La pianificazione per uno Stra-Manager: pianificare non significa sognare

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La pianificazione per uno Stra-Manager: pianificare non significa sognare

«Un piano non ha valore alcuno, a meno che esso non degeneri in un lavoro». Peter Drucker

Nel suo libro "I sette pilastri del successo" Stephen R.Covey scrive:

«Supponiamo che in un bosco vi imbattiate in un uomo intento febbrilmente a segare un albero.

"Che cosa state facendo?" chiedete.

"Non vede?" è la secca risposta. "Sto segando questo albero."

"Ma lei sembra sfinito!" esclamate. "Da quanto tempo ci lavora?"

"Più di cinque ore", risponde quello, "e non ne posso proprio più. È un lavoro massacrante."

"Be', perché non smette per qualche minuto e dà una bella affilata a quella sega?" suggerite. "Sono sicuro che funzionerebbe molto più alla svelta."

"Non ho tempo per affilare la sega, io." Risponde l'uomo in tono irritato. "Sono troppo occupato a segare…».

La pianificazione è un processo che partendo dall’analisi delle opportunità e delle risorse a disposizione, definisce gli obiettivi desiderati e i relativi piani d’azione per tradurli in realtà.

Pianificare è una delle aree di attività fondamentali per lo Stra-Manager, che deve gestire al meglio il proprio lavoro e quello del proprio gruppo di collaboratori. Lo Stra-Manager organizza il proprio lavoro e quello degli altri, non è solo un “gestore”, ma indica costantemente quali sono gli obiettivi da raggiungere, le risorse a disposizione e i vincoli da tenere sempre presenti.

In presenza di cambiamento e crescita continui la pianificazione è l’unico modo per tenere “sul pezzo” i propri collaboratori, rinnovando il richiamo agli obiettivi e risultati da raggiungere ogni anno, mese, settimana, giorno.

Il processo di pianificazione dell’attività lavorativa ci pone di fronte a tre principali quesiti:

• Dove siamo?
  

• Dove vogliamo andare?
  

• Come vogliamo fare per arrivarci?

 

Pianificare significa stabilire un ordine di priorità nello svolgere le nostre attività. È importante mettere nero su bianco la nostra pianificazione. Scrivere aiuta a non dimenticare nulla, a riflettere con attenzione e a prendere maggiore consapevolezza.

Troppo spesso l’attività di pianificazione viene ritenuta un’inutile perdita di tempo e un qualcosa di teorico ed astratto. In realtà:

• pianificare non significa esprimere sogni e desideri. Chiunque è in grado di sognare: voglio acquistare una Ferrari, voglio triplicare il fatturato, voglio restare tutto l’anno in vacanza. Pianificare implica definire obiettivi ambiziosi ma nello stesso raggiungibili.
  

• Pianificare non significa fare previsioni. Nessuno ha in dotazione la “sfera di cristallo” ed è in grado di prevedere il futuro. L’unica cosa certa a proposito delle previsioni usate per pianificare è che esse risulteranno sicuramente sbagliate. Un valido modello di previsione si caratterizza per il fatto di sbagliare con una frequenza ed una intensità minore rispetto ad un altro.
  

• Pianificare non significa compilare una serie di schemi, grafici e tabelle per poi lasciarli nel cassetto. La pianificazione deve essere lo strumento di riferimento e di guida per lo svolgimento delle nostre scelte ed attività quotidiane.
  

• Pianificare non significa ingessare con mille dettagli l’attività lavorativa. La sintesi permette di focalizzare le risorse a disposizione sugli aspetti più rilevanti e di non disperdersi in inutili estetismi che rischiano di rallentare la nostra velocità di esecuzione. Pensare lentamente ma agire velocemente.
  

• Pianificare non significa agire nel futuro. La pianificazione mira a prendere da subito le decisioni che riteniamo più adatte per aumentare le probabilità di conseguire i risultati auspicati e metterle in pratica iniziando da oggi. Il nostro futuro lo costruiamo un giorno dopo l’altro, oggi compreso!

Occorre decidere di dedicare un tempo adeguato alla pianificazione e all’organizzazione del nostro futuro. Occorre passare da una gestione del tempo come “giornate di lavoro da riempire” (dedicare tutto il proprio tempo a disposizione) ad “organizzare azioni calibrate sui nostri obiettivi”.

Uno Stra-Manager oltre ad essere responsabile per la propria pianificazione / gestione del tempo lo è anche per quella di tutti i componenti del proprio gruppo di lavoro!
Pensare prima di fare. Dedicare del tempo ad analizzare la situazione, definire l’obiettivo ed il relativo piano d’azione consente di risparmiare tempo durante la fase di esecuzione.

Essere veloci non significa partire per primi ma arrivare primi al traguardo. Velocità e fretta non sono sinonimi.

Mentre lavoriamo operativamente dobbiamo evitare il pericolo di lavorare “a testa bassa”. Bisogna mettere sempre in discussione il proprio attuale metodo di lavoro per scovarne altri più opportuni.

Di fronte alla domanda “Possiamo fare meglio?” abituiamoci ed abituiamo tutti i nostri collaboratori a rispondere sempre e comunque Sì!
Sicuramente c’è un modo più efficace ed efficiente di lavorare, non dobbiamo mai stancarci di migliorare!