Andrea Magrini
Andrea Magrini - Direttore Generale - CAEM - Magrini Spa (anno 2007)
“Quali sono i suoi 5 “segreti” per gestire con efficacia il tempo lavorativo?”
Il buon direttore è sicuramente sempre al lavoro. A casa in auto e spesso anche in spiaggia, ci si ricorda di questa o quella tematica o più probabilmente di come inventarsi qualcosa per potenziare sicurezza e profittabilità del business. Nonostante ciò per garantire dei margini di riposo ed alternanza di tematiche ci spostiamo fisicamente fra casa lavoro (e relative trasferte) ed hobbies considerando che il luogo dove si è influenzi la destinazione dei nostri pensieri e più probabilmente delle nostre azioni. Spesso infatti i pensieri pressanti ci perseguono dovunque si sia. Quel problema a casa ci influenzerà al lavoro e quel Cliente perso da recuperare ci assillerà a durante l’aperitivo o a casa nel divano con il proprio partner. Per massimizzare la propria efficacia raccomando a tutto il mio staff:
- condotta etica corretta come primo punto. L’essere a posto con se stessi, avere relazioni su tutti i piani e su tutti i livelli in cui SINCERAMENTE si consegna più di quanto l’altro si aspetti (quindi relazionare ciò che si da come sincerità tempo lealtà esperienze etc.. non in base a quanto si riceve o quanto l’altro da, ma a quanto l’altro si aspetta da noi), consente di potersi concentrare efficacemente in ogni attività in cui ci si voglia dedicare per i successivi minuti ore giorni o settimane.
- Rispettare l’organigramma e le reporting line e pretendere che i gruppi di lavoro funzionino con eccellenza quindi non farsi travolgere dal “tanto lo faccio meglio io e prima” ma permettere al proprio staff di raggiungere i propri obiettivi: anche questa è etica. Quindi capire le molle che muovono ciascun individuo per scatenarne la motivazione e farlo lavorare duramente: all’inizio non sarà bravo come noi a fare questo o quello ma diventerà probabilmente migliore di noi in poco tempo. Risultato? Il vero capitale aziendale, quello umano, che cresce. Nei gruppi di lavoro in cui si è coinvolti è basilare agire con efficacia. Troppo spesso ci si trova a parlare di problemi decine di volte, travolti da interruzioni al telefonino o da assenze di alcuni partecipanti al gruppo.
- Approcciare ogni aspetto con la metodologia appropriata. Meno colloqui a due/tre e più riunioni con un obiettivo e una soluzione in 30 minuti. Telefonini spenti. email e messaggi “You’ve Got Mail” di Outlook disattivati. Quindi il leader di ogni gruppo deve sapere come mettere a sedere il team ed uscire con la miglior soluzione in poco tempo. Inviare una email di 2 righe con la soluzione presa al team e al superiore. Oggi siamo travolti di comunicazione: Skype, Outlook, Telefonini spesso più di uno a testa, SMS, telefonate interne, annunci al microfono interno. Ebbene tutto questo non deve distrarci. Rispondere a questo o quello in continuazione non rappresenta dimostrazione di efficacia per il buon manager di qualsiasi livello. Questo è valido assolutamente nelle riunioni per tutti i colleghi presenti ma lo è per il manager continuamente.
- Mentre si lavora, immaginare di essere dietro di se 3 metri in alto e guardarsi. Che cosa stai facendo? Questo minuto di telefonata ha portato avanti il business di un centimetro oppure no? Così facendo spesso ci si trova alle 16.30 con ancora 3 o 4 ore di lavoro e ci si risponde: cosa diamine ho OTTENUTO davvero oggi? Ho risposto a tutti, messo a posto la mia posta, sono stato cortese con tutti ma... è servito a qualcosa?
- Siamo noi d’esempio: tutto quello che ci avvicina all’obiettivo è quello per cui siamo pagati. Sistemare emails, telefonate di supporto a colleghi Clienti, fornitori, prepare questo o quel lavoro massiccio che richiede tante ore di concentrazione sono tutte attività per cui non siamo pagati e dobbiamo farle di notte di sabato o di domenica, in aereo come in auto o in treno e perchè no, in quel giorno di ferie che ci siamo presi per riprendersi fisicamente. È un po’ come dire che tutta l’attività di back office e networking “di livello base” rischia di distoglierci dall’obiettivo quindi, soprattutto coi tempi che corrono, non si ha il lusso di concedergli le nostre ore effettive di lavoro. Lavoro = inventare e crescere business.