione.
  • Gli obiettivi stabiliti ad inizio anno sono definiti in modo flessibile, già sapendo che potranno intervenire numerosi eventi che causeranno oscillazioni in aumento o in diminuzione. La cosa fondamentale è mantenere sempre alto il livello di motivazione e di impegno per incrementare il volume delle vendite in linea con gli obiettivi prefissati.
  • Cancellate la vostra partecipazione al meeting aziendale di fine mese per avere un paio di giorni in più a disposizione per contenere gli effetti negativi sul vostro fatturato.

 

Domanda 3

Cosa ne pensa della pianificazione?

  • “Non credo molto nella pianificazione. Preferisco lavorare. Ho sempre ben presente cosa c’è da fare.”
  • “La pianificazione è importante purché sia un processo flessibile. Non ho bisogno di tanti grafici, tabelle e numeri per decidere cosa fare. Risulta più conveniente essere veloci e rapidi nel prendere una decisione”.
  • “La pianificare consente di utilizzare al massimo tutte le risorse disponibili. Il tempo dedicato alla pianificazione viene più che ripagato dai benefici che se ne ottengono”.
  • “Preferisco dedicare un’intera giornata prima dell’inizio di ogni semestre alla pianificazione così sono poi libero di concentrarmi sul mio lavoro”.
  • “La pianificazione è fondamentale. Effettuo spesso controlli con una cadenza minima giornaliera. Seguo ogni giorno il planning delle mie attività e grazie ad Outlook ed Excel posso tenere tutto sotto controllo. Pianificare ed avere sempre sotto controllo la situazione mi rende tranquillo e sicuro”.

 

Domanda 4

Quale ritiene sia il sistema migliore di pianificazione che dovrebbe adottare un’azienda?

  • “È opportuno compilare un piano annuale anche se questo implica l’investimento di parecchio tempo. A dicembre di ogni anno devo dedicarci sempre almeno un paio di giorni per riuscire a presentarlo al consiglio di amministrazione”.
  • “È fondamentale che il sistema di pianificazione sia realistico ed attendibile. Troppe volte le aziende non effettuano revisioni nei loro piani e non fanno anche programmi di breve periodo”.
  • “Le aziende perdono troppo tempo nel definire gli obiettivi e in attività di pianificazione, togliendo preziose risorse che potrebbero essere meglio impiegate”.
  • “La pianificazione viene spesso fatta in modo poco specifico e senza la dovuta attenzione. I piani d’azione vanno predisposti in modo dettagliato e con verifiche giornaliere”.
  • “Per migliorare il sistema di pianificazione sarebbe sufficiente una maggiore comunicazione interna per evitare trafile burocratiche e tanti moduli, tabelle, grafici, da compilare per ogni cosa”.

 

Domanda 5

Quale è il suo approccio alla pianificazione?

  • “Pianificare è fondamentale per raggiungere con successo gli obiettivi. È per questo motivo che dedico molto tempo alla pianificazione. Occorre pianificare in modo preciso e dettagliato”.
  • “Pianificare aiuterebbe sicuramente ma ho sempre troppe cose da fare e non mi rimane quindi tempo per pianificare”.
  • “Nel pianificare il lavoro è molto importante dare retta al proprio istinto e alle proprie sensazioni. Con l’esperienza si acquisisce la sensibilità di prendere le giuste decisioni velocemente”.
  • “All’inizio dell’anno dedico sempre una giornata intera a pianificare i nuovi obiettivi e i relativi piani d’azione. In quella giornata mi isolo e non sono reperibile per nessuno”.
  • “La pianificazione è un processo continuo. Occorre periodicamente rivedere il tutto per definire gli eventuali cambiamenti da effettuare sulla base di quanto successo nell’ultimo periodo”.

 

Tabulazione dati:

Per ognuna delle cinque domande, riporti nella cella corrispondente della tabella il valore (1, 2, 3 ,4 o 5) da lei assegnato alle risposte. Una volta completata la tabella, effettui la somma verticale di ogni colonna.
Il totale di ogni singola colonna varia da un minimo di 5 ad un massimo di 25.

Interpretazione dei risultati
Ogni colonna rappresenta uno specifico atteggiamento nei confronti della pianificazione. Soffermi la sua attenzione sui picchi verso l’alto (20 o più punti) e sui picchi verso il basso (10 o meno punti) che indicano la presenza di un atteggiamento prevalente. Punteggi vicini al 15 non indicano invece un atteggiamento predominante.

 

Colonna 1

Colonna 2

Colonna 3

Colonna 4

Colonna 5

 

Domanda 1

B ………..

D ………..

E ………..

A ………..

C ………..

 

Domanda 2

D ………..

E ………..

A ………..

C ………..

B ………..

 

Domanda 3

B ………..

A ………..

D ………..

C ………..

E ………..

 

Domanda 4

E ………..

C ………..

A ………..

B ………..

D ………..

 

Domanda 5

C ………..

B ………..

D ………..

E ………..

A ………..

 

Totale

 

 

 

 

 

Colonna 1: Specifico o Generico?

  • Punteggio basso (5 punti): generico. Piani poco definiti ed esplicitati per essere realmente di supporto al raggiungimento degli obiettivi. Privilegia l’istinto all’organizzazione di un piano di lavoro.
  • Punteggio alto (25 punti): specifico.

Colonna 2: Contrario o Favorevole?

  • Punteggio basso (5 punti): contrario. Tende ad evitare ed opporsi il più possibile all’attività di pianificazione. Ritiene la pianificazione una perdita di tempo.
  • Punteggio alto (25 punti): favorevole.

Colonna 3: Una tantum o Continuo?

  • Punteggio basso (5 punti): una tantum. Sintomo di una pianificazione occasionale che lascia nel cassetto il piano elaborato, senza il necessario processo di aggiornamento. Elabora un piano ma poi non lo utilizza come guida e supporto alla propria attività.
  • Punteggio alto (25 punti): continuo.

Colonna 4: Realistico o Sognatore?

  • Punteggio basso (5 punti): realistico. I piani da lei predisposti sono ambiziosi ma nello stesso tempo raggiungibili e concreti.
  • Punteggio alto (25 punti): sognatore.

Colonna 5: Maniaco o Equilibrato?

  • Punteggio basso (5 punti): maniaco. Rischio di dedicare troppo tempo alla pianificazione, perdendo di vista o trascurando la fase di esecuzione.
  • Punteggio alto (25 punti): equilibrato.

 

La fotografia della situazione attuale: dove siamo?

«Se prima di tutto potessimo sapere dove siamo e dove stiamo andando, potremmo meglio decidere cosa fare e come farlo». Abraham Lincoln

Per poter definire una corretta pianificazione delle attività, occorre innanzitutto aver ben presente quanto è stato fatto in passato e l’attuale situazione. Raccogliere informazioni qualitative e quantitative (in particolare numeri, fatti e dati) e metterne in evidenza quelli principali è un utile esercizio per riflettere e ragionare su quanto fino ad oggi svolto. Naturalmente non si tratta di un’attività una tantum ma di un continuo monitoraggio della situazione per evitare di accorgersi troppo tardi di importanti fenomeni e trend.
Un consiglio in particolare nel fare la fotografia della situazione è di andare alla caccia di numeri, numeri e numeri vale a dire indicatori oggettivi della situazione. Un conto è dire “ho acquisito pochi Clienti questo mese”, un altro è dire “nel mese di marzo ho acquisito 3 nuovi Clienti per un fatturato totale di 620 euro”.
Nell’analizzare il nostro pannello di controllo, occorre domandarsi:

  • Quali sono i miei strumenti di supporto alla presa di decisioni?
  • Sono quantitativamente adeguati? (ne troppi à rischio di paralisi da migliaia di informazioni, ne insufficienti à rischio di prendere decisioni basandosi su semplici sensazioni).
  • Sono qualitativamente adeguati?
  • Sono facilmente accessibili ed usufruibili senza perdite di tempo?

Il coinvolgimento di colleghi e collaboratori risulta fondamentale nel reperimento di dati ed informazioni ma attenzione: ognuno deve saper distinguere i fatti (oggettivi) dalle opinioni (soggettive) e , ancor di più, dai sentimenti.
Far circolare l’informazione all’interno dei team, è un requisito essenziale per il buon funzionamento del team stesso. La comunicazione interna all’interno delle aziende è una classica area di miglioramento che se non adeguatamente presidiata e governata, genera grandi perdite di efficienza ed efficacia lavorativa.

Esercizio: Contare velocemente da 1 a 100
Il suo compito consiste nel segnare con una crocetta i numeri da 1 a 100 (seguendo rigorosamente l’ordine crescente: 1, 2, 3,… 98, 99, 100) nel più breve tempo possibile. Tenga sotto controllo l’esatto tempo impiegato nello svolgere l’esercizio.

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Ha scoperto una logica, un’organizzazione nei 100 numeri?
Si è fermato durante l’esercizio a riflettere, ragionare o si è lanciato operativamente alla ricerca del numero successivo?
Se dovesse rifare l’esercizio, impiegherebbe più, meno o lo stesso tempo?

Soluzione:

Se osserva attentamente i 100 numeri scoprirà che escluso i primi quattro che sono uno di fianco all’altro, tutti gli altri seguono un’organizzazione a quadrato in senso antiorario con una prima duplice fila interna e una seconda duplice fila esterna.

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Ora che ha scoperto il metodo riprovi a rifare l’esercizio e la sua velocità di esecuzione diventerà molto più veloce.
Mentre lavoriamo operativamente dobbiamo evitare il pericolo di lavorare “a testa bassa”. Bisogna mettere sempre in discussione il proprio attuale metodo di lavoro per scovarne altri più opportuni:

  • Come sono attualmente organizzati i nostri processi di lavoro?
  • Come sono organizzati i concorrenti?
  • Cosa possiamo migliorare nel nostro attuale sistema di lavoro?
  • In quali attività sprechiamo più tempo?
  • Gli strumenti di supporto che utilizziamo sono adeguati?

"I sette pilastri del successo" Stephen R.Covey, Ed. Bompiani, 2001

 

20

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anni di esperienza

50

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formatori

250

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tipologie di corsi

500

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aziende Clienti

7500

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corsisti formati