Tenere sotto controllo il tempo
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Questo articolo è tratto dal libro:
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"Più risultati in meno tempo: come migliorare la gestione delle proprie attività lavorative" di Gianluca Gambirasio, FrancoAngeli 2007 |
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Gestione del tempo: tenere sotto controllo il tempo
Tenere sotto controllo il tempo
«Vassene il tempo e l’uom non se ne avvede». Dante Alighieri
Il costo della pianificazione è l’analisi, il controllo e la programmazione delle proprie attività. Solo se riusciamo a governare il tempo e a tenerlo sotto controllo otteniamo un suo migliore utilizzo. La consapevolezza è alla base dei cambiamenti comportamentali.
Uno specchio fedele del nostro attuale modo di lavorare è rappresentato dall’agenda degli ultimi mesi. Analizzando attentamente le attività svolte nel recente passato abbiamo modo di verificarne la coerenza con i nostri obiettivi.
Se ad esempio tra i nostri obiettivi abbiamo imparare lo spagnolo, ma non abbiamo effettuato neanche un’ora di attività al riguardo (partecipare ad un corso, guardare dei film in lingua originale, effettuare un viaggio in Spagna, ecc.), forse c’è qualcosa da rivedere nella nostra attuale pianificazione.
Solo se tra le nostre attività quotidiane e i nostri obiettivi vi è una forte coerenza, avremo una buona probabilità di conseguirli.
Il costo del tempo
Per aumentare ulteriormente la nostra consapevolezza sul costo per la nostra azienda del nostro tempo basta effettuare questo semplice calcolo:
Remunerazione annuale lorda
------------------------------------------ = costo di un’ora di lavoro
Numero di ore annuali di lavoro
A questo punto possiamo moltiplicare il costo orario aziendale per quantificare l’investimento di alcune delle attività che vengono svolte quotidianamente, settimanalmente e/o mensilmente.
Monitorare il ROI delle attività
«Il tempo è la moneta della tua vita. È l’unica che possiedi e che puoi decidere come spendere. Stai attento, non permettere ad altri di usarla al tuo posto». Carl Sandburg
Monitorare il ROI delle attività è un utile metodo per acquisire maggiore consapevolezza sull’attuale nostra pianificazione del lavoro. Svolgendo l’analisi del nostro lavoro riusciremo a confrontare le attività (ciò che stiamo facendo) con gli obiettivi (ciò che cerchiamo di raggiungere) per dare una risposta alle seguenti domande:
- quanto tempo dedichiamo realmente allo svolgimento delle attività tipiche del nostro lavoro?
- Le nostre attuali attività sono coerenti con la priorità degli obiettivi?
- Quali sono le attività con il maggiore rendimento e quali quelle con il minore rendimento?
- La nostra attuale organizzazione del lavoro è soddisfacente o necessità modifiche?
Il punto di partenza è quello di tenere sotto controllo l’attuale utilizzo del tempo, prendendo maggiore coscienza in modo particolare di due elementi:
- Su quali attività lavorative stiamo investendo attualmente il nostro tempo?
- Quanto tempo è assorbito da ognuna delle diverse nostre attività lavorative?
Conviene ribadire la differenza che passa tra un obiettivo e un'attività, dato che spesso si rischia di fare confusione.
- Un obiettivo è un risultato desiderato: ciò che si cerca di ottenere, la metà, il traguardo da raggiungere (ad esempio raggiungere il budget di vendita).
- Un'attività e ciò che si fa per raggiungere l'obiettivo (ad esempio visitare nuovi Clienti).
Il calcolo del Roi delle attività si sviluppa nelle seguenti fasi:
- individuazione delle undici attività tipiche della nostra attività lavorativa;
- fotografia di una settimana di lavoro con la mappatura delle attività;
- riepilogo del numero di ore e della relativa percentuale di tempo dedicata ad ogni attività;
- definizione dei tre principali obiettivi in ordine di priorità;
- calcolo del ROI di ogni attività;
- analisi dei risultati emersi e definizione di un piano di miglioramento.
A- Individuazione delle undici attività tipiche della nostra attività lavorativa
Di seguito elenchi tutte le attività lavorative che caratterizzano il suo lavoro:
- …………………………………………………………………...
- …………………………………………………………………...
- …………………………………………………………………...
- …………………………………………………………………...
- …………………………………………………………………...
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- …………………………………………………………………...
- …………………………………………………………………...
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- …………………………………………………………………...
- …………………………………………………………………...
- …………………………………………………………………...
- …………………………………………………………………...
- …………………………………………………………………...
- …………………………………………………………………...
- …………………………………………………………………...
- …………………………………………………………………...
- …………………………………………………………………...
- …………………………………………………………………...
- …………………………………………………………………...
- …………………………………………………………………...
- …………………………………………………………………...
- …………………………………………………………………...
- …………………………………………………………………...
- …………………………………………………………………...
- …………………………………………………………………...
- …………………………………………………………………...
- …………………………………………………………………...
Riveda ora l’elenco aggregando tra di loro attività poco significative e/o suddividendo in più voci attività troppo vaste. Se tra le attività che ha individuato ce ne sono alcune a cui dedica più di un 30% del suo tempo le divida.
Per un venditore l’attività visite presso Clienti è troppo grande, occorre suddividerla, ad esempio visite presso Clienti fidelizzati e visite presso Clienti potenziali.
Scelga tra tutte le attività che ha riportato le 11 che ritiene più significative del suo lavoro.
B- Fotografia di una settimana di lavoro con la mappatura delle attività
Utilizzi ora la scheda sotto riportata per prendere nota di quanto tempo dedica effettivamente ad ognuna delle undici attività selezionate nell’arco di una settimana di lavoro.
Sarebbe opportuno tenere sotto precisa osservazione un periodo più lungo di una settimana, almeno due settimane o un mese. Analizzando il lavoro svolto in un mese la fotografia che ne emerge è molto più realistica circa il tempo dedicato ad ogni attività.
Un periodo più breve, rischia di essere falsato da attività una tantum (ad esempio la partecipazione ad un meeting aziendale annuale di due giorni) e di non rappresentare realisticamente la nostra settimana di lavoro tipo.
Un’interessante sfida è quella di effettuare una previsione dei risultati della mappatura delle attività:
- Quanto tempo penso di dedicare ad ogni attività? (la previsione, ad esempio, quanto tempo dedico alla posta elettronica? Quanto tempo dedico alle riunioni? Quanto tempo dedico al telefono? ecc.).
- Quanto tempo effettivamente dedico ad ogni attività? (la fotografia reale emersa dopo aver misurato con la mappatura delle attività il tempo che effettivamente dedico ad ognuna delle mie attività principali).
Sicuramente le sorprese non mancheranno. Con la mappatura abbiamo l’opportunità di prendere maggiore consapevolezza su come investiamo in effetti il nostro tempo. Un conto è quanto pensiamo di dedicare ad ogni nostra attività, un conto è quanto in realtà dedichiamo.
La mappatura delle attività (scheda settimanale):
La scheda va eventualmente adattata in funzione dei propri differenti orari e/o giorni di lavoro.
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Lunedì |
Martedì |
Mercoledì |
Giovedì |
Venerdì |
7-8 |
|
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|
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8-9 |
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9-10 |
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10-11 |
|
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11-12 |
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12-13 |
|
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13-14 |
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14-15 |
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15-16 |
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16-17 |
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17-18 |
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18-19 |
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19-20 |
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La mappatura delle attività (scheda settimanale, esempio compilato):
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Lunedì |
Martedì |
Mercoledì |
Giovedì |
Venerdì |
7-8 |
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--- |
--- |
8-9 |
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Visita a nuovo Cliente |
9-10 |
Pianificazione |
Posta elettronica |
Assistenza tecnica |
Preparazione offerta |
Visita a nuovo Cliente |
10-11 |
Posta elettronica |
Telefono |
Assistenza tecnica |
Preparazione offerta |
Visita a nuovo Cliente |
11-12 |
Posta elettronica |
Riunione |
Telefono |
Telefonate per fissare appuntamenti |
Visita a nuovo Cliente |
12-13 |
Riunione |
Riunione |
Aggiornamento professionale |
Aggiornamento professionale |
Visita a nuovo Cliente |
13-14 |
--- |
--- |
--- |
--- |
--- |
14-15 |
Preparazione offerta |
Visita a Cliente |
Visita a Cliente |
Visita a Cliente |
Riunione |
15-16 |
Telefonate per fissare appuntamenti |
Visita a Cliente |
Visita a Cliente |
Visita a Cliente |
Posta elettronica |
16-17 |
Telefonate per fissare appuntamenti |
Telefono |
Visita a Cliente |
Visita a Cliente |
Reporting |
17-18 |
Visita a Cliente |
Reporting |
Visita a Cliente |
Visita a Cliente |
--- |
18-19 |
Visita a Cliente |
--- |
--- |
Visita a Cliente |
--- |
19-20 |
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C. Riepilogo del numero di ore e della relativa percentuale di tempo dedicata ad ogni attività
Occorre ora riepilogare le attività svolte durante il periodo di osservazione (mappatura attività), calcolando il tempo totale dedicato ad ogni singola attività e la relativa percentuale.
Attività |
Tempo dedicato |
Tempo dedicato |
1- |
|
|
2- |
|
|
3- |
|
|
4- |
|
|
5- |
|
|
6- |
|
|
7- |
|
|
8- |
|
|
9- |
|
|
10- |
|
|
11- |
|
|
Totale |
|
100 % |
Riepilogo mappatura attività (esempio compilato):
Attività |
Tempo dedicato |
Tempo dedicato |
1-Pianificazione |
1 |
2,4 % |
2-Posta elettronica |
4 |
9,5 % |
3-Riunione |
4 |
9,5 % |
4-Reporting |
2 |
4,8 % |
5-Visita a Cliente |
13 |
30,9 % |
6-Visita a nuovo Cliente |
5 |
11,9 % |
7-Telefono |
3 |
7,1 % |
8-Telefonate per fissare appuntamenti |
3 |
7,1 % |
9-Aggiornamento professionale |
2 |
4,8 % |
10-Assistenza tecnica |
2 |
4,8 % |
11-Preparazione offerte |
3 |
7,1 % |
Totale |
42 |
100 % |
D. Definizione dei tre principali obiettivi in ordine di priorità
Riporti ora in ordine di priorità i suoi tre principali obiettivi lavorativi per i prossimi sei mesi espressi rispettando l’acronimo Smart (Specifico, Misurabile, Attraente, Raggiungibile, Tempificato).
Priorità |
Obiettivo (SMART) |
1- |
|
2- |
|
3- |
|
I primi tre obiettivi (Smart) che desidera raggiungere (esempio compilato):
Priorità |
Obiettivo (Smart) |
1- |
Acquisire 5 nuovi Clienti in Emilia Romagna che fatturino più di 5.000 euro cad. entro la fine dell’anno… |
2- |
Aumentare del 10% il fatturato totale entro fine anno… |
3- |
Acquisire una referenza nel settore Automotive (azienda con fatturato superiore ai 20 milioni di euro) entro fine anno… |
E. Calcolo del ROI di ogni attività
Nella seconda colonna della tabella sotto riportata valuti ora il grado di contribuzione di ciascuna attività al raggiungimento dei tre suoi principali obiettivi lavorativi. La scala di valutazione va da zero punti (nessun contributo al raggiungimento dei tre principali obiettivi) a cento punti (massimo contributo).
0 20 40 60 80 100
Nessun contributo Contributo medio Contributo massimo
Eviti il rischio di considerare tutte le attività come importanti e fondamentali ma si sforzi di differenziare la valutazione del loro effettivo contributo.
Riporti nella terza colonna le percentuali di tempo dedicate ad ogni attività così come emerso dalla mappatura. Calcoli il ritorno in termini di risultati che ricava da ciascuna attività rispetto al tempo che gli dedica (il ROI dell’attività): divida il contributo di ogni attività riportato nella seconda colonna con la percentuale di tempo assorbita (la terza colonna).
In questo modo ottiene il ROI dell’attività (l'indice di ritorno dell'attività), vale a dire la contribuzione attribuibile all'attività in funzione del tempo dedicato.
Attività |
Valutazione contributo qualitativo al raggiungimento dei tre obiettivi (a) |
Percentuale di tempo assorbita dall’attività (b) |
ROI = (a) / (b) |
1 |
|
|
|
2 |
|
|
|
3 |
|
|
|
4 |
|
|
|
5 |
|
|
|
6 |
|
|
|
7 |
|
|
|
8 |
|
|
|
9 |
|
|
|
10 |
|
|
|
11 |
|
|
|
Calcolo del Roi di ogni attività (esempio compilato):
Attività |
Valutazione contributo qualitativo al raggiungimento dei tre obiettivi (a) |
Percentuale di tempo assorbita dall’attività (b) |
ROI = (a) / (b) |
1-Pianificazione |
80 |
2,4 % |
33,3 |
2-Posta elettronica |
50 |
9,5 % |
5,3 |
3-Riunione |
20 |
9,5 % |
2,1 |
4-Reporting |
5 |
4,8 % |
1,0 |
5-Visita a Cliente |
90 |
30,9 % |
2,9 |
6-Visita a nuovo Cliente |
100 |
11,9 % |
8,4 |
7-Telefono |
90 |
7,1 % |
12,7 |
8-Telefonate per fissare appuntamenti |
80 |
7,1 % |
11,3 |
9-Aggiornamento professionale |
10 |
4,8 % |
2,1 |
10-Assistenza tecnica |
10 |
4,8 % |
2,1 |
11-Preparazione offerta |
80 |
7,1 % |
11,3 |
F- Analisi dei risultati emersi e definizione di un piano di miglioramento
Il ROI indica il ritorno dell'investimento in ciascuna attività.
- Quali attività hanno un ROI elevato?
- Quali attività hanno un ROI basso?
- C’è un modo migliore di fare le cose?
- Ci sono altri obiettivi su cui vale la pena focalizzarsi?
- Dedico troppo tempo a qualche attività? Perché?
- Quali attività contribuiscono in maggior o in minor misura al raggiungimento dei miei obiettivi? Perché?
- Come posso svolgere una mia normale attività in modo che contribuisca al raggiungimento di un numero di obiettivi più alto di quello attuale?
- Come posso incrementare la contribuzione di una mia attività svolgendola in maniera diversa, e in particolare quelle che assorbono la maggior parte del mio tempo?
- Posso sviluppare idee che mi consentano di sfruttare in maniera più efficace il mio tempo?
Occorre esaminare con attenzione ogni attività e stabilire che cosa può essere fatto per ottimizzare i diversi ROI.
Per migliorare la gestione delle attività le cinque scelte di base sono:
- ridurre il tempo dedicato alle attività con basso rendimento: A quali attività devo dedicare meno tempo?
- aumentare il tempo dedicato alle attività con un ROI elevato: a quali attività devo dedicare più tempo?
- migliorare la contribuzione qualitativa di un'attività svolgendola in modo differente: come posso ottimizzare l’esecuzione di ogni attività?;
- eliminare alcune attività: tra le attività che ho svolto fino ad oggi quali non dovrò più fare in futuro?
- aggiungere nuove attività: quali attività dovrei fare che fino ad oggi non ho ancora svolto?
Una minaccia nella gestione del tempo è rappresentata dalle nostre abitudini: ripetere in automatico sempre le stesse attività. La routine rischia di farci percepire un falso senso di sicurezza.
Ripetere quanto già fatto in passato in un mondo in rapido cambiamento ed altamente competitivo può non esser sufficiente.
Esercizio: Piano d’azione per migliorare l’attuale suddivisione del tempo
Dopo aver effettuato l’analisi della sua attuale suddivisione del tempo utilizzando il calcolo del ROI delle attività, predisponga un concreto piano d’azione da mettere in atto.
Attività nuove da aggiungere:
- ___________________________________________________
- ___________________________________________________
- ___________________________________________________
- ___________________________________________________
- ___________________________________________________
Attività da eliminare:
- ___________________________________________________
- ___________________________________________________
- ___________________________________________________
- ___________________________________________________
- ___________________________________________________
Attività a cui aumentare il tempo dedicato:
- ___________________________________________________
- ___________________________________________________
- ___________________________________________________
- ___________________________________________________
- ___________________________________________________
Attività a cui ridurre il tempo dedicato:
- ___________________________________________________
- ___________________________________________________
- ___________________________________________________
- ___________________________________________________
- ___________________________________________________
Attività da svolgere in modo differente:
- ___________________________________________________
- ___________________________________________________
- ___________________________________________________
- ___________________________________________________
- ___________________________________________________
Attività a cui aumentare o ridurre il tempo dedicato |
Tempo attualmente dedicato |
% |
Tempo da dedicare |
% |
1 |
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
3 |
|
|
|
|
4 |
|
|
|
|
5 |
|
|
|
|
6 |
|
|
|
|
7 |
|
|
|
|
8 |
|
|
|
|
9 |
|
|
|
|
10 |
|
|
|
|
Attività da fare in modo differente: |
Cosa faccio adesso |
Cosa farò di diverso da domani in avanti |
1
|
|
|
2
|
|
|
3
|
|
|
4
|
|
|
5
|
|
|