Pianificare non significa sognare

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Pianificare non significa sognare

Un piano non ha valore alcuno, a meno che esso non degeneri in un lavoro. Peter Drucker

Nel suo libro “I sette pilastri del successo” Stephen R. Covey (Covey S.R., I sette pilastri del successo, Bompiani, 2001) scrive:
«Supponiamo che in un bosco vi imbattiate in un uomo intento febbrilmente a segare un albero.
“Che cosa state facendo?” chiedete.
“Non vede?” è la secca risposta. “Sto segando questo albero”.
“Ma lei sembra sfinito!” esclamate. “Da quanto tempo ci lavora?” “Più di cinque ore”, risponde quello, “e non ne posso proprio più. È un lavoro massacrante”.
“Be’, perché non smette per qualche minuto e dà una bella affilata a quella sega?” suggerisce. “Sono sicuro che funzionerebbe molto più alla svelta”.
“Non ho tempo per affilare la sega, io”. Risponde l’uomo in tono irritato. “Sono troppo occupato a segare...».
La pianificazione è un processo che partendo dall’analisi delle opportunità e delle risorse a disposizione, definisce gli obiettivi desiderati e i relativi piani d’azione per tradurli in realtà.

Il processo di pianificazione:

1. Dove siamo? —> numeri, dati e fatti concreti
2. Dove vogliamo andare? —> gli obiettivi che vogliamo raggiungere
3. Come vogliamo fare per arrivarci? —> le azioni da intraprendere

Pianificare non significa:

• esprimere sogni e desideri. Pianificare implica definire obiettivi ambiziosi ma raggiungibili;
• fare previsioni. Nessuno è in grado di prevedere il futuro. Un valido modello di previsione sbaglia con una frequenza ed una intensità minore rispetto ad un altro;
• compilare una serie di schemi, grafici e tabelle per poi lasciarli nel cassetto;
• ingessare con mille dettagli l’attività lavorativa. La sintesi permette di focalizzare le risorse a disposizione sugli aspetti più rilevanti e di non disperdersi in inutili estetismi. Pensare lentamente ma agire velocemente;
• agire nel futuro. La pianificazione mira a prendere da subito le decisioni che riteniamo più adatte per conseguire gli obiettivi. Il nostro futuro lo costruiamo un giorno dopo l’altro, oggi compreso!

Occorre decidere di dedicare un tempo adeguato alla pianificazione e all’organizzazione del nostro futuro. Occorre passare da una gestione del tempo come “giornate di lavoro da riempire” (dedicare tutto il proprio tempo a disposizione) ad “organizzare azioni calibrate sui nostri obiettivi”. Pianificare non significa semplicemente desiderare o sognare un obiettivo, ma è necessario:

1. definire esattamente quali sono i risultati che vogliamo ottenere;
2. decidere quali sono le risorse (tempo e denaro) che vogliamo impiegare.

Se i due elementi non vengono considerati congiuntamente si ottiene una pianificazione non corretta:

• solo risultati —> esprimere desideri, sognare ad occhi aperti;
• solo risorse —> prendere impegni non mirati ad un obiettivo preciso, darsi un gran da fare ma con quale finalità?

Occorre impegnarsi per trasformare un semplice buon proposito (la logica del “vorrei”) in un vero e proprio obiettivo con conseguente piano d’azione (la logica del “voglio”).
Occorre pianificare il lavoro e lavorare ogni giorno per portare avanti il piano.

Nella letteratura manageriale, si utilizza spesso l’acronomino SMART per indicare le caratteristiche che deve avere un obiettivo. In inglese smart significa furbo, astuto, intelligente.

• Specifico: cosa voglio realizzare? L’obiettivo deve essere chiaro, conciso e circoscritto.
• Misurabile: come farò a misurare i progressi raggiunti? L’obiettivo deve essere quantificabile, per rendere possibile la verifica del raggiungimento dello stesso.
• Attraente: vale la pena darsi da fare per raggiungere questo obiettivo? Lo desidero realmente ed intensamente? È un obiettivo ambizioso?
• Raggiungibile: è un risultato ragionevole da raggiungere o so già che è impossibile?
• Tempificato: quali sono le tempistiche previste? L’obiettivo deve chiaramente indicare il tempo entro il quale deve essere conseguito.

Nello smart working una corretta e chiara identificazione degli obiettivi SMART su cui ogni persona e team di lavoro si deve focalizzare è un requisito fondamentale per il successo.
Ad esempio, acquisire nuovi Clienti è un obiettivo poco SMART… (generico, non misurabile e nemmeno tempificato)

Acquisire ogni mese almeno due nuovi Clienti finali in Liguria per i primi sei mesi del prossimo anno che effettuino un ordine di almeno Euro 1000 e definire il relativo piano d’azione, è SMART.

Esercizio: Tre nostri obiettivi SMART nel prossimo semestre
Priorità Obiettivo (SMART)
1
2
3

Concentrare le risorse su pochi obiettivi essenziali rappresenta la chiave per l’ottimizzazione dei propri sforzi evitando la dispersione e la frammentazione delle energie.
Una volta concluso il processo di pianificazione, occorre passare alla programmazione delle attività.
La pianificazione rappresenta il percorso, mentre la programmazione sono le tappe.
Programmare significa utilizzare il calendario spalmando le attività da effettuare nei giorni, nelle settimane, nei mesi e negli anni.

Esercizio: Piano d’azione per migliorare l’attuale suddivisione del tempo
Attività nuove da aggiungere:
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Attività da eliminare:
1. ________________________________________________________
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Attività a cui aumentare il tempo dedicato:
1. ________________________________________________________
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Attività a cui ridurre il tempo dedicato:
1. ________________________________________________________
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Attività da svolgere in modo differente:
1. ________________________________________________________
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