Principi nella gestione del tempo

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Principi nella gestione del tempo

Una delle peggiori tragedie dell’umanità è quella di rimandare il momento di cominciare a vivere. Sogniamo tutti giardini incantati al di là dell’orizzonte, invece di goderci la vista delle aiuole in fiore sotto le nostre finestre
Orazio
“Non ho tempo” è la constatazione da cui dobbiamo partire per costruire un’efficace gestione delle nostre attività lavorative. Sempre e comunque non abbiamo il tempo per fare tutto. È indispensabile scegliere su cosa concentrare i nostri sforzi per evitare il rischio di disperdere le nostre energie.

Se non state gestendo il vostro tempo lavorativo (atteggiamento proattivo) significa che è il tempo lavorativo che vi sta gestendo (atteggiamento reattivo). Nella gestione proattiva delle nostre attività facciamo in prevalenza quello che abbiamo deciso e quindi le cose più importanti, nella gestione reattiva facciamo quello che altri o gli eventi ci richiedono (e magari non le più importanti).

Non abbiamo bisogno di più tempo, ma di utilizzarlo nel modo migliore per dare più valore al nostro tempo e di conseguenza alla nostra Vita.
Occorre non confondere la quantità di lavoro (ore di lavoro) con la qualità del lavoro (risultati ottenuti e livello di soddisfazione personale). Occorre passare da una gestione del tempo come “giornate di lavoro da riempire” (dedicare tutto il proprio tempo a disposizione) ad “organizzare azioni calibrate sui nostri obiettivi”.

Esercizio: Un test per riflettere sul tempo

Esprimi la tua opinione rispetto alle affermazioni sotto riportate, utilizzando le seguenti opzioni:

1 = decisamente in disaccordo
2 = in disaccordo
3 = né d’accordo né in disaccordo
4 = d’accordo
5 = decisamente d’accordo

Affermazione:

1. Ho una quantità adeguata di tempo libero.
2. Riesco a tenere sotto controllo gli imprevisti e le interruzioni.
3. Sono puntuale e rispetto le scadenze e gli impegni presi.
4. Sono consapevole che essere una persona disponibile, non significa dire sempre di sì. Riesco a dire di no.
5. Ho una chiara visione degli obiettivi che voglio raggiungere.
6. Focalizzo gli sforzi sulle attività prioritarie del mio lavoro.
7. Non finisco mai di imparare e di rimettermi in discussione.
8. Il primo responsabile del raggiungimento degli obiettivi che mi prefiggo sono io.
9. Non lascio che i miei interlocutori mi facciano perdere del tempo.
10.Il lavoro che faccio mi piace e mi soddisfa.
11.Ho un documento scritto in cui tengo sotto controllo l’andamento dei miei obiettivi.
12.Sono una persona che sa prendere decisioni.
13.Riesco a tenere in ordine il mio ambiente di lavoro e gli strumenti che utilizzo.
14.Mi capita raramente di sentirmi stanco ed affaticato a causa del lavoro.
15.Le difficoltà e i problemi non mi demotivano, anzi mi stimolano a dare il meglio.
16.Ho un giusto equilibrio tra il tempo dedicato alla pianificazione e quello dedicato all’azione.
17.Riesco quasi sempre a raggiungere gli obiettivi che mi prefiggo.
18.Non lascio accumulare il lavoro che occorre portare a termine.
19.Ho una lista in cui scrivo e tengo sotto controllo le mie priorità.

20.Riesco a limitare al tempo strettamente necessario la durata delle telefonate e delle
videocall.
21.Ritengo che sia indispensabile dedicare del tempo alla pianificazione.
22.Sono soddisfatto del mio attuale metodo di lavoro.
23.Sono alla costante ricerca di nuove idee.
24.Sono consapevole che i risultati di un anno di lavoro sono la somma dei risultati di ogni
singolo giorno di lavoro.
25.Quasi mai mi succede di fare dei lavori che potrebbero essere fatti da altri.
26.Sono capace di utilizzare la sintesi nel leggere, nel parlare e nello scrivere.
27.Sono molto produttivo sia se lavoro in presenza in ufficio che in smart working
28.Sono consapevole di quanto tempo dedico ad ogni attività del mio lavoro.
29.Ho sempre ben presente la differenza tra l’importanza e l’urgenza di quello che faccio.
30.Le riunioni online che organizzo con le altre persone finiscono nei tempi previsti.

Ora che hai terminato di compilare il test, somma i punteggi di ogni risposta e leggi il relativo profilo emerso:

• punteggio totale tra 30 e 70: grandi margini di miglioramento;
• punteggio totale tra 71 e 110: buoni margini di miglioramento;
• punteggio totale tra 111 e 150: continua a lavorare sui piccoli dettagli per perfezionare ulteriormente il metodo di lavoro.

Alcuni dei più diffusi paradossi sulla gestione del tempo sono:

• “Non ho tempo per...”. È un alibi, è naturale avere un tempo limitato a disposizione, la vera sfida è scegliere gli obiettivi e le attività giuste. Eliminiamo dal nostro vocabolario frasi del tipo: “Se avessi più tempo allora sì che potrei...”, “Non ho tempo per...”. Se non ho tempo per fare qualche cosa significa che sto dando una maggiore importanza ad altre attività
• “Fermarsi a riflettere e pianificare fa perdere tempo...”. Pianificare fa guadagnare tempo!
• “Dovrei dedicare più tempo alla famiglia e al tempo libero, ma non posso...”. (È solo una questione di priorità. Ad esempio, oggi inizio a lavorare alle 7.00 e finisco di lavorare alle ore 14.00 perché voglio giocare a basket con i miei figli nel pomeriggio, segno l’attività in agenda e per nessun motivo la cancellerò. Come sempre, ogni volta che decido di fare un’attività dovrò rinunciare a qualcosa d’altro: non si può fare tutto)
• “Pianificare è impossibile, ci sono troppi eventi imprevisti...”. Ogni giorno, siamo certi che ci saranno imprevisti. Nel gestire la nostra agenda seguiamo una semplice regola:
• almeno un 60-70% del nostro tempo dedicato alle attività programmate;
• un 30-40% per la gestione degli imprevisti. Molti imprevisti possono essere ignorati, posticipati o delegati.
• “Faccio prima a farlo io che a delegare ad altri...”. Quanto tempo posso potrò recuperare nei mesi e negli anni successivi, una volta che il collaboratore/collega sarà diventato autonomo?
• “Più ore lavoro, meglio è...”. La nostra attenzione deve essere focalizzata sui risultati che si ottengono e non sulle ore che si utilizzano.