Risolvere problemi

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Tratto dal libro:

	"Più risultati in meno tempo: come migliorare la gestione delle proprie attività lavorative" di Gianluca Gambirasio, FrancoAngeli 2007

Gestione del tempo: risolvere problemi

Andare a caccia di problemi: giocare d’anticipo

«I problemi sono opportunità in abito da lavoro». H. Ford

Riporto alcuni definizioni della parola problema:

• “Quesito che attende una soluzione” (Devoto Oli)

• “Una deviazione rispetto ad una norma” (Larousse)

• “Ogni ordine di difficoltà la cui soluzione incerta implica la possibilità di un’alternativa” (Le Monnier)

• “Una situazione o un compito dubbi o difficili” (Oxford Dictionary)

• “Difficoltà che ostacola un’azione” (dizionario alla rovescia del Reader’s Digest)

• “Questione complicata, dubbio da risolvere” (Zingarelli)

Da un punto di vista etimologico, il termine problema viene dal greco “proballo” che significa “propongo”. Proporre quindi una questione da risolvere e, ci si augura, anche un’idea risolutiva.

Affrontare i problemi in modo reattivo / passivo significa aspettare di risolvere i problemi quando si presentano. Gestire i problemi in modo proattivo vuol dire giocare d’anticipo lavorando sulla previsione delle possibili criticità pensando fin d’ora ai possibili piani alternativi.

Applicare il problem solving proattivamente non significa essere pessimisti ma valutare a priori anche scenari sfavorevoli per poter già prevedere azioni correttive da mettere in atto.
Alberto Galgano , mette in evidenza come non solo i problemi vanno risolti efficacemente quando si presentano ma addirittura bisogna dedicare tempo ad anticiparli, a prevenire l’insorgere di possibili criticità, a prevedere in sostanza cosa può andare storto in un progetto o in generale in un’attività lavorativa.

Un esempio: il simulatore di volo con i quali piloti ed astronauti si esercitano basa l’addestramento sul principio del problem solving proattivo ricreando tutte le possibili situazioni di emergenza che potrebbero manifestarsi nelle diverse fasi di volo.

In ogni problema vi sono sia elementi soggettivi (come vivo e percepisco la situazione) sia elementi oggettivi (fatti e dati riscontrabili).

Un problema può essere vissuto come:

• Un ostacolo. Percepire la situazione come un impedimento che genera stati d’animo di irritazione, rabbia, impotenza, ansia, rassegnazione, confusione, passività, negatività, frustrazione e/o pessimismo.

• Una situazione da risolvere. Considerare le situazioni problematiche un qualcosa che fa parte della vita quotidiana. Gli stati d’animo sono caratterizzati da calma, serenità, controllo, e desiderio di affrontare la questione.

• Una sfida. Vivere il problema come una sfida con se stessi, cogliere l’occasione per apprendere e trasformare un’esperienza negativa in un’opportunità da cogliere. Gli stati d’animo sono caratterizzati da motivazione, creatività, entusiasmo, positività, dinamismo e voglia di fare.

Per essere nella migliore condizione psico-fisica per affrontare i problemi occorre sviluppare un atteggiamento mentale positivo. Le persone che tendono a lamentarsi sistematicamente di tutto e di tutti, creandosi spesso problemi inesistenti, sono inclini a rimanere a livello uno.

Ogni situazione critica che si presenta li mette in difficoltà, innescando reazioni emotive negative a catena.

La soluzione ad un problema si sviluppa in tre fasi:

• Definizione del problema.

• Ricerca delle possibili soluzioni e presa di decisione.

• Piano d’azione.

1. Definizione del problema

Quale è il problema? Dove, come, quando, e perché si manifesta il problema? Cosa vorrei cambiare? Cosa mi impedisce / ostacola nella risoluzione del problema?

Avere inquadrato chiaramente il problema significa trovarsi già a metà dell’opera. Come affermò Albert Einstein “La formulazione di un problema è spesso di gran lunga più importante della sua soluzione”.

È importante dedicare tempo per assicurarsi che il problema sia stato definito con chiarezza. Occorre raccogliere ed analizzare le informazioni pertinenti ad identificare con precisione il problema da affrontare. Trovare le giuste risposte significa anche saper porre le giuste domande.

È inoltre opportuno frazionare i problemi complessi in più componenti maggiormente gestibili.

2. Ricerca delle possibili soluzioni e presa di decisione

Fase in cui per ogni causa viene identificata una soluzione e si effettua una stima delle probabilità di successo di ogni alternativa possibile. In questa fase, l’obiettivo è capire chi può fare che cosa rispetto alla criticità. Per decidere e quindi operare una scelta, è necessario avere una rosa di almeno tre alternative per poterle confrontare in modo vantaggioso:

• avere soltanto una alternativa è una scelta obbligata;

• solo due alternative può costituire un dilemma;

• con tre alternative sul tappeto siamo già in condizioni di poter effettuare una scelta basata su valutazioni.

Non esiste un’unica strada per arrivare ad una destinazione: un’alternativa è sempre possibile cercarla, valutarla ed infine attuarla.

Nel Decision Making vige la regola: “Se qualcosa non funziona, fai qualcos’altro”, ossia evita l’accanimento su un’idea o su una modalità operativa che si dimostra fallimentare. Questa regola si chiama “Legge della varietà necessaria” e comporta il continuo sviluppo di alternative possibili ad una situazione. “Se il piano “A” non funziona, tenersi pronti con il piano “B”.

Anche nelle negoziazioni la prassi formativa suggerisce che non bisogna mai negoziare senza alternative: si perde potere negoziale e si è in balia dell’interlocutore.

Una volta definito il risultato che si vuole raggiungere, è necessario creare una rosa di alternative tra cui scegliere quella più adeguata alla situazione da gestire. Occorre:

• esaminare la lista delle possibili soluzioni, immaginando il risultato prodotto: Cosa succederebbe se attuassi questa soluzione?;

• eliminare le soluzioni che già a priori ritenete non valide;

• tra quelle valide occorre scegliere quella che sembra migliore. La soluzione che presenta il miglior rapporto tra il risultato auspicato e la difficoltà di attuazione.

3. Piano d’azione

Definizione di un piano d’azione per attuare la decisione e individuazione dei criteri di verifica dell’efficacia.

La soluzione viene quindi implementata e vagliata alla prova dei fatti:

• Il problema è cambiato come previsto?

• Cosa non ha funzionato?

• Quali ulteriori iniziative occorre mettere in atto?

 

Esercizio: A caccia di problemi

Scelga un suo problema lavorativo esistente (si è già manifestato) o prevedibile (ha buone probabilità di manifestarsi in futuro, che desidera affrontare ed utilizzi lo schema sotto riportato per ricercare la possibile soluzione.

Svolga l’esercizio individualmente o meglio ancora con la collaborazione di coloro che possono esserle di supporto.

Descrizione del problema (esistente o prevedibile)
Soluzioni possibili	Valutazione della soluzione (molto valida, valida, non valida)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Piano d’azione A
Piano d’azione B alternativo (qualora il piano A non dovesse funzionare)