Testimonianze di manager aziendali

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Testimonianze di manager aziendali

Il compito dei manager non è la supervisione ma la leadership William Edwards Deming

Andrea Rocchetti
Head of Investment Advisory
Moneyfarm Italia

Quali sono le tue 5 regole d’oro nel gestire un team di lavoro a distanza?

1. Una nuova “agenda” - più precisa e che preveda più tempo dedicato alle persone.
2. Comunicare diversamente, sfruttando la tecnologia - Sfruttare la tecnologia al massimo per una rinnovata forma di comunicazione. Ottimizzare e diversificare i canali di contatto da remoto col team e i singoli membri. A ogni canale la sua funzione:
• chat per aggiornamenti rapidi e/o informali, soprattutto one-to-one
• videocall/zoom per allineamenti, aggiornamenti, soprattutto di gruppo
• e-mail per minute e followup delle videocall
• telefono, solo fuori da orario canonico e preferibilmente per aggiornamenti informali
3. Contare sui numeri, ma non solo su quelli - Affiancare sempre all’analisi quantitativa dei risultati, un’analisi qualitativa.
4. Stimolare, condividendo - Allineare il team sulle iniziative previste, cercando di spiegarne le ragioni alla base, e condividere sempre i risultati (specialmente quelli positivi) in modo trasparente.
5. Uno per tutti, tutti per uno - Puntare sullo spirito di gruppo, focalizzando l’attenzione sui target commerciali individuali, ma soprattutto di Team. Mostrandoli a livello verticale (top-down).

Tre esempi di iniziative di successo che hai utilizzato nel gestire il team di lavoro a distanza:

1. I Training. Abbiamo investito moltissimo nella formazione professionale in diverse aree (sia tecniche che commerciali), molto più che nel periodo pre-lockdown. Lo abbiamo fatto cercando di stimolare tutti con entusiasmo, puntando ad accrescere le competenze dei singoli membri, ma creando anche spirito di gruppo. Investire sul presente per raccogliere in futuro. Credo sia stato un investimento lungimirante, e ho già iniziato a vederne i frutti.
2. I meeting. Abbiamo completamente rivisitato la struttura dei meeting di Team pre-lockdown. Prima erano più rapidi, dritti al punto e frontali. Da remoto sono diventati naturalmente più importanti e li ho resi più interattivi e più frequenti. “Camera on”, coinvolgimento attivo di tutti i partecipanti, slides semplici a supporto per sottolineare i concetti chiave e fissarli rapidamente in vista dei passi successivi.
3. I test. Abbiamo rimesso in discussione molte delle attività pre-lockdown, coinvolgendo attivamente il team, con a/b test delle nuove proposte di revisione delle attività stesse, per adottare poi le scelte più efficaci.

 

 

Gian Luca Marchi Boschini
Vice Direttore Generale e Membro del Consiglio di Amministrazione di DKC Europe

Prima di iniziare a rispondere vorrei ricordare che lo smart working è una modalità di lavoro differente dal telelavoro o dal lavoro a distanza. Ai meno attenti possono sfuggire alcune caratteristiche, ma il coinvolgimento e di conseguenza il risultato che se ne può trarre è sensibilmente differente.
Molte aziende si sono viste costrette, a causa della pandemia da Covid 19, ad adottare una qualche modalità di lavoro da casa per molti collaboratori. Lo scoglio principale, rappresentato dal poter disporre di strumentazione idonea da casa è stato più o meno velocemente superato. La mancanza di preparazione nel gestire dei semplici collaboratori o un team “non in presenza”, si è fatta sentire soprattutto in alcuni comparti del mondo dei servizi ed in particolare nella pubblica amministrazione.

Quali sono le tue 5 regole d’oro nel gestire un team di lavoro a distanza?

1. Regole d’ingaggio chiare per tutti prima di iniziare. Partendo dal ruolo ancor più fondamentale del capo nel lavoro da remoto, tutti devono avere ben chiaro cosa ci si aspetta e quali sono i limiti.

2. Il ruolo del campo diventa ancora più strategico e per questo motivo deve essere supportato con tecnologia adatta, ma soprattutto con contenuti. Non va escluso una qualche forma di educational, soprattutto per i meno strutturati.

3. Se non già abituati a farlo in ufficio, è fondamentale trasformare il lavoro in obiettivi. Essere ancor più precisi nelle scadenze e responsabilità.

4. Individuare strumenti e modalità di controllo per la verifica degli obiettivi assegnati. La figura del capo che passeggia tra le scrivanie non esiste da tempo, ma non tutti siamo ancora a nostro agio a lavorare con un team virtuale.

5. In fine, è necessario anche prendersi cura della sicurezza psicologica dei nostri collaboratori. Rispettare il giusto equilibrio fra vita personale e vita professionale. A questo proposito ho anche trovato utili la condivisione di best practice con il team.

Tre esempi di iniziative di successo che hai utilizzato nel gestire il team di lavoro a distanza:

1. La funzione marketing information che si occupa anche della realizzazione di report e statiche aziendali, per svolgere la propria attività ha particolarmente bisogno di poter lavorare con tranquillità. Questa funzione rappresenta anche il repository di molte informazioni, per cui capitano spesso interruzioni da parte di colleghi che necessitano all’ultimo momento di qualcosa. Con l’attività in S.W. siamo riusciti ad ottenere la stessa quantità di lavoro in meno tempo e soprattutto con minori errori. I colleghi si sono abituati a fissare degli incontri per tempo e non è raro che si siano arrangiati a recuperare le informazioni, magari imparando ad utilizzare i tools aziendali a disposizione di tutti.

2. Le riunioni sono sicuramente più produttive. Non so se per mancanza di confidenza con la tecnologia o l’impossibilità di sovrapporsi nella comunicazione, ho notato una maggior efficienza. Si riesce ad arrivare al termine dell’ordine del giorno in minor tempo e anche i “fuori tema” sono sicuramente ridotti.

3. La miglior esperienza l’ho vissuta su me stesso. Quando posso lavorare da casa, azzerando i tempi di trasferimento che sono almeno di due ore, sono riuscito a recuperare quel tempo infruttifero per attività che di solito confinavo alla sera, con esiti sensibili. Nei momenti in cui non sono impegnato con altre persone posso anche ricavarmi “spazi per pensare” e meglio organizzare il mio lavoro. Cerco sempre di dedicare qualche giorno al mese per il lavoro da casa. Pur svolgendo attività non diverse dal solito, riscontro una produttività ed un’efficacia migliore.

 

Franco Rognoni
Senior Manager Customer Care
Beckman Coulter

Il management del Customer Care Italia di Beckman Coulter è una squadra molto dinamica in fatto di riunioni atte a verificare costantemente i progressi della squadra nel raggiungimento degli obiettivi. Prima dell’esplosione della pandemia eravamo abituati a fare una revisione dei nostri principali KPIs settimanalmente. Tutti in presenza, si faceva una revisione dei KPIs e si prendevano le decisioni relative alle contromisure per mantenere le performances della squadra allineate con i target aziendali.
Inoltre, mensilmente, facevamo uno staff meeting nel quale prendevamo le decisioni più strategiche su come sviluppare il team nell’ottica di un costante miglioramento della customer satisfaction, garantendo allo stesso tempo un costante controllo dei costi volto al miglioramento dell’Operating Profit.

Da marzo 2020 tutte queste abitudini sono state improvvisamente stravolte dallo smart working: niente più riunioni in presenza ma tutto virtuale.
Nel giro di pochi giorni abbiamo dovuto reinventarci un altro modo di comunicare e condividere i dati.
La prima regola che abbiamo applicato è stata banalmente quella di tenere la telecamera accesa per mantenere un minimo di contatto tra le persone; la possibilità di vederci, anche se in video, ha permesso di “rompere la sterilità” di una conversazione telefonica.
La parte più difficile è stata la gestione dei silenzi cioè quando, ad una proposta o alla presentazione di un dato negativo, nessuno dei partecipanti prendeva la parola per proporre soluzioni. Personalmente ritengo che il passaggio dalle riunioni in presenza a quelle virtuali abbia innescato un’inevitabile riduzione di creatività da parte dei gruppi: il fatto di essere più isolati e non avere più il confronto quotidiano è stata una delle maggiori difficoltà da superare a seguito dell’adozione dello smart working. Per superare queste difficoltà entra in gioco la managerialità nel creare un ambiente inclusivo e nel chiedere direttamente dei feedback ad ognuno dei partecipanti per rompere il ghiaccio e dare il via al confronto delle idee. In questo caso devo dire che una sana challenge fatta alle persone ha portato dei risultati soddisfacenti fin dalle prime riunioni.

Fondamentale è stato anche il fatto di avere degli obiettivi ben chiari e definiti, sia nei tempi che nei risultati da raggiungere. Lavorare per obiettivi era un metodo di lavoro già consolidato che è stato facilmente traslato dal reale al virtuale permettendo alle persone di strutturare la giornata lavorativa nel modo più funzionale al raggiungimento dei risultati senza divagare in aspetti al di fuori degli obiettivi.
Un ruolo essenziale è stato quello di aver creato negli anni un ambiente inclusivo dove ognuno si sentisse libero di esprimere la propria opinione; anzi, il fatto di portare all’interno del gruppo il proprio contributo con idee fuori dagli schemi era sempre stato uno degli obiettivi che mi ero proposto come leader del team. Questo ha sicuramente permesso di superare potenziali ostacoli nel passaggio dalla riunione in presenza alla riunione virtuale.
La tecnologia è stata di forte aiuto nel garantire la connessione tra le persone. L’impossibilità di incontrarsi in ufficio ha negato l’occasione di parlare di lavoro anche informalmente, davanti ad un caffè o davanti ad uno spuntino: tutto ciò è stato sostituito dalla chat che permetteva a tutti di essere sempre connessi anche se lontani fisicamente. Se da un lato questo collegamento costante ha garantito la connessione tra le persone ha però ridotto i rapporti sociali tra i componenti del gruppo.
Come anticipato in precedenza, la distanza sociale è sicuramente un fattore di rischio per la creatività del gruppo e per l’engagement personale delle persone. Ho sempre sostenuto e promosso il confronto tra i componenti del gruppo proprio per garantire l’innovazione ed il cambiamento necessari a mantenere l’organizzazione allineata alle esigenze del mercato. E’ stato quindi necessario trovare delle contromisure per ridurre il distanziamento che lo smart working stava inevitabilmente creando.
Nel mio percorso manageriale ho sempre cercato di avere un rapporto informale con i miei riporti diretti e una volta al mese investivo del tempo per ascoltare singolarmente il loro livello di engagement. Niente discussioni relative a performance, risultati o contromisure ma solo parlare di cosa, io come leader del gruppo, potevo fare per migliorare il loro livello di engagement. Nel periodo del lavoro in remoto ho voluto fortemente intensificare questo momento: con la telecamera accesa, ci si guardava in faccia e si condividevano le difficoltà cercando di capire cosa fosse possibile fare per superare gli ostacoli trovati sul percorso. Dialogando singolarmente con le persone sono emerse le difficoltà personali di ogni componente del gruppo e, facendo leva sui più creativi ed attivi, è stato possibile superare parzialmente i problemi creati dal lavoro in remoto. Questo ha sicuramente aiutato a mantenere i rapporti personali oltre che a superare le incomprensioni dovute ad un metodo di comunicazione poco utilizzato in precedenza.
Inoltre, ho volutamente aumentato il processo di delega: Lavorando da casa ci siamo trovati tutti coinvolti in una innumerevole quantità di conference call. Delegare maggiormente al Team il lavoro in autonomia, fissando delle scadenze precise, ha costretto i componenti del gruppo a dover inevitabilmente lavorare insieme anche a distanza senza perdere le buone abitudini del periodo pre-pandemia.
Ultimo ma non meno importante la celebrazione del successo. Quando un progetto va a buon fine e un risultato viene centrato, organizzare una call per ringraziare tutti e festeggiare virtualmente il successo aiuta a mantenere quello spirito di team che lavorando da casa si rischia di perdere.

Gli esempi ed aneddoti da raccontare sono innumerevoli: dal gatto che, nel bel mezzo di una call internazionale passa davanti alla telecamera e si ferma a fissare i partecipanti, alla bambina che cerca di imitare il padre che parla in call, al corriere che ti citofona nel bel mezzo di una discussone. Tutti abbiamo imparato a sorridere di questi inconvenienti e a renderli parte della giornata lavorativa come un momento per tornare a sorridere insieme e scherzare, come si faceva davanti alla macchinetta del caffè.

Sicuramente lo smart working ci ha insegnato ad ottimizzare i tempi, ma da leader dobbiamo sapere che in un gruppo di lavoro la differenza è fatta dalle persone e per prima cosa dobbiamo prenderci cura proprio delle persone stesse, aiutandole a navigare in questo nuovo mondo. Terminata la pandemia, dovremo prendere il buono che abbiamo imparato ma dovremo, nello stesso tempo, ricostruire i rapporti sociali che inevitabilmente si sono ridotti.

Pietro Tagliabò
Head of Sales Italy
Bayer CropScience S.r.l.

Quali sono le tue 5 regole d’oro nel gestire un team di lavoro a distanza?

1. Obiettivi condivisi. Comunicare regolarmente quali sono gli obiettivi aziendali a tutto il team per far sì che ognuno di loro si senta parte integrante del progetto. Per mantenere i componenti del Team interessati e produttivi anche a distanza, è fondamentale definire con precisione come possano adempiere al proprio ruolo con successo e di conseguenza influenzare positivamente il raggiungimento degli obiettivi di tutto il team.

2. Fiducia. Stabilire un rapporto di estrema fiducia con i componenti del team, impostando l’attività lavorativa sulla flessibilità e aiutandoli a definire orari di lavoro adatti alle loro esigenze. Programmare incontri individuali per comprendere il carico di lavoro dell’organizzazione e per offrire continuo supporto per la soluzione di problemi. Evitare la supervisione, ma aiutarli a prendere responsabilmente l’impegno a svolgere i compiti assegnati.

3. Semplificazione. Garantire il massimo grado di autonomia fornendo strumenti digitali idonei alla comunicazione a distanza. L’uso della tecnologia facilita il lavoro a distanza e, se abbinato alla semplificazione dei processi interni e delle iniziative esterne, non solo aumenta l’autonomia nello svolgere i propri compiti, ma permette di essere più efficaci anche nel comunicare con i propri clienti. Semplificare è un modo per avvicinare anche i clienti che vivono le stesse difficoltà che viviamo noi.

4. Velocità. La distanza richiede grande velocità nella presa di decisione e nelle conseguenti azioni per rendere la decisione operativa. Spingere il team a concentrarsi sulle variabili che possono controllare, abituarli ad accettare qualche decisione sbagliata, dimostrando che commettere un errore ogni tanto porta più vantaggi che ponderare eccessivamente ogni decisione.

5. Celebrare i successi. Ridurre la distanza facendo sentire ogni componente del team parte integrante di una squadra, riconoscendo l’impegno quotidiano e premiando gli obiettivi raggiunti. Non solo con eventi aziendali periodici che coinvolgano tutti i membri del team, ma anche concludendo una giornata intensa di lavoro con un gesto di gratitudine oppure trasmettendo energia positiva verso coloro che, seppur impegnandosi, hanno la sensazione di non raggiungere i risultati attesi.

Tre esempi di iniziative di successo che hai utilizzato nel gestire il team di lavoro a distanza:

1. Abbiamo semplificato le nostre procedure interne, come ad esempio la gestione della Politica Commerciale. Siamo intervenuti per incrementare la delega ai singoli componenti del team, responsabilizzando il singolo e aprendo a una più rilevante autonomia decisionale. I clienti hanno reagito con estremo interesse al nostro cambiamento e con una sostanziale crescita delle vendite, senza registrare impatti negativi sulla policy aziendale.

2. Abbiamo ridotto le call collettive, incrementando i contatti individuali, anche con messaggi istantanei, facilitando le prese di decisione veloci e puntuali. Siamo riusciti ad orientare maggiormente la nostra energia verso l’operatività, consentendoci di avvicinare con maggior forza i nostri clienti.

3. Abbiamo condiviso l’obiettivo delle vendite di un periodo specifico, evitando di assegnare obiettivi singoli, responsabilizzando tutto il Team a raggiungere un obiettivo comune. Questa azione ha unito il Team anche in una situazione dove la distanza apparentemente poteva ulteriormente allontanarci. Il risultato è stato entusiasmante ed ancora più impressionante è stato osservare ogni componente del team fortemente coinvolto a contribuire al successo comune.

 

 

Robert Iori

Founder, EUTAS - European Transformation Association ewiv.

Quali sono le tue 5 regole d’oro nel gestire un team di lavoro a distanza?

1-Obiettivi S.M.A.R.T. definiti e condivisi, per assicurare un approccio pianificato, organizzato, coerentemente erogato, «controllabile» e adattabile ... (processo mentale del nostro DNA)
In effetti si verifica spesso che «... senza obiettivi non si va da nessuna parte ! ...»
Altre culture ritengano che «... il percorso diventa l' obiettivo ! ...» 
Per la parte autorevole della persona, rimane dunque importante oltre questa scelta di pensiero, una definizione individuale delle priorità che scaturiscano da obiettivi quantitativi e qualitativi

2-Chiarezza su aspettative e esigenze della natura e del relativo impatto dell'attività/compito, entrambi le parti (cosa mi aspetto concretamente come risultato? Come vado a verificarlo?)
Visto la complessità del nostro neurosistema e il suo funzionamento, rimane fondamentale «... parlare la stessa lingua ...» cioè creare sintonia sul significato e il contenuto delle parole «Sogni, Desideri, Aspettative, Esigenze, ...»
Ponendo domande e casomai con degli esempi concreti
Questo «modus vivendi» promuove i risultati, evitando spreco di energie lungo il percorso verso l' obiettivo

3-Nozione del tempo in un contesto piacevole con spazio per attività lavorative, personali, famigliari, sportive, etc. (con preferenza, ...  in una situazione di Eustress «divertente»)
Conosciamo tutti l'influenza di un contesto positivo o negativo sul nostro stato mentale ...
Im Homeoffice può diventare un ulteriore vincolo se l'ambiente di lavoro viene inquinato da rumori, disturbi, … imprevisti privati
Dunque, cercare di strutturate e organizzare la propria attività in un contesto appropriato, per raggiungere un massimo di risultati in un minimo di tempo

4-Fiducia, responsabilità, resilienza e flessibilità come base di vita in una realtà d’ «impresa di se stesso» (processo lavorativo autonomo, vissuto per esempio in Italia dagli agenti ENASARCO)
I valori citati sono particolarmente importanti nella gestione di Team di lavoro a distanza
Senza presenza fisica, la parte empatica della relazione rimane più difficile ad instaurare, i valori servano da catalizzatore per raggiungere ottimi risultati

5-Comunicazione e flusso d'informazioni strutturate con «regole del gioco» definite incl. gestione del Feedback (una comunicazione Chiara, Concreta, Coerente, Conseguente)
Le gestione dei «4C» migliora la qualità e la comprensione dei messaggi tra «emittente» e «interlocutore»
Di conseguenza ci permette, con un minimo di parole a raggiungere un massimo di risultato
Senza ovviamente dimenticare l'ascolto attivo e l'utilità di porre delle domande per far comprendere il reale compito assegnato al Team. Gestire il Feedback

Tre esempi di iniziative di successo che hai utilizzato nel gestire il team di lavoro a distanza:

1. Esempio
Progetto pilota in concessionaria auto «Service Excellence»
Obiettivo: migliorare il rapporto con il cliente in officina, formando accettatori, il CS e il loro responsabili, incl. Coaching in remoto
Compito: Dalla Germania gestione di un Team di coach francesi, assicurare la documentazione e il feedback tra Agenzia, Coach e EUTAS
Cinque Persone coinvolte a distanza in due paesi e tre lingue. Ca. dieci Partecipanti per sito coinvolti in Formazione/ Coaching su un periodo di tre mesi

2. Esempio
Progetto «Drive it to the Next Sales Level» - settore machine Agricole e trattori
Obiettivo: Sviluppare la vendita di ricambi e servizi nelle Concessionari/Partners del produttore in Europa. Implementare la strategia «Sell out», formando tutti i «KAM Parts & Services» e assicurare il coaching in remoto tramite il loro Management
Compito: Dal HQ die EUTAS a Stoccarda gestire un Team di sei Formatori/Coach dedicati a otto gruppi di mercati in cinque lingue. Documentare i risultati dei tre moduli di formazione e gestire sessioni di Follow up in remoto con il Team di progetto e loro Manager
Due Team operativi (Trainer EUTAS, team di progetto cliente) coinvolti con ciascuno sei persone sotto responsabilità di EUTAS. Oltre cento partecipanti in Formazione e tredici manager in Coaching su un periodo di undici mesi

3. Esempio
Collaborazione e gestione della rete EUTAS
Obiettivi: Garantire l' evoluzione della Partnership in Europa, contribuire ad attività di Prospecting, promuovere progetti e gestire la creazione e il passaggio del Know-How
Ampliare la rete di provider e trasformare l' offerta EUTAS secondo l' esigenze dei vari mercati, settori e Target
Compito: Tramite la propria piattaforma digitale EUTAS-Connect assicurare una continua interazione tra Provider, Core-team e Clienti. Organizzare Community-Meeting a distanza ogni sei settimane e 4 incontri Face to Face all' anno
Quindici persone coinvolte regolarmente in una rete di ca. centoventi Provider, sette Esperti/Responsabili nel Core-Team e 12 Premium-Provider/Project-Leader.