I mangiatori di tempo
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Questo articolo è tratto dal libro:
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"Più risultati in meno tempo: come migliorare la gestione delle proprie attività lavorative" di Gianluca Gambirasio, FrancoAngeli 2007 |
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Gestione del tempo: mangiatori di tempo
Far dimagrire i “mangiatori di tempo”
«Il tempo che abbiamo un po’ ce lo rubano, un po’ ce lo sottraggono con l’astuzia e quello che resta si perde senza che ce n’accorgiamo». Seneca
Dobbiamo riuscire in ogni giorno lavorativo ad arginare il pericolo di assorbimento del nostro tempo limitato da parte dei mangiatori di tempo. Non è possibile eliminare i mangiatori di tempo, esisteranno sempre e sono costantemente in agguato. Possiamo però sviluppare la nostra abilità nell’individuarli e limitarli.
A volte si tratta di persone (ad esempio un collega che ha la tendenza a scaricare su di noi il suo lavoro, un Cliente che ci telefona in continuazione per ogni minima cosa) altre volte di attività (ad esempio la gestione dei messaggi di posta elettronica, la compilazione di moduli).
Ognuno di noi ha a disposizione in un giornata 1440 minuti. Sembrano tanti, ma quasi sempre le nostre giornate volano. I mangiatori di tempo rappresentano tutti quegli avvenimenti, situazioni, attività che ci danno la sensazione di aver sprecato, buttato via il nostro tempo rispetto agli obiettivi che vogliamo raggiungere.
Rappresentano gli ostacoli che incontriamo nel corso della giornata, a volte creati da noi e a volte dagli altri, che rischiano di non consentirci di fare andare le cose nel senso da noi desiderato.
Possono essere dovuti a fattori interni (dipendono solo ed esclusivamente da noi, come ad esempio una giornata in cui siamo poco motivati o la nostra cronica disorganizzazione) e/o da fattori esterni (ad esempio il capo, la burocrazia, gli strumenti a disposizione).
Per aver più tempo a disposizione per concentrarci sui nostri obiettivi prioritari, dobbiamo difenderci e porre in essere adeguate azioni di contenimento.
Bisogna mettere a dieta ferrea i mangiatori di tempo.
Se lasciamo che i mangiatori di tempo prendano il sopravvento, non saremo noi a gestire il tempo ma saranno gli eventi a gestirci.
Siamo consapevoli di chi o cosa mangia il nostro tempo?
Abbiamo definito dei programmi dietologici da mettere in atto?
Esercizio: caccia ai mangiatori di tempo
Descriva (in modo specifico e dettagliato) i suoi cinque principali mangiatori di tempo, indicandoli in ordine di importanza:
1-
2-
3-
4-
5-
Quali miglioramenti potrebbe ottenere nel suo lavoro e nel suo tempo libero da una riduzione dell’impatto negativo dei cinque mangiatori di tempo sopra indicati?
Elenchi tutti i problemi che i cinque mangiatori di tempo le hanno causato in passato:
Elenchi tutti i vantaggi che potrebbe ottenere dall’eliminazione e/o riduzione dei cinque mangiatori di tempo:
Quali indicatori (numeri) può utilizzare per valutare il successo del suo piano d’azione?
Per ogni mangiatore di tempo da lei individuato, scriva tre azioni concrete da porre in essere per metterlo a dieta… indicando anche le relative scadenze.
Mangiatore di tempo 1:
Azione da fare per eliminare e/o |
Scadenza (quando?) |
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1 |
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2 |
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3 |
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Mangiatore di tempo 2:
Azione da fare per eliminare e/o |
Scadenza (quando?) |
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1 |
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2 |
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3 |
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Mangiatore di tempo 3:
Azione da fare per eliminare e/o |
Scadenza (quando?) |
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1 |
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2 |
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3 |
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Mangiatore di tempo 4:
Azione da fare per eliminare e/o |
Scadenza (quando?) |
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1 |
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2 |
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3 |
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Mangiatore di tempo 5:
Azione da fare per eliminare e/o |
Scadenza (quando?) |
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1 |
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2 |
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3 |
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L’esercizio della caccia ai mangiatori di tempo è interessante da svolgere anche insieme ai propri collaboratori, colleghi e/o superiori.
È sufficiente:
- coinvolgere i collaboratori, colleghi e/o i superiori nell’esercizio chiedendogli di compilare l’esercizio individualmente (per non essere influenzati dalle idee altrui);
- confrontare quali sono stati i mangiatori di tempo che ognuno ha indicato: sono gli stessi oppure sono diversi?
- focalizzarsi sulle proposte di miglioramento e definirne alcune a livello di gruppo di lavoro che si decide di porre in essere. Occorre definire con attenzione anche la scadenza ed il responsabile del controllo della loro attuazione nel concreto.