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Questo articolo è tratto dal libro:
"Più risultati in meno tempo: come migliorare la gestione delle proprie attività lavorative" di Gianluca Gambirasio, FrancoAngeli 2007 |
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La creazione del piano d’azione: come vogliamo fare per arrivarci?
«Un viaggio di mille miglia deve cominciare con un solo passo». Lao Tzu
Uno dei segreti dei manager di successo è la capacità di scegliere e concentrare i propri sforzi sugli obiettivi con il più alto potenziale di sviluppo. Concentrare le risorse su pochi obiettivi essenziali rappresenta la chiave per l’ottimizzazione dei propri sforzi evitando la dispersione e la frammentazione delle energie.
Una volta concluso il processo di pianificazione, occorre passare alla programmazione delle attività.
Programmare significa distribuire nel tempo le tappe intermedie del percorso che la pianificazione ha definito per pervenire all’obiettivo. La pianificazione rappresenta il percorso, mentre la programmazione sono le tappe.
Programmare significa utilizzare il calendario spalmando le attività da effettuare nei giorni, nelle settimane, nei mesi e negli anni. Per adoperarsi in questo abbiamo la necessità di stabilire una gerarchia. Dare un ordine di priorità alle attività che andiamo a svolgere, quindi su cosa ci concentriamo.
Che cosa facciamo per primo lavoro, poi con che cosa proseguiamo e così via. Il tempo necessario per effettuare una corretta pianificazione varia in funzione dell’orizzonte temporale di riferimento.
Fig. 8 – Tempo medio da dedicare alla pianificazione
Periodo di riferimento: |
Tempo da dedicare alla pianificazione: |
Annuale (365 gg) Trimestrale (90 gg) Mensile (30 gg) Settimanale (7 gg) Giornaliera (1 gg) |
Alcuni giorni 1 o 2 giorni 2 o 3 ore 10-30 minuti 5-10 minuti |
Più l’orizzonte di riferimento è a lungo termine più ci si focalizzerà su questioni generali (strategia). Pianificando il breve termine la focalizzazione andrà sui dettagli (tattica ed operatività). Riserviamoci del tempo disponibile pianificando solo una parte del nostro tempo di lavoro: 60-70% per le attività pianificate, 30-40% per gli imprevisti.
Si ha la tendenza a pianificare più del 70% del tempo di lavoro. Bisogna ridurre la lista delle attività in modo rigoroso: attribuire priorità, scegliere cosa non fare.
Un utile strumento per tenere sotto controllo la nostra pianificazione è rappresentato dal Pert (Project Evaluation Review Technique).
I passi per mettere a punto un Pert sono:
Fig. 9 - Esempio di Pert (semplificato)
ATTIVITÀ |
Gennaio |
febbraio |
marzo |
aprile |
Creare il Data Base dei giornalisti da coinvolgere |
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Inviare l’invito alla convention |
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dal 23 al 28 |
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Telefonare per raccogliere adesioni |
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dal 7 al 20 |
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Conferma prenotazioni camere albergo |
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Dal 21 al 30 |
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Effettuazione Convention |
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2-3 |
Riunione stato avanzamento lavori e bilancio finale |
31 |
28 |
31 |
20 |
Fig. 10 – La struttura ad albero
Un altro utile strumento per rappresentare un piano d’azione è la struttura ad albero (Fig. 10).
Un compito rappresenta più attività collegate tra loro.
L’area chiave rappresenta più compiti tra loro collegati.
Situazione attuale: |
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Punti di forza (nostri personali o aziendali)
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Aree di miglioramento (nostre personali o aziendali) |
Opportunità (nell’ambiente esterno)
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Minacce (nell’ambiente esterno) |
Obiettivi SMART per l’anno in corso: 1 2 3 4 5 |
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Sintesi principali problemi / freni al raggiungimento degli obiettivi: 1
2
3
4
5
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Principale forza motrice per eliminare e/o contenere il freno: 1
2
3
4
5
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Sintesi strategie principali che si metteranno in atto: |
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Strategia:
1
2
3
4
5
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Periodo di attuazione: |
Strumenti di supporto utilizzati per la programmazione del lavoro (annuale, semestrale, trimestrale, mensile, settimanale e quotidiana):
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Sistema di controllo (periodico):
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