I paradossi nella gestione del tempo

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Questo articolo è tratto dal libro:

Più risultati in meno tempo

"Più risultati in meno tempo: come migliorare la gestione delle proprie attività lavorative" di Gianluca Gambirasio, FrancoAngeli 2007

 

Libro

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Gestione del tempo: i paradossi

1. I paradossi nella gestione del tempo: “Non ho tempo”

«Io sono soltanto uno. Non posso fare tutto, ma questo non mi fermerà dal fare quel poco che posso». Everett Hale

Alcuni dei più diffusi paradossi sulla gestione del tempo sono:

  • “Non ho tempo per…”. È un alibi, è naturale avere un tempo limitato a disposizione, la vera sfida è scegliere gli obiettivi e le attività giuste. Non aver tempo per fare tutto è un dato di fatto, è la premessa, è il motivo per cui occorre lavorare per il suo ottimale investimento. Eliminiamo dal nostro vocabolario frasi del tipo: “Se avessi più tempo allora sì che potrei…”, “Non ho tempo per fare nulla…”. Se non ho tempo per fare qualche cosa significa semplicemente che sto dando una maggiore importanza ad altre attività rispetto a quella che non riesco a fare. L’importante è chiedersi quali siano le attività e gli obiettivi su cui vale la pena investire il nostro tempo limitato (1440 minuti ogni giorno sempre e comunque). Gestire il tempo è un po’ come investire del denaro: dobbiamo scegliere l’investimento migliore valutando i costi, la propensione al rischio e la remunerazione attesa.
  • “Fermarsi a riflettere e pianificare fa perdere tempo…”. Pianificare fa guadagnare tempo, è un investimento che ci viene ripagato con ottimi interessi. Anche solo l’abitudine di dedicare quindici minuti al giorno alla pianificazione del lavoro ci consente di trarre notevoli benefici in termini di maggiore focalizzazione delle nostre attività sugli obiettivi con conseguente riduzione delle perdite di tempo. Cinque minuti prima di iniziare a lavorare la mattina, prima di riprendere il pomeriggio e alla fine della nostra giornata sono una doverosa abitudine. Se non dedichiamo un adeguato tempo alla pianificazione lavoreremo in balia degli eventi e delle circostanze che si susseguono intorno a noi, e questa sì che è una grande perdita di tempo.
  • “Dovrei dedicare più tempo alla famiglia e al tempo libero, ma non posso…”. È solo una questione di priorità. Se riteniamo il nostro tempo libero e il tempo dedicato alla famiglia un’attività prioritaria, dobbiamo considerarlo allo stesso modo di un importante incontro di lavoro: un punto fermo nella nostra agenda. Ad esempio questa sera esco obbligatoriamente alle ore 17.30 perché voglio andare a fare un giro in bicicletta, segno l’attività in agenda e per nessun motivo la cancellerò. Come sempre ogni volta che decido di fare un’attività dovrò rinunciare a fare qualcosa d’altro: non si può fare tutto.
  • “Pianificare è impossibile, ci sono troppi eventi imprevisti…”. Ogni giorno possiamo essere certi che ci saranno numerosi imprevisti. Appunto per questo motivo gli imprevisti sono una delle poche certezze su cui possiamo fare affidamento. Non sappiamo in anticipo di che cosa si tratterà (effetto sorpresa), ma grazie alla nostra esperienza ne possiamo stimare l’impatto in termini di tempo assorbito. Nel gestire la nostra agenda dobbiamo seguire una semplice regola:
    • almeno un 60-70% del nostro tempo dedicato alle attività programmate;
    • al massimo un 30-40% del nostro tempo lasciato libero per la gestione degli imprevisti che dovranno essere affrontati. Molti imprevisti possono infatti essere ignorati, posticipati o delegati.

Se ci lasciamo gestire dagli imprevisti, anche i nostri risultati saranno sicuramente imprevisti.

  • “Faccio prima a farlo io che a delegare ad altri…”. Forse vero quando delego un nuovo compito e/o una nuova responsabilità, ma quanto tempo posso poi recuperare nei mesi e negli anni successivi, una volta che il collaboratore / collega è diventato autonomo? Essere un accentratore di lavoro ci espone al rischio di essere sempre sommerso da una marea di lavoro operativo e di non riuscire mai a ritagliarsi del tempo per portare avanti progetti ambiziosi.
  • “Più ore lavoro, meglio è…”. La nostra attenzione deve essere focalizzata sui risultati che si ottengono e non sulle ore che si utilizzano. Superata una certa soglia di lavoro, perdiamo automaticamente la freschezza mentale e fisica necessaria per rendere realmente produttivo il nostro impegno. Quando siamo stanchi è meglio prendersi una pausa per poi ripartire con maggiore slancio, rispetto a continuare a lavorare in modo inefficiente. Essere riposati e rilassati è sicuramente una condizione necessaria per poter rendere al massimo durante il lavoro.

Gestire il proprio tempo presenta diverse analogie con la gestione della logistica di un magazzino:

Magazzino

Tempo lavorativo

  • Lo spazio a disposizione è limitato: “x” metri cubi.
  • 24 ore (1440 minuti) al massimo di cui 8, 10, 12 o più di lavoro.
  • Lavorando sull’ottimizzazione della disposizione dei materiali è possibile recuperare dello spazio nel magazzino.
  • Migliorando la propria efficienza nell’eseguire le attività è possibile guadagnare del tempo da dedicare ad altre attività.
  • Quando il magazzino è ormai colmo è ora di decidere cosa vale veramente la pena conservare e cosa al contrario va buttato via.
  • Quando il tempo a disposizione è scarso occorre definire con attenzione le priorità d’azione e decidere cosa non fare.
  • Ogni nuovo scatolone che voglio inserire in un magazzino pieno implica toglierne uno per lasciare spazio a sufficienza.
  • Dire di sì ad una richiesta implica non riuscire a portare a termine qualche altra attività in futuro (un “no silenzioso”).
  • Per avere un magazzino in ordine e sotto controllo occorre dedicare del tempo alla sua gestione.

 

  • Investire del tempo per pianificare ed organizzare il lavoro consente di migliorare la propria efficacia ed efficienza lavorativa.
  • Una cattiva gestione degli spazi rischia di farci perdere tempo e di commettere errori, conservando cose inutili e buttandone altre utili.
  • Disorganizzazione, confusione ed inefficienza lavorativa rischiano di farci lavorare subendo gli eventi e non gestendoli attivamente.

 

 

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