Archiviare la telefonata e
definire il passo successivo

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Archiviare la telefonata e definire il passo successivo

«Tra vent'anni non sarete delusi delle cose che avrete fatto, ma di quelle che non avrete fatto». Mark Twain

Ogni telefonata che effettuiamo si può concludere in uno dei seguenti modi:

• Non risponde nessuno: richiamare.
  

• Il numero è inesistente e/o sbagliato: correggere il data base.
  

• C’e’ una segreteria telefonica: non lasciamo nessun messaggio e richiamiamo.
  

• Veniamo filtrati: inviare una presentazione e cercare un altro modo per prendere contatto con l’interlocutore.
  

• L’interlocutore con cui vogliamo parlare non è in ufficio: non lasciamo nessun messaggio chiedendo il momento in cui è più probabile trovarlo e richiamiamo.
  

• Otteniamo un risentiamoci più avanti: concordare con l’interlocutore quando richiamare e tenerlo aggiornato nel frattempo con una newsletter.
  

• Otteniamo un no: ringraziare ugualmente per il tempo che ci ha dedicato. Concordare con l’interlocutore quando richiamare e tenerlo aggiornato nel frattempo con una newsletter.
  

• Otteniamo un sì: verificare i dati del Cliente, mandare una mail confermando ora / data / luogo dell’appuntamento, fornire i nostri riferimenti telefonici e di posta elettronica per ogni evenienza. Telefonare e/o mandare una e-mail (sincerandosi di ricevere una conferma di lettura e/o una risposta) il giorno precedente all’incontro per confermarlo nuovamente ed evitare il rischio che il Cliente si sia dimenticato e/o abbia fissato altri impegni senza avvisarci.
  

Esempio:

“La ringrazio Dott. Santini per la disponibilità, incontrerà quindi il nostro commerciale il Sig. Domenico Razza giovedì 26 marzo alle ore 11.00 presso la vostra azienda in via Madonna della Neve, 2/1 ad Albino.

Le mando subito una e-mail di conferma all’indirizzo sergio.santini@cepa.com dove troverà i miei riferimenti diretti per ogni evenienza. La ringrazio e le auguro buona giornata”.

Occorre inoltre tenere aggiornata la scheda contatti (meglio se gestita con un apposito software o un sistema di CRM) che permetta di archiviare lo storico delle telefonate per ogni Cliente, questo faciliterà il nostro lavoro mnemonico quando andremo a richiamare successivamente, oppure quando vorremo lanciare una nuova iniziativa commerciale.