Informazioni sparse e frammentate

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Informazioni sparse e frammentate

 

Perchè si verifica:

L’organizzazione non dispone di un’unica architettura informatica e/o di soluzioni tecnologiche che le consentono di aggregare ed integrare in modo efficace tutti i dati e le informazioni necessarie al funzionamento dei processi legati al core business, a quelli di supporto e alla presa delle decisioni

 

Le conseguenze per l'organizzazione:

Numerosi fogli excel sparsi all’interno dell’organizzazione e sistemi che non dialogano tra loro

Dispersione di dati.

Perdite di tempo per aggregare le informazioni e per prendere le decisioni

La soluzione correttiva:

Passare dalle “grandi quantità di dati” alla gestione integrata dei dati più intelligenti e quindi più utili, vale a dire quelli che consentono una rapida ed efficace presa di decisione o che comunque consentono di fare proiezioni operative in scenari nei quali i rischi e le opportunità sono in costante divenire. I passi da seguire sono:

1. Organizzare tutti i dati, tenuto conto anche della loro eterogeneità, in un unico gestionale.

2. Contestualizzarli al processo, unità organizzativa e/o settore di business per trasformarli
   in informazioni che generano un valore conoscitivo
   

3. Gestire l’aggiornamento dei dati e l’evoluzione della qualità delle informazioni

Da ricordare:

• I dati intelligenti ed utili sono quelli che servono alle persone per lavorare e che quindi vanno forniti in tempo reale.
  

• L’aggregazione di una serie di dati non costituisce di per sé una forma intelligente di presentazione ed utilizzo dei dati stessi: dati aggregati ma non contestualizzati o commentati in modo opportuno, generano informazioni di scarso valore se non addirittura fuorviante.

• Dati ed informazioni rappresentano la materia prima fondamentale del processo di presa delle decisioni e di risoluzione dei problemi in azienda. L’attendibilità e la selezione delle fonti è la principale condizione per assicurare la qualità di questa “commodity” a cui va dedicata sempre più attenzione manageriale.

Applicazioni:

1. Nell’ambito della Direzione del Personale, poter disporre di un unico gestionale dove, con tre o quattro click di mouse, un responsabile di funzione riesce ad accedere alle informazioni relative ai processi di formazione e sviluppo – corsi e percorsi già frequentati, gap da colmare evidenziati dai sistemi di valutazione, opportunità di crescita professionale da segnalare alle persone – ad informazioni di budget per fare una previsione di spesa per il personale per l’anno successivo, ad informazioni anagrafiche che possono tornare utili all’organizzazione come la conoscenza di lingue straniere ed altre competenze informali possedute dalle persone e a tutte le altre tipologie di informazioni inerenti la funzione.
   (Fig. A)
   Tale applicazione può funzionare anche come “portale del dipendente” consentendo la gestione documentale ed informativa – dal ricevimento dei cedolini delle buste paga alle comunicazioni di servizio – per ogni dipendente in forma digitalizzata, certificata e soprattutto riservata. La riservatezza e l’accessibilità dei diversi tipi di dati vengono definite per ogni singolo utente e questo compito spetta naturalmente alla funzione del personale.

2. Se in un’aula di formazione presento i risultati di un questionario di autovalutazione sul personale stile di comunicazione e relazione dei partecipanti in modo aggregato per far emergere il “profilo di gruppo”, tale informazione ha scarso valore formativo se non offro ai partecipanti chiavi di lettura per decodificare il proprio stile di comunicazione, se non aggiungo commenti e/o approfondimenti sui contenuti relativi alla comunicazione e se non chiedo ai partecipanti quali riflessioni hanno fatto in merito ai singoli item del questionario.

Da ricordare:

Le cinque parole chiave che definiscono il livello qualitativo della soluzione gestionale di dati ed informazioni in ambito Direzione del Personale sono:

• Integrazione
  

• Completezza
  

• Flessibilità
  

• Semplicità
  

• Riservatezza
  

Fig. A.

Il fiore rappresenta metaforicamente l’integrazione informativa all’interno dell’organizzazione: lo stelo è la funzione aziendale od un processo operativo intesi come l’insieme delle attività da svolgere, i petali sono le informazioni, il nettare il risultato prodotto: le “api” – clienti interni e clienti finali – diranno se “E’ buono oppure no per fare il miele”, ovvero generare soddisfazione per tutti.

3. Nell’ambito della Direzione commerciale, poter disporre di una soluzione tecnologica che integri dati ed informazioni utili allo sviluppo di strategie di vendita e/o di promozione sempre più focalizzate sui mercati di riferimento (Fig. B), con l’obiettivo di ridurre i margini di errori di marketing e sprechi di risorse.

Fig. B

Piano d'azione per il lettore

1. Domande per la riflessione operativa:

Nell’organizzazione dove lavora, esiste una soluzione gestionale unica che assicura l’integrazione dei dati e delle informazioni?

Se esiste, quali sono i punti di forza e di debolezza? Cosa può essere migliorato?

(Se non esiste, valuti l’opportunità di dotare l’organizzazione di una architettura informativa per semplificare il lavoro alle persone, facilitare la presa delle decisioni e valorizzare meglio le potenzialità della struttura).