La creazione del Piano d'azione

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Questo articolo è tratto dal libro:

	"Più risultati in meno tempo: come migliorare la gestione delle proprie attività lavorative" di Gianluca Gambirasio, FrancoAngeli 2007

Gestione del tempo: la creazione del piano d'azione

La creazione del piano d’azione: come vogliamo fare per arrivarci?

«Un viaggio di mille miglia deve cominciare con un solo passo». Lao Tzu

Uno dei segreti dei manager di successo è la capacità di scegliere e concentrare i propri sforzi sugli obiettivi con il più alto potenziale di sviluppo. Concentrare le risorse su pochi obiettivi essenziali rappresenta la chiave per l’ottimizzazione dei propri sforzi evitando la dispersione e la frammentazione delle energie.

Una volta concluso il processo di pianificazione, occorre passare alla programmazione delle attività.

Programmare significa distribuire nel tempo le tappe intermedie del percorso che la pianificazione ha definito per pervenire all’obiettivo. La pianificazione rappresenta il percorso, mentre la programmazione sono le tappe.

Programmare significa utilizzare il calendario spalmando le attività da effettuare nei giorni, nelle settimane, nei mesi e negli anni. Per adoperarsi in questo abbiamo la necessità di stabilire una gerarchia. Dare un ordine di priorità alle attività che andiamo a svolgere, quindi su cosa ci concentriamo.

Che cosa facciamo per primo lavoro, poi con che cosa proseguiamo e così via. Il tempo necessario per effettuare una corretta pianificazione varia in funzione dell’orizzonte temporale di riferimento.

Fig. 8 – Tempo medio da dedicare alla pianificazione

Più l’orizzonte di riferimento è a lungo termine più ci si focalizzerà su questioni generali (strategia). Pianificando il breve termine la focalizzazione andrà sui dettagli (tattica ed operatività). Riserviamoci del tempo disponibile pianificando solo una parte del nostro tempo di lavoro: 60-70% per le attività pianificate, 30-40% per gli imprevisti.

Si ha la tendenza a pianificare più del 70% del tempo di lavoro. Bisogna ridurre la lista delle attività in modo rigoroso: attribuire priorità, scegliere cosa non fare.

Un utile strumento per tenere sotto controllo la nostra pianificazione è rappresentato dal Pert (Project Evaluation Review Technique).

I passi per mettere a punto un Pert sono:

• elencare i vari compiti da svolgere per portare a buon fine il progetto;

• definire la durata prevista per ogni compito;

• ordinare i compiti gli uni rispetto agli altri (che cosa viene prima del compito X e che cosa lo segue subito dopo);

• compilare la tabella del Pert;

• disegnare, tenendo conto della durata e delle successioni, il reticolo di attività:

• mettere a punto il planning assegnando i compiti alle persone.

Fig. 9 - Esempio di Pert (semplificato)

Fig. 10 – La struttura ad albero

Un altro utile strumento per rappresentare un piano d’azione è la struttura ad albero (Fig. 10).

Un compito rappresenta più attività collegate tra loro.

L’area chiave rappresenta più compiti tra loro collegati.

Esercizio: sintesi del piano di lavoro personale (annuale)