Lavorare sulle priorita': i risultati di un anno sono la somma dei risultati di ogni giorno

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Lavorare sulle priorità: i risultati di un anno sono la somma dei risultati di ogni giorno

Il tempo è una serie infinita di “adesso” uniti insieme Chin-Ning Chu
Qual è il periodo di programmazione più importante in assoluto? Il giorno.

Alla fine dell’anno il risultato generale non è altro che la somma dei risultati conseguiti ogni giorno. Programmiamo ed ottimizziamo attentamente ogni giornata di lavoro facendo tesoro della nostra agenda giornaliera come indispensabile strumento di supporto e di guida.

Ogni giorno abbiamo sempre a disposizione:
– 24 ore;
– 1440 minuti;
– 86400 secondi.

Il tempo è uguale per tutti. L’utilizzo che ne facciamo e i risultati che otteniamo dipendono solo da noi.

Anche le attività ripetitive che ci richiedono solo pochi minuti ogni giorno, se viste nell’arco di un anno intero diventano intere giornate lavorative. Occorre sempre domandarci se il tempo che investiamo su un’attività valga la pena oppure no.

L’impatto delle attività ripetitive nel corso del medio lungo periodo

 

L’impatto delle attività ripetitive nel corso del medio lungo periodo

Se ad esempio ogni giorno utilizziamo LinkedIn per trenta minuti, significa che in un anno investiamo quindici giorni lavorativi del nostro tempo su LinkedIn (calcolo effettuato ipotizzando otto ore di lavoro al giorno).
Una simpatica metafora paragona la difficoltà di portare avanti progetti ambiziosi all’obiettivo di cibarsi di un intero elefante. L’obiettivo ci può spaventare e demotivare in quanto ci sembra impossibile da realizzare.

In realtà se analizziamo un elefante come la somma di cinquemila bistecche da trecento grammi ciascuna, possiamo decidere di iniziare a mangiare una bistecca di elefante ogni due giorni (per non farne indigestione…), impiegheremo quasi sette anni ma alla fine avremo raggiunto anche l’obiettivo di mangiare un elefante intero.

È solo riuscendo a trarre il massimo da ogni nostra giornata lavorativa in presenza o in smart working che possiamo ambire a raggiungere importanti traguardi nel medio lungo periodo.
Spesso, i compiti più urgenti sembra debbano essere compiuti per primi, anche se non sono i più importanti.

Non dobbiamo permettete all’urgenza di dominare la nostra vita.

Se abbiamo difficoltà a stabilire le priorità (tutto è urgente) poniamoci le seguenti domande:

• Quanto è importante questo compito per il raggiungimento degli obiettivi?
• Quanto è urgente? Entro quando deve essere portato a termine?
• Mi aiuterà a raggiungere i miei obiettivi a medio/lungo termine?
• Chi è coinvolto? Quanto sono importanti queste persone per me?
• Se svolgo questa attività a quali altre attività dovrò sottrarre del tempo/non riuscirò a fare? Cosa è meglio scegliere?

La capacità di separare quello che è urgente dall’importante, e dedicare la maggior parte del tempo possibile all’importante, è un metodo per misurare il nostro successo.

Creare un ordine di priorità nel lavoro, per prendere in considerazione quello che è importante, è sicuramente l’abitudine principale da acquisire per gestire con efficacia il tempo lavorativo.

Le attività lavorative possono essere suddivise in tre tipologie:

– “A”: ad alta priorità per il raggiungimento degli obiettivi;
– “B”: di media priorità, ossia mediamente importanti;
– “C”: sono attività a bassa priorità, ossia poco importanti e poco significative.

Esistono sempre numerose attività “C” che cercano ogni giorno di rubarci del tempo, di solito a spese dello svolgimento di una “A”.

I criteri personali di scelta su cosa fare / non fare maggiormente diffusi sono:

Semplicità: principio di successo. Porto a termine le attività meno complesse e più veloci da eseguire.
Competenza: principio di rassicurazione. Mi concentro sulle cose che so fare meglio.
Memoria: principio del ricordo. Faccio quello che non mi dimentico e/o che mi ricordo in questo momento di dover fare.
Importanza del richiedente: principio di compiacenza. Svolgo le attività che soddisfano le attese delle persone importanti.
Urgenza: principio di scadenza. Faccio tutto ciò che ha un limite temporale prefissato a breve scadenza.
Importanza: principio della pianificazione. Mi focalizzo sulle cose che hanno il più rilevante impatto sulle strategie e i risultati che voglio raggiungere.

Esercizio: Focalizzarsi sulle priorità
Quale 20% dei suoi compiti servono a realizzare l’80% dei suoi risultati?

Quale 20% tra i suoi problemi causa la perdita o la diminuzione del suo tempo produttivo per l’80%?

Quale 20% dei compiti che potrebbe delegare ad altri (o non fare) avrebbe un 80% di impatto nell’aiutarla a completarne un maggior numero?

Ti capita di dimenticarsi di svolgere un’attività? Ti capita di dimenticarti di una scadenza?

Dimenticarsi di fare qualcosa è molto più grave dell’essere consapevole e scegliere di non fare qualcosa e/o di farla più tardi.
Il più semplice ma il più efficace degli strumenti per la gestione del tempo è rappresentato dalla lista delle priorità. Si tratta di un elenco scritto delle cose da fare.

Compilare una lista delle priorità si può definire come il principale fattore di successo delle persone. Non compilarla si può definire come la maggiore causa della perdita di tempo delle persone.

Una lista delle priorità aiuta a mantenere il controllo dell’attività lavorativa, lavorando rispettando la pianificazione e la programmazione definita.

Alcune importanti suggerimenti per la sua corretta gestione:
⇒ dedica dieci minuti ogni giorno per pianificare e compilare la lista delle priorità. In particolare prima di iniziare a lavorare e prima di concludere la mattina e il pomeriggio di lavoro;
⇒ non scrivere su pezzi di carta volanti che rischiano di essere persi e/o di creare confusione;
⇒ assegna un ordine di priorità, usando il sistema A (alta priorità), B (media priorità), C (bassa priorità);
⇒ conservala sempre a portata di mano;
⇒ tienila aggiornata in tempo reale al fine di evitare di dimenticarsi attività da svolgere o perdere di vista le principali priorità.

Flusso per definire la priorità di un’attività

 

Esercizio: Imparare a dire di no

Elenca le cinque situazioni più frequenti in cui ti capita di dire sì quando invece sarebbe opportuno dire no.

1. ________________________________________________________
2. ________________________________________________________
3. ________________________________________________________
4. ________________________________________________________
5. ________________________________________________________

Da domani impegnati ad osservare quante volte riesci a dire di no.
È solo una questione di allenamento e di riuscire ad educare gli interlocutori al rispetto del nostro tempo.
Gli imprevisti e le interruzioni sono una delle poche certezze su cui possiamo fare affidamento nelle nostre giornate di lavoro. Anche domani avremo sicuramente degli imprevisti e delle interruzioni. Essendo già fin d’ora sicuri che ogni nostra giornata di lavoro presenta sempre e comunque degli imprevisti, tali eventi diventano delle certezze.

Vanno affrontati solo gli imprevisti che non possono:

1. essere ignorati: Cosa succede se non lo faccio?;
2. essere delegati nella loro gestione ad altri: C’è qualcun altro che è più opportuno affronti questo imprevisto?;
3. essere posticipati in un secondo momento: Lo devo fare per forza adesso?

Nella gestione della propria giornata lavorativa è buona norma prevedere:

• il 60/70% del proprio tempo per attività pianificate;
• il 40/30% per la gestione degli imprevisti da affrontare.
Se nel pianificare i nostri impegni, occupiamo il 100% del tempo disponibile, significa che al minimo imprevisto (che sicuramente avverrà) la nostra agenda diventerà di fuoco.

Esercizio: Gestire proattivamente un imprevisto

Prima di affrontare i prossimi imprevisti che ti capiteranno, prova a rispondere alle seguenti domande:

1. È un evento da affrontare o posso ignorarlo?
2. Deve assolutamente essere affrontato in giornata?
3. Sono io la sola persona adatta ad affrontare l’imprevisto?
4. Si tratta di un’attività veramente importante per il raggiungimento dei miei obiettivi?
5. Se lo affronto riesco ugualmente a rispettare le scadenze delle mie attività più importanti?

Solo nei casi in cui hai risposto con cinque sì, colloca l’imprevisto nella tua lista delle priorità A altrimenti nelle B o nelle C o nel cestino! Abituiamoci a pianificare la nostra risposta agli imprevisti. Contiamo fino a cinque prima di decidere se affrontare o meno l’imprevisto e chi, come e quando farlo.

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