Organizzare l'inserimento:
accoglienza, primo addestramento, valutazione dell'inserimento

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Organizzare l'inserimento: accoglienza, primo addestramento, valutazione dell'inserimento

«Quando si agisce cresce il coraggio, quando si rimanda cresce la paura». Publilio Siro

Per organizzare al meglio l’inserimento progetta subito un percorso di apprendimento prevedendo le fasi di:

• Accoglienza
  

• Addestramento
  

• Valutazione inserimento
  

PREPARAZIONE ACCOGLIENZA

Ecco una check list delle cose da fare per presidiare al meglio il processo di inserimento del collaboratore:

Prepara l’accoglienza

• Predisponi la postazione e gli strumenti per il nuovo arrivato;
  

• Preavvisa i colleghi, in modo che possano prepararsi a illustrare la loro attività e sappiano che è in arrivo un nuovo membro del team;
  

• individua una figura di riferimento – tutor – cui il neo assunto può fare riferimento (puoi essere tu stesso come Stra-Manager o un collega, che dovrà essere opportunamente preparato per assumere l’incarico con responsabilità e impegno);
  

• predisponi materiali informativi: brochure azienda (storia, evoluzione, fondatore, mercato di riferimento, principali Clienti, prodotti/servizi ecc.), organizzazione (organigramma, ruoli, sedi), norme di sicurezza, ecc.
  

• prepara il colloquio di inserimento definendo i tuoi obiettivi, predisponendo luogo, tempi, materiali…

COLLOQUIO ACCOGLIENZA

Qualunque sia la finalità e il tempo che ti sei dato, in questo primo colloquio è importante comunicare:

• informazioni sull’azienda: quali sono le principali strategie per il futuro, la cultura, il clima, i rapporti tra le persone;
  

• obiettivi, aree di attività, compiti principali connessi al ruolo (puoi riprendere la descrizione della posizione)
  

• quali sono le caratteristiche per cui è stato scelto (competenze, conoscenze, abilità relazionali – puoi riprendere la scheda “caratteristiche personali”)…
  

• e quali sono le aree su cui secondo te dovrà crescere (con l’esperienza o altre attività di supporto e formazione);
  

• a chi potrà rivolgersi (figura di riferimento/tutor);
  

• lo stile di lavoro e i comportamenti più idonei attesi in azienda e nel gruppo di lavoro;
  

• accenna al piano di addestramento.

Durante tutto il colloquio dai segnali di incoraggiamento e utilizzate un linguaggio positivo. Ricorda: il nuovo arrivato è in situazione R>C.

SCHEDA 3
Piano di addestramento
Costruisci una check list con le aree di conoscenze e competenze da acquisire e definisci come saranno acquisite.

Esempio:

Conoscenza dell’organizzazione:

Cose da apprendere	Come
Organigrammi e funzioni aziendali	Materiali informativi e incontri con il responsabile
Funzioni aziendali	Materiali informativi e incontri con colleghi nelle diverse funzioni
Clienti e interlocutori interni, procedure, obiettivi di medio-lungo termine	Affiancamento a colleghi

Conoscenze tecniche:

Approfondimento conoscenze software per la gestione dell’attività	Corso di formazione specifico
Nozioni tecniche particolari relative all’attività svolta in azienda	Affiancamento a collega esperto

Addestramento al ruolo:

Standard produttivi e qualità	Affiancamento
Stile e modalità di lavoro	Affiancamento + colloqui con il tutor

Obiettivi di apprendimento.

Oltre alla check list con le aree di conoscenza ti sarà utile predisporre una lista di obiettivi di apprendimento.
Esempio:

• “al termine del corso di formazione sarà in grado di utilizzare il software per produrre un report con l’analisi dei dati settimanali…”;
  

• “sarà in grado di gestire in autonomia la procedura di fatturazione e la gestione dei reclami…”.

Definita la check list e gli obiettivi di apprendimento, procedi con la creazione del calendario di addestramento:

Esempio:

Aree di conoscenza		Calendario	Obiettivi
Cosa apprendere	Come/con chi	Quando/per quanto tempo	Cosa saprà, saprà fare ed essere
Standard produttivi e qualità	Affiancamento a Mario Rossi	A partire dal 3 marzo  3 giorni	Sarà in grado di gestire in autonomia…

Valuta l’inserimento
Nelle attuali organizzazioni, basate sullo sviluppo continuo dei collaboratori e la loro motivazione, il momento della valutazione è uno dei più utili e importanti per lo Stra-Manager.
Esso permette di:

• razionalizzare gli errori;
  

• imparare dall’esperienza;
  

• dare e ricevere feed back precisi e finalizzati;
  

• contestualizzare il lavoro in un più ampio processo di apprendimento e crescita;
  

• analizzare punti di forza e le aree di miglioramento;
  

• definire nuovi obiettivi come tappa ulteriore di sviluppo (della persona e del contributo che potrà dare all’azienda).

La gestione ottimale della valutazione rafforza in maniera sensibile la motivazione interna (coinvolgimento + responsabilizzazione), perché contribuisce a rendere consapevoli le persone del livello di padronanza raggiunta e a gestire il rapporto R-C, chiarisce quali sono gli spazi di autonomia legati al ruolo, ribadisce senso e scopo dell’attività svolta ricollocandola nel più ampio contesto organizzativo.

Perché la valutazione sia un momento altamente costruttivo, sia per lo Stra-Manager che per il collaboratore, è necessario fare riferimento a fatti specifici e non a impressioni generiche.
Un buon colloquio di valutazione dell’inserimento è dunque il frutto di una buona preparazione: potrai rifarti agli obiettivi e alla check list di argomenti e tempi registrati nel piano d’azione per ricondurre il dialogo a elementi concreti, precisi e verificabili.

Tieni sempre presente che condurre il processo di inserimento in maniera organizzata renderà il neo-assunto pienamente operativo in tempi brevi e abbasserà il livello di ansia (R>C) chiarendo obiettivi, aspettative, modalità e strumenti di supporto. Grazie a questo sistema organizzato potrai garantire immediati riconoscimenti attraverso feed back efficaci e specifici.