La gestione dell'agenda

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Questo articolo è tratto dal libro:

	"Più risultati in meno tempo: come migliorare la gestione delle proprie attività lavorative" di Gianluca Gambirasio, FrancoAngeli 2007

Gestione del tempo: la gestione dell'agenda

La gestione dell’agenda

«Il saggio soltanto trae dalla vita e da ogni età tutto il suo sapore, perché ne sente la bellezza, la dignità e il prezzo». Amiel

La modalità con cui teniamo ed aggiorniamo la nostra agenda è la principale cartina tornasole del nostro approccio alla pianificazione e alla programmazione del lavoro.
Prendiamo nota degli appuntamenti e delle attività:

• i compiti da assolvere;

• tutto ciò che è importante;

• tutto ciò che abbiamo previsto il giorno prima;

• nuovi compiti aggiuntivi e lavori imprevisti;

• telefonate da fare;

• lettere ed e-mail da inviare;

• impegni che non dipendono da noi (riunioni, tempi stabiliti…).

Valutiamo la durata delle attività:

• prendiamo nota dell’ora di inizio e fine di ogni appuntamento;

• non sottovalutiamo le dispersioni di tempo: anche solo quindici minuti al giorno diventano sette giorni e mezzo in un anno. È forse meglio non sprecare quei quindici minuti e concedersi una settimana in più di vacanze…;

• fissiamo dei limiti di tempo e rispettiamoli. Quando incontriamo una persona, condividiamo subito il tempo a disposizione e terminiamo all’orario concordato;

• lasciamo sempre un adeguato margine temporale di sicurezza tra un impegno e l’altro per evitare di dover sempre correre e/o essere in ritardo;

• pianifichiamo al massimo un 60-70% del nostro tempo, siamo certi che in ogni caso avremo degli imprevisti da dover affrontare.

Alcuni suggerimenti nel come gestire l’agenda:

• utilizzare una sola agenda per evitare confusione ed avere un unico punto di riferimento;

• avere un adeguato sistema per la protezione e il salvataggio dei dati contenuti nell’agenda per evitare il dramma di una loro perdita. Se attualmente non ha già l’abitudine di tenere una copia di sicurezza dei dati dell’agenda (calendario, attività, contatti, banca delle idee, ecc.), pensi alle conseguenze di una loro scomparsa…;

• dedicare del tempo all’analisi di quanto fatto in passato e programmare in anticipo gli impegni evitando l’approccio del giorno prima;

• tenere una sezione dell’agenda per annotarsi le buone idee che vengono in mente nel corso della giornata (“La banca delle idee”) per evitare di dimenticarle;

• se si utilizza un’agenda cartacea, scrivere con una matita per poter effettuare modifiche e correzioni senza problemi;

• scrivere tutto ciò che riguarda i nostri impegni nell’agenda per tenere libera la mente dai pensieri e dalle preoccupazioni;

• avere sempre con se l’agenda e aggiornarla in tempo reale per evitare dimenticanze.

Un dilemma diffuso è se sia meglio la versione cartacea oppure quella elettronica dell’agenda. Personalmente propendo per la seconda ipotesi per diversi motivi, tra cui:

• integrazione e compatibilità dei dati contenuti nell’agenda con tutti i dati e i software del computer;

• utilizzando come strumento un palmare ho sempre con me un piccolo personal computer immediatamente utilizzabile in ogni situazione. Una volta in ufficio posso poi sincronizzare i nuovi dati con il computer;

• facilità di recuperare informazioni sul passato attraverso l’archiviazione dei dati in formato elettronico;

• condivisione della propria agenda con quella dei colleghi;

• visualizzazione immediata su più orizzonti temporali (giorno, settimana, mese ed anno);

• effettuazione di back up per evitare la perdita dei dati. Se perdo un’agenda cartacea ho perso tutto, se perdo il palmare ho ancora tutti i dati contenuti nell’agenda;

• risparmio di peso nella ventiquattro ore. Un palmare sta anche nella tasca della giacca;

• risparmio di tempo nell’inserire, modificare e ricercare qualsiasi informazione;

• la versione elettronica consente di impostare promemoria (un messaggio che mi appare sul video di ricordo all’orario impostato), definire gruppi di lavoro, ecc.

Nel passaggio dall’abitudine di utilizzare l’agenda cartacea a quella elettronica ho avuto una fase di adattamento di circa tre mesi, ma è stato sicuramente un investimento più che ripagato.