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La gestione delle riunioni

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Dettagli

Indice

Le tipologie di riunioni pag. 3

Il ruolo dei partecipanti ad una riunione pag. 6

Le 5 fasi nella gestione delle riunioni pag. 8

Gestire una sessione di Focus Group pag. 12

Gestire una sessione di brainstorming pag. 12

Check list: La preparazione e l’autovalutazione di una riunione pag. 14

 

Le tipologie di riunioni

"Il vero capo non riunisce riunioni a tempo determinato. Le riunioni devono essere inattese e sorprendere i partecipanti che devono arrivare impreparati. Devono essere come un terremoto: inattese e devastanti." (Carlo Majello, L'arte di farsi odiare in ufficio, Buffetti editore, 1987) Una riunione è l'unirsi in gruppo di più persone allo scopo di scambiarsi informazioni o idee, risolvere problemi, assumere decisioni o accordarsi su azioni da intraprendere. Un eccessivo/cattivo utilizzo delle riunioni rappresenta uno dei fattori di minor efficacia ed efficienza manageriale maggiormente diffusi tra le aziende. Iniziamo con il distinguere alcune tra le tipologie di riunioni maggiormente diffuse nelle aziende:

  • CONGRESSO – Riunione periodica con la partecipazione di centinaia di persone con la stessa sfera di interessi professionali, culturali, religiosi.
  • CONFERENZA - Riunione con partecipazione molto ampia di pubblico su di un tema particolarmente attuale
  • CONVEGNO - Riunione di dimensioni più contenute su di un tema specifico per trasferire un messaggio, aprire un dibattito.
  • CONVENTION - Riunione assembleare di un gruppo sociale, politico, economico o aziendale per informare, chiedere il consenso
  • MEETING - Sinonimo di incontro, riunione di tipo circoscritto
  • SEMINARIO - Riunione più piccola (10/20 persone) con un tema di formazione. Corso residenziale o di aggiornamento.
  • SIMPOSIO - Riunione per esperti, su invito, che si incontrano per discutere le relazioni, elaborano indirizzi di ricerca.
  • INCENTIVE - (TOUR) – Affine alla convention, si tratta di un viaggio offerto dalla azienda quale premio per il rendimento e incentivazione per il futuro
  • TAVOLA ROTONDA - Gruppo di esperti che si riunisce per discutere temi specialistici, dibattito per sensibilizzare l’opinione pubblica

In funzione dell’obiettivo, possiamo distinguere riunioni:

  • riunioni informative: informare, esporre, proporre, dimostrare, discutere, conoscere
  • riunioni decisionali: decidere un'azione, risolvere un problema
  • riunioni operative: operare, svolgere una funzione, eseguire un compito 

Pensando ad una riunione di due ore con cinque persone coinvolte, l’investimento di tempo lavorativo è di ben 10 ore. Ed il ROI: ritorno sull’investimento?

  • Quante ne facciamo in un anno?
  • Abbiamo la mania di “fare riunioni”?
  • Le nostre riunioni sono vivaci?
  • Sappiamo affrontare gli argomenti negativi?
  • Sappiamo evitare tensioni?
  • Come animare i collaboratori?
  • Come far accettare i messaggi “obbligatori”?
  • Come rendere tutti partecipi?
  • Come stimolare le idee dei partecipanti?

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