pianificazione attivita' di vendita e gestione tempo

Articolo tratto da:

	"Il venditore etico: conquistare la fiducia del Cliente con i fatti" di Gianluca Gambirasio, e Daniela Andreini - Management Consultant Olympos Group srl, FrancoAngeli 2005

Pianificazione delle attività di vendita e gestione del tempo

La pianificazione è un processo di analisi opportunità e risorse che progetta il futuro desiderato e le vie effettive per realizzarlo.

Il processo di pianificazione dell’attività di vendita ci mette di fronte a tre principali domande:

• dove siamo?

• Dove vogliamo andare?

• Come vogliamo fare per arrivarci?

Molti venditori hanno una visione negativa della pianificazione, ritenendola un’inutile perdita di tempo e un qualcosa di teorico e astratto. In realtà:

• pianificare non è prevedere: la sola cosa certa a proposito delle previsioni usate per pianificare è che esse risulteranno errate. Nessuno è in grado di prevedere il futuro;

• pianificare non è semplicemente desiderare o fantasticare;

• pianificare non è prendere decisioni future: l’oggetto della pianificazione è prendere ora le decisioni che forniranno in seguito col maggiore grado di probabilità i risultati desiderati;

• pianificare non è stendere un rigido documento per il futuro: si necessita di grande flessibilità per fornire risposte veloci ai continui cambiamenti;

• pianificare non è coprire in ogni dettaglio l’attività futura di vendita: la sintesi permette di focalizzarsi sugli aspetti rilevanti.

In mercati molto competitivi il venditore deve essere in grado di sviluppare un vero e proprio sistema di pianificazione dell’attività. L’approccio del raccoglitore d’ordini che presidia il territorio può infatti non essere sufficiente.

Questo si concretizza nella volontà di passare dalla logica di “gestione degli eventi” (approccio reattivo) alla logica di “costruzione del futuro in cui desideriamo operare” (approccio proattivo). Nella gestione proattiva delle nostre attività facciamo in prevalenza quello che abbiamo deciso e quindi le cose più importanti, nella gestione passiva facciamo quello che altri o gli eventi ci richiedono (e magari non le più importanti).

 

Un minore controllo sulle nostre azioni e su quando le compiamo, aumenta il rischio di ansia e stress.

L’ansia è la situazione psicologica di incertezza nei confronti del futuro con prevalenza di sensazioni spiacevoli di timore e paura. E’ il costo psicologico collegato al tempo futuro.

Lo stress è ciò che avviene in una persona quando le esigenze richieste dall’ambiente, secondo la sua percezione, eccedono le risorse a sua disposizione per farvi fronte.

E’ quindi il costo psicologico legato al tempo presente e precisamente alla sua utilizzazione (al carico o sovraccarico). Lo stress non corrisponde ad una quantità o ad un livello, ma dipende dal modo in cui si percepiscono le cose.

Una certa dose di ansia e di stress è auspicabile (eustress) per ogni persona che voglia rimanere viva ed intellettualmente vivace. L’importante è non esagerare (distress)!

Esistono persone che lavorano bene e producono buoni risultati sotto stress. Il nervosismo spesso aumenta il livello dell’attenzione, dell’azione, e quindi della prestazione. Tuttavia, ad un certo punto, la prestazione può incominciare a soffrirne e sopravvengono pericoli per la salute.

 

Per alleviare la pressione del tempo e dello stress, è bene ricordare che un periodo di pianificazione efficace può far risparmiare di tre o quattro volte il tempo di esecuzione delle attività. Lo stress e l’ansia non sono causati dalle cose che abbiamo fatto, ma soprattutto da tutte quelle che non abbiamo fatto.

E’ importante prefiggersi obiettivi ambiziosi ma nello stesso tempo realistici e quindi raggiungibili.

Occorre dedicare un tempo adeguato alla pianificazione e all’organizzazione del nostro futuro. Occorre passare da una concezione del tempo come“tempo da riempire” (dedicare tutto il proprio tempo) a “organizzare le azioni adatte ai nostri obiettivi” per rendere efficaci ed efficienti le proprie attività di vendita.

Naturalmente pianificare non significa semplicemente desiderare un qualche cosa, ma è necessario:

• definire i risultati che si vogliono ottenere (obiettivi);

• decidere le risorse che si vogliono impiegare (attività).

Se i due elementi vengono considerati isolatamente si ottiene una visione distorta della pianificazione:

• solo risultati à esprimere desideri, sognare;

• solo risorse à prendere impegni non finalizzati.

Un’attenta definizione degli obiettivi personali di vendita ci consente di:

• identificare con chiarezza quello che bisogna e vogliamo fare;

• pianificare il modo in cui lo faremo;

• controllare il procedere delle operazioni;

• verificare il successo ottenuto;

• concentrare l’energia su ciò che è veramente importante;

• apprendere in modo più efficace dall’esperienza.

Dobbiamo periodicamente dedicare del tempo a dare risposta ad alcune domande:

• cosa voglio ottenere?

• quali sono i miei obiettivi?

• quali sono le mie priorità?

• ho dei compiti a lunga scadenza?

• quanto del mio tempo futuro è già prenotato?

• quanto tempo ho a disposizione?

• a cosa di importante dovrei dedicare il mio tempo?

• …

I venditori di successo si concentrano sugli affari e sui Clienti con il più alto potenziale di sviluppo. Focalizzare le risorse di vendita verso il più elevato potenziale di acquisto rappresenta la chiave per l’ottimizzazione dei propri sforzi di vendita evitando la dispersione e la frammentazione delle attività.

Una volta concluso il processo di pianificazione, occorre passare alla programmazione delle attività. Programmare significa distribuire nel tempo le tappe del percorso che la pianificazione ha indicato per conseguire l’obiettivo.

La pianificazione è quindi il percorso, la programmazione sono le tappe. Concretamente programmare significa utilizzare il calendario impegnando i giorni, le settimane e i mesi. Per fare questo abbiamo bisogno di stabilire una gerarchia.

Dare un ordine di priorità alle attività di vendita che andiamo a svolgere, quindi su cosa ci concentriamo. Che cosa facciamo per primo lavoro, poi con che cosa continuiamo e così via.

I venditori di fiducia si prefissano obiettivi di vendita quotidiani, settimanali e mensili per programmare la ripartizione delle attività utili al raggiungimento del budget annuale. Preparano un piano di vendita mensile, che indica nel dettaglio i Clienti target prioritari, i responsabili delle decisioni e precisi obiettivi di vendita.

Investono tempo nel pianificare le loro visite di vendita a volte di più di quanto duri l’incontro. Non è insolito che un venditore di fiducia trascorra un’ora del suo tempo per preparare una visita di vendita di quindici minuti.

Pianificano il lavoro e lavorano sul loro piano. Quest’ultima è un’altra consuetudine conosciuta da tutti i venditori, ma applicata solo da pochi nella pratica.

Qual è il periodo di programmazione più importante per un venditore? Sicuramente la giornata.

Alla fine dell’anno il risultato generale non è altro che la somma dei risultati di ogni giorno di vendita. Programmiamo ed ottimizziamo attentamente ogni giornata di lavoro facendo tesoro della nostra agenda giornaliera come indispensabile strumento di supporto.

Prendiamo nota degli appuntamenti e delle attività:

• i compiti da assolvere;

• tutto ciò che è importante;

• tutto ciò che abbiamo previsto il giorno prima;

• nuovi compiti aggiuntivi;

• lavori imprevisti;

• telefonate da fare;

• lettere ed e-mail da inviare;

• impegni che non dipendono da noi (riunioni, tempi stabiliti…).

Valutiamo la durata delle attività:

• prendiamo nota dell’ora di inizio e della fine di ogni appuntamento;

• non sottovalutiamo le dispersioni di tempo (anche solo 15 minuti al giorno si trasformano in 200 giorni in ben 50 ore di tempo sprecato);

• fissiamoci dei limiti di tempo e rispettiamoli.

Riserviamoci del tempo disponibile pianificando solo una parte del nostro tempo di lavoro:

• 70% per le attività pianificate;

• 30% per gli imprevisti.

Si ha la tendenza a pianificare più del 70% del tempo di lavoro. Bisogna quindi ridurre la lista delle attività in modo rigoroso: attribuire priorità, scegliere cosa non fare.

Il costo della pianificazione dell’attività di vendita e della gestione del tempo è l’analisi, il controllo e la programmazione delle proprie attività. Nonostante ciò, solo se riusciamo a governare il tempo e a tenerlo costantemente sotto controllo otteniamo il suo migliore utilizzo.

Come sempre, la consapevolezza è la radice dei mutamenti comportamentali. Uno specchio fedele della nostra attuale gestione del tempo è rappresentato dall’agenda degli ultimi tre mesi.

Analizzando attentamente le attività svolte nel recente passato abbiamo modo di verificarne la coerenza con i nostri obiettivi. Se ad esempio tra i nostri obiettivi abbiamo l’acquisizione di nuovi Clienti, ma abbiamo effettuato solo un paio di visite, forse c’è qualcosa da rivedere nella nostra attuale pianificazione. Solo se tra le nostre attività quotidiane e i nostri obiettivi vi è una forte coerenza, avremo probabilità di conseguirli.

Spesso, i compiti più urgenti richiedono la nostra attenzione. Sembra che debbano essere compiuti per primi, anche se non sono i più importanti. Non dobbiamo permettete all’urgenza di dominare la nostra vita di venditore. Se abbiamo difficoltà a stabilire le priorità (tutto è urgente) poniamoci le seguenti domande:

• quanto è importante questo per il raggiungimento dei miei obiettivi?

• Quanto è urgente questo?

• Mi aiuterà a raggiungere i miei obiettivi o le mete a medio / lungo termine?

• Chi è coinvolto? Quanto sono importanti queste persone per me?

La capacità di separare quello che è urgente dall’importante, e dedicare la maggior parte del tempo all’importante, è un metodo per misurare il nostro successo. Creare un ordine di priorità nel lavoro, per prendere in considerazione quello che è importante, è l’abitudine principale da acquisire.

Per difenderci dagli imprevisti e dalle mille sollecitazioni quotidiane, dobbiamo imparare nuovamente a dire di no. La tecnica più semplice è di accettate di non poter sempre portare a termine tutto. Stabiliamo un ordine di priorità al nostro lavoro di venditore.

Prima di dire di sì analizziamo le conseguenze apportate dal nuovo incarico, elencando tutte le attività che non saremo in grado di eseguire e/o gli obiettivi che raggiungeremo in ritardo con le relative ripercussioni. Un sì detto oggi si trasformerà in un no a qualche altra attività.

Esercizio: focalizzarsi sulle priorità

Quale 20% dei suoi compiti servono a realizzare l’80% dei suoi risultati?
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Quale 20% tra i suoi problemi causa la perdita o la diminuzione del suo tempo produttivo per l’80%?
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Quale 20% dei compiti che potrebbe delegare ad altri (o non fare) avrebbe un 80% di impatto nell’aiutarla a completarne un maggior numero?
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Le attività di lavoro quotidiano posso essere suddivise in tre tipologia diverse:

• “A”: ad alta priorità ed indispensabili per il raggiungimento dei propri obiettivi;
  

• “B”: di media priorità, ossia mediamente importanti per il raggiungimento dei propri obiettivi;
  

• “C”: sono attività a bassa priorità, ossia poco importanti e poco significative per il raggiungimento dei propri obiettivi.

Esistono sempre numerose attività “C” (a bassa priorità) che potrebbero essere eseguite, di solito a spese dell’adempimento di una “A”. Le nostre “C” valgono questo modo di lavorare?

L’80% delle “C” possono essere dimenticate o ignorate, lasciamole perdere. Il restante 20% delle “C” dovranno essere portate a termine, diventeranno urgenti, o se ignorate, potrebbero causare una crisi, pianifichiamo quindi per tempo quando adempierle. Sarebbe utile avere un cassetto delle “C” o una scatola, dove i documenti C possano essere riposti lontano dalla vista e dalla mente.

Controlliamoli periodicamente (ogni settimana o quindici giorni) per scoprirne qualcuno che sta lentamente diventando una B e quindi una A: riportiamoli in vita.

 

Esercizio: sintesi del piano di vendita annuale

Situazione attuale:
Punti di forza (nostri)	Aree di miglioramento (nostre)
Opportunità (di mercato)	Minacce (di mercato)
Sintesi principali problemi / freni all’attività di vendita: 1 2 3	Principale forza motrice per eliminare / contenere il freno: 1 2 3
Segmenti di Clientela a più alto potenziale di sviluppo su cui focalizzarsi maggiormente: 1 2 3 4 5
Primi 5 Clienti attuali da “supercoccolare”: 1 2 3 4 5	Primi 5 nuovi Clienti che si vuole acquisire: 1 2 3 4 5
Prodotti a più alto potenziale di sviluppo su cui focalizzarsi maggiormente: 1 2 3 4 5
Obiettivi per l’anno in corso (espressi in numeri): 1 2 3 4 5
Sintesi strategie principali di vendita che si metteranno in atto:
Strategia: 1 2 3 4 5	Periodo di attuazione:
Strumenti di supporto utilizzati per la programmazione del lavoro (annuale, semestrale, trimestrale, mensile, settimanale e quotidiana del lavoro):
Sistema di controllo periodico:

 

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